1. 海外からの電話を折り返しするときに役立つ英語の使い方

海外からの電話を折り返しするときに役立つ英語の使い方

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 海外を相手にしたビジネスシーンでは、英語で折り返しの電話を入れることもあるだろう。

 突然の英語での折り返し電話タスクに慌てないように、英語で折り返しの電話をする際に役立つフレーズをチェックして、落ち着いて電話対応できるようになろう。

目次
+ + 折り返しの電話を英語でかけるときに注意すべきポイント
+ + 英語で折り返しの電話をかけるときに使う基本フレーズ
+ + 折り返し電話をして本人が不在だった場合の英語対応

折り返しの電話を英語でかけるときに注意すべきポイント

 相手に折り返しの電話をかける前に、いくつかの注意すべきポイントを押さえておきたい。

 きちんと下準備をしてから、折り返しの電話に臨んだ方が失敗も減り、スムーズに電話が進むはずだ。

折り返し電話の注意ポイント①:折り返しの相手の名前と電話の内容を英語で用意

  英語で話すとつい緊張してしまい、担当者の名前を間違えたり、折り返しの電話の内容が思い出せなくなったりすることがある。

 ミスを避けるためにも、事前にわかる範囲で、折り返しの電話をかける相手の名前や電話の内容をメモに記しておこう

 何も用意していない状態で折り返すよりも、横にメモ書きがあるだけで安心感が生じるはずだ。

折り返し電話の注意ポイント②:折り返しの電話でもしっかり英語で氏名を名乗る

 普段の電話と同様、折り返しの電話をかけるときも、まずしっかりと英語で名乗ることが大切だ。

 氏名と会社名を英語で伝えてから、折り返しの電話である旨を話そう。

【折り返し電話の英語表現例】自分の名前と会社名を名乗るとき

  • This is (氏名:〇〇) from ABC company calling. (ABC会社の〇〇です)

英語で折り返しの電話をかけるときに使う基本フレーズ

 英語の折り返し電話の注意点を知ったところで、次は折り返しの電話をかける際に使える基本的な英語フレーズをチェックしたい。

 以下に紹介する英語フレーズを参考に、折り返しの電話をかけよう。

電話に出た相手に「折り返しの電話であることを伝える」英語フレーズ

 折り返しの電話をする場合、最初に自分の名前と会社名を伝えた後に「折り返しの電話」であることを電話相手に伝えなければならない

 誰から電話を受けて折り返しの電話をしているのかを、以下の英語フレーズを使って明らかにしよう。

折り返しの電話で「本人に取り次いでもらう」英語フレーズ

 個人の番号にかけている場合は不要だが、会社に折り返しの電話をかけるのであれば、まず本人に繋いでもらう必要がある。

 折り返しの電話以外でも使う機会が多いので、本人に繋いでもらう表現は知っておくと便利だ。

【折り返し電話の英語表現】○○さんに電話を繋いでいただけますか?

  • May I speak to ○○?
  • Is ○○ available?
  • I'd like to speak to ○○ please.

「誰からの折り返し電話なのかを相手に伝える」英語フレーズ

 本人に電話が繋がったら、改めて折り返しの電話をかけている旨を英語で伝えたい。

 折り返し電話をかけることは、英語で「return one’s callという。

【折り返し電話の英語表現】○○さんからの電話を折り返しかけています

  • I'm returning your/○○'s call.
  • I’m returning a call from ○○.

 また、I'm sorry I have missed your call. と言って、間接的に折り返しの電話であることを伝えることもできる。

 本人に電話が繋がった後、改めて下記のように自身の名前と会社名を名乗ると、より丁寧な対応になるはずだ。

「This is(名前)from ABC company, returning ○○'s call.」

折り返し電話をして本人が不在だった場合の英語対応

 折り返し電話をかけたものの、本人が不在のときは再び対応に戸惑うかもしれない。

 不在の状況も予測して、以下の表現を覚えておこう。

【折り返し電話の相手が不在の場合】電話の相手に伝言をお願いするときの英語フレーズ

 折り返し電話をかけて本人がいないときは、次の英語フレーズを使って電話相手に伝言をお願いしよう

【折り返し電話の相手が不在の場合】また折り返す旨を伝える英語フレーズ

 折り返しの電話をかけて相手が不在だったとき、メッセージを残さない場合でも、また電話を折り返す旨を伝えるのがマナーである。

 とくに伝言がなくても、下記のフレーズを使って再度電話を折り返すことを伝えよう。

【折り返し電話の相手が不在の場合】相手の都合を聞く英語フレーズ

 折り返しの電話の相手が、会議などで電話に出られない場合は、戻りの時間を聞いておくと、折り返し電話をかけやすくなる。

【折り返し電話の英語表現】いつ会社に戻られますか?

  • When is a good time to call?(都合のいい時間はいつですか?)
  • When is she/he coming back to the office?(いつ会社に戻られますか?)

 

 英語で折り返し電話をかけるときに役立つ、基本的な英語フレーズを紹介してきた。

 折り返しの電話をかけるのに慣れていないと、日本語で対応するのも緊張してしまうもの。話し慣れない英語で折り返しの電話を入れることに、プレッシャーを感じるのは当然のことだ。

 折り返し電話をかける際には、「伝えたいことなどをあらかじめ考え、どこかに書きとめた上で相手に連絡する」ということを心がけてみてほしい。

 事前準備と事前知識があれば、きっと少しは緊張が和らぐはずだ。

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