1. 【新入社員必見!】メールを送る際に気をつけたい件名の書き方

【新入社員必見!】メールを送る際に気をつけたい件名の書き方

by Mukumbura
 今までの学生生活とは、全くガラッと変わってしまう社会人生活、期待もあれば、同じぐらい不安を抱えている人も多いはずです。研修を終えた新入社員が、まず最初にぶち当たる壁が「メール」です。友達同士とのやり取りだけだったものが、取引先や社内の先輩方ともやり取りをする機会が多くなります。特に、仕事の引継ぎを先輩にお願いするとき、ともすればトラブルにも発展してしまいがちなので、気をつけたいところです。

メールの「件名」で、メールの概要が分かるように

 これは新入社員だけでなく、年配のベテランさんや果ては社長などもやってしまいがちなことですが、メールの件名で「至急」とか、「お願い」などの「件名から本文の内容が類推できないもの」は読み手に取ってみれば少々、厄介なメールです。新入社員から見れば、まだまだ業務の実情やどの程度の業量を日々こなしているかというのは、想像しにくいものですが、先輩方は実は忙しく、日々何十件ものメールや電話を処理しています。そんな中で、「お願い」とか言う意味深な件名のメールをもらうと、「何事か!?」と開いてしまいますよね。このメールがまた結構な長文で、時間を掛けて読んでいってみれば最終的な結論は「明日、●●という書類を郵送してください」なんて今日の段階ではどうでもいい内容だったりすると、先輩はストレスとなります。

 「件名:明日、●●郵送手配お願いします」といった書き方であれば、「今は読み飛ばしても大丈夫(あとで詳細を確認すれば良い)」と判断ができるので、各々の仕事がスムーズに進みます。

仕事の引継ぎは、「結論(やって欲しいこと)」から

 新入社員といえど、先輩に追随して関係先に挨拶周りすることは往々にしてあることです。そんな中、抱えている業務があるのなら、外出予定のない先輩へ業務を引き継ぐなんてこともしばしば。そこで気をつけて頂きたいのは、「何を処理しておいてほしいのか」を明確にすることです。引継ぎの仕方は口頭でもメールでも、方法は色々とありますが、陥りがちなのは、「業務の背景から詳しく説明しようとしすぎて、結局何をして欲しいのか伝わらない」ということです。

 例えば、「昨日、A社からこういった見積依頼が届いて、B社から仕入れたほうが安いと考えたので、Cさんから仕入見積を入手する必要があり、A社には17時までに見積書で返答しなければならないので、対応お願いします。」

 これでは、何をどう処理すれば良いのかわかりにくく、新入社員を育てたことのある先輩方が頭を悩ませるところでもあります。そのため、こう言い換えます。

 「A社へ17時までに見積書を送付して欲しいです。B社のCさんから仕入見積をもらえれば作成できるので、対応お願いします」

 対応して欲しいことを頭に持ってくるだけで、全体がスリムアップします。「結論から話せ」と言われる所以は、時間をかけずにストーリーを説明せよというメッセージが込められています。メールにしろ口頭にしろ、無駄な時間をかけずに業務を進めていくことが、社会人に求められるスキルです。

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