1. 英語が話せない場合の海外出張でのコミュニケーションの取り方

英語が話せない場合の海外出張でのコミュニケーションの取り方

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 海外進出している企業が増えている中、海外出張の話が急に舞い込んでくるという可能性も大いにある。

 英語が不得意な人であれば、不安なことも多いはず。

 本記事では、英語が苦手な人向けに海外出張に行く際のポイントを紹介する。本記事を読んで、出張当日は安心して海外に向かえるように準備しよう。

出張の申請を英語で書くには?

 職場によっては、出張申請書を英語で作成しなければならないケースもある。

 出張申請を英語で書くときのコツを紹介したい。

【英語で出張申請を書くコツ①】前例を参考にする

 出張申請を英語で書いたことのある人がいる場合、その人に英語で記した出張申請書を見せてもらったり、作成方法を聞いたりしてみるのもいいだろう。

 経験者に申請書の書き方を教えてもらえば、英語が苦手な人でも正しく出張申請を英語で書くことができるだろう。

 書類は厳重に管理されている職場もあれば、比較的管理の緩い職場もある。

 もしも過去の出張申請書類を見せてもらえる場合は、「出張申請者氏名・日付・目的・行き先・日程等」の項目を書き換えて書類を作成すれば完成。

 前例がない場合は、インターネットを活用して出張申請書のテンプレートを検索してみよう。

【英語で出張申請を書くコツ②】英語が得意な人に頼む

 自分の英語力に自信がなければ、英語が得意な人に出張申請用の書類作成を頼むのも一つの方法だ。

 申請用の書類はそれほど複雑ではないため、手の空いている人であれば応じてもらえるだろう。

 英語が得意な人に依頼をする場合、出張先等を申請するときに必要な情報はメモにまとめてすぐ渡せるようにしておこう。

 また、依頼を引き受けてもらった後のフォローを忘れないでほしい。

英語が苦手な人に必要な「出張前の準備」

 「英語が苦手」という人は、下記3つのポイントを押さえて出張前の準備をしよう。

【海外出張に必要な準備①】自社から通訳を連れて行く

 英語を苦手とする人が、英語で商談をすることは難しい。

 企業によっては海外企業との商談に通訳をつけることもあるため、その場合は仕事上英語で困ることは少ないはずだ。

 英語が苦手な人は、まず自社から通訳を連れていけるかどうかを確認してみよう。

 また、通訳を依頼する場合は「自社の社員」にお願いすることがおすすめ。

 社外の通訳を介した商談となると、商材の認識の違いなどで誤解を招くことがあるかもしれないためだ。 

【海外出張に必要な準備②】挨拶程度の英語は覚えよう

 先方への印象をよくするためにも、簡単な挨拶程度は英語でできるようにしたい。

 商談は通訳を介すとしても、しっかり挨拶や自己紹介ができたほうが先方との距離が縮まる。

 ビジネスパーソンとして、最低限の礼儀は心がけよう。

【海外出張に必要な準備③】国の文化や習慣を知っておく

 国によって、文化や習慣が異なるのは当然のこと。

 文化や習慣を知らないと、日本では何気ないことであっても相手にとっては失礼にあたることもある。

 その国によって色々な習慣や決まりがあることを念頭に置き、出発前に必ず調べよう。

 「郷に入っては郷に従え」という言葉があるように、海外で商談する場合は向こうのしきたりに合わせるのがベターだ。

海外出張の際に英語でコミュニケーションをとるコツ

 英語が話せなくとも、コミュニケーションをとることは十分にできる。

 相手との距離を縮めるためにも、ポイントを押さえたい。

【海外出張時のコミュニケーション法①】“笑顔”は世界の共通語

 日本人が海外出張に行き、現地の人とコミュニケーションをする際に最も大切なことは「英語を話すこと」ではない。

 「笑顔」を見せることだ。

 英語が話せない人は「笑顔が最大の武器」になるため、普段の100倍の笑顔でいることを心がけてほしい。

 相手の人とフレンドリーな関係を築きたいときは、英語を立派に話すよりも笑顔を見せるほうが効果的なのだ。

 英語が苦手という人は、海外出張前に素敵な笑顔をつくる練習をすることをおすすめする。

【海外出張時のコミュニケーション法②】相槌には「YES」以外も使用する

 コミュニケーションにおいて相手の目を見て相槌をすることは大切だが、「YES」を連発するのはやめよう。

 日本人は会話の中で「はい」と返事しますが、同じ気持ちで英語のネイティブに「YES」と返事するのは間違い。

 会話の中で「YES」といわないほうがいいシーンもあるのだ。

 例えば、日本語で「あなたはアメリカ人ではない」という意味の「You are not American」。

 この言葉に対し、日本語では「はい」と返すが、英語では「No」と返すのが正解なのだ。

 「YES」 ばかり言っていると、ふいに相手が否定形や付加疑問文で話すときに失敗してしまう。

 むやみに「YES」と言わないように気をつけたい。


海外出張まであと1週間しかない!7日間の英語勉強法

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 「英語をしっかり勉強してから海外出張に行きたい」という人のために、出張前1週間の勉強法を教えよう。

 1日目から順を追って勉強法を紹介していきたい。

【海外出張前の勉強法①】1日目

 海外出張まであと7日。英語勉強スタートの1日目は「英語の敬語」を覚えよう。

 英語に敬語はないといわれているが、丁寧な言葉として使われている単語はある。

 例えば「Could/Would」は、「Can/Will」をより丁寧にした言葉だ。

 他にもビジネスで使える単語はあるため、失礼にならないように予め覚えておこう。

 文章ではなく、単語を身につけるところから始めたい。

【海外出張前の勉強法②】2日目

 海外出張まであと6日。英語勉強2日目は、1日目で学んだ丁寧な単語を使って文章を作ってみよう。

 「I would like to ask some questions(いくつか質問したいです)」など、コミュニケーションで使える文章を10文程度覚えたい。

【海外出張前の勉強法③】3日目

 海外出張まであと5日。英語勉強3日目は「自己紹介文」を考えよう。

 まずは日本語で簡単に作成し、英訳していく。

 最低でも「名前・会社名・職種」は紹介する必要がある。

 何年働いているかなども求められる場合があるので準備しておきたい。

【海外出張前の勉強法④】4日目

 海外出張まであと4日。自己紹介した後に、相手の人も必ず自己紹介をするはず。

 英語勉強4日目は、相手の自己紹介に対しての質問例文も作っておくといいだろう。

 例えば「What should I call you?(何とお呼びすれば良いですか?)」などだ。

 質問する前に2日目に覚えた 「I would like to ask a question」を最初に言うと、より丁寧だろう。

【海外出張前の勉強法⑤】5日目

 海外出張まであと3日。英語勉強5日目は、相手の話に共感する方法を覚えよう。

 日本語では「そうですね」や「確かに」という風に共感する言葉が存在するように、英語にも共感する言葉はある。

 例としては「I think so」や「Exactly」などだ。

 ただし、共感に関してはただ言葉を覚えても使い物にならない。どのタイミングで共感する言葉を使えるか、上司と練習しみるといいだろう。

【海外出張前の勉強法⑥】6日目

 海外出張まであと2日。英語勉強6日目は、お礼のフレーズを覚えよう。

 単に「Thank you」だけでは丁寧さに欠けるため、ビジネスで使えるフレーズを使えるとベターだ。

 「I appreciate your offer(オファーありがとうございます)」など覚えておくと便利だろう。

【海外出張前の勉強法⑦】7日目

 海外出張前日。英語勉強7日目は、相手との商談をイメージしてロープレしてみよう。

 前日は新しいことを覚えるよりも、今まで覚えてきたことを振り返るほうが効果的だ。

 ロープレしていく中で、問題点なども出てくるため商談で話す内容などを一通り練習しておきたい。

 覚えるだけでなく、口に出すことで本番自然と使えるものになるのだ。


 本記事では、海外出張へ行く際のポイントを紹介してきた。

 英語に自信がなくとも通訳がいれば商談はうまくいくが、会社の顔としてある程度の英語が話せたほうがいいだろう。

 本記事を参考に出発前の準備を入念に行い、海外出張へと向かってほしい。

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