1. 英語のメールで伝えたい内容を理解させる書き出し方

英語のメールで伝えたい内容を理解させる書き出し方

by wallygrom
 メールは連絡や挨拶の言葉を伝えるためのものなのに、書き出しで思案してしまって、スムーズに書き進められないという経験はありませんか。メールのやり取りは簡潔に済ませ、時間を有意義に使いたいというあなたは、ぜひこの記事を参考にしてみてください。このパターンを知っていると、ビジネスシーンでも大活躍するはずです。

まず伝えたい目的を書く

 英語という違う言語を使用する国は、日本とは違う国なのだと思い出しましょう。情緒や時候の挨拶、書き出しは日本特有のものなので、世界から見るとこちらの感覚が少数派なのです。丁寧であるよりも、簡潔・明瞭である方が受け取る相手としては親切に感じるのです。もしも、日本での美しい光景のことや、身の回りのことを知らせたり、相手に伺いたいのなら、個人的な内容として、メールの終盤で触れましょう。まずは、メールの目的を語りつくすことが大切です。書き出し文は、その導入です。英語でメールを書くのなら、件名よりも詳しく、内容を説明します。

 This e-mail is to inform you ~、や、 I wrote this e-mail to ~「このメールではあなたに~をお知らせするために…」という表現で、重要事項から述べていきます。

目的別の書き出し例

 前項では、英語でのメールの書き出しについての心得について書きました。基本的に、日本人同士のビジネスメールと同じです。英語の表現で大切なのは、優先的に伝えたい内容を確実に印象付けることです。目的別に、覚えておくと便利な単語や表現もある程度決まっています。

通知:I would like to inform you~ / This is to notify that~
依頼:I would like to ask you to~ / Would you please~
感謝:Thank you very much for~ / I am grateful for~
催促:This is to remind you~ / Could you let me(us) know~

 悪い内容の通知をするときには、文頭にRegrettably, とつけると「残念ながら~」のニュアンスになります。

書き出しで名乗るのも有効

 初めて連絡をする相手には、こちらの素性を名乗るのも書き出し文に使えます。例えば、会社や企業の名前を名乗ると取り引き先の相手だと認識してもらえたり、個人名を知らせることで自分が担当していると伝えることもできます。本来の担当者の代わりに自分が連絡をしたという場合は、その旨もしっかり伝えましょう。あるいは、複数名で担当していることなどを知らせる場合は、他の連絡先も伝えておくのがスマートです。それは自己紹介と似ていますが、相手とのメールのやり取りをする内容に関わってくること以外は、別段伝える必要がないので、名乗る場合は簡潔な挨拶にとどめるだけで十分です、

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