1. 英語のビジネスメールで了解の返信を送る時のポイント

英語のビジネスメールで了解の返信を送る時のポイント

by paul bica
 英語でビジネスメールを受け取り、返事を出さなくてはならない状況、しかし「どう返したら良いのか分からない」と困ったことのある人がいるかと思います。OKと一言で返せればいいのですが、それでは、失礼にあたってしまうかもしれません。了解の返事は英語のメールの中では頻繁に使われるフレーズなので、いくつかをパターンで覚えておけば今後シーンごとに使い分けられるようになるので便利です。

相手が社外の顧客等である場合

 相手が社外の人々やクライアントだった場合に、やはりOKでは終われないのが通常です。できればただ了承の意味を持つ文ではなく内容に沿った返事の仕方のほうが自然に表現できます。例えば相手が資料等を送付した際の受け取り確認のメールでは、「I have received your document.」(ドキュメントをお預かりしました。)となりますし、お客様が何かを依頼してきた際の受領確認のメールであれば、「We have approved your request.」(ご依頼を承りました。)とします。

 また、会議開催のお知らせ等に返信する場合は、「I acknowledge the meeting on Tuesday 1 April.」(4月1日(火)のミーティングの件、了解いたしました。)等も有効です。どうしても了解の意味だけで返信するなら、「It’s duly noted.」(承知いたしました。)や、「Noted with appreciation.」(感謝の意が入った承知いたしました。)、「Certainly.」(了解しました。)等があります。

相手が社内の上司の場合

 相手が社内の人間だけれども目上の場合は、「Noted.」(了解です)や、「Noted with thanks.」(感謝の気持ちを込めて了解しました。)、「That would be fine.」(了解しました、大丈夫です。)や、「Certainly.」(かしこまりました。)、「Absolutely.」(もちろんです。)等がございます。これはフォーマルではありませんが丁寧語になります。

相手が社内の同僚等の場合

 相手が少しカジュアルにメールをやりとりできるような間柄であれば、もっと単純に「Noted.」「Okay.」「Understood.」「I got it.」「No problems.」「Sure thing.」などを使います。関係性がカジュアルになればなるほど口語のような表現になります。

相手が間違えてメールを送ってきた

 それでは、イレギュラーケースですが相手が間違えてメールを送ってきて後から謝りのメールが来た場合は、「大丈夫だよ。」という意味を込めて、「OK, No problem.」で大丈夫です。


 とにかく文章に自信がないのでどうしても沢山文章を書いてしまう日本人ですが、英語のビジネスメールの基本はシンプルで簡潔に、最重要な要件から書き始めるというのが基本です。これを頭にインプットして、いくつか自分なりのフレーズを覚えておきましょう。

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