1. 上司への「引き継ぎ完了報告」の方法【大切なのは客観的評価報告と資料提出】

上司への「引き継ぎ完了報告」の方法【大切なのは客観的評価報告と資料提出】

by Ed Yourdon
 社内異動や退職が決まったとき、後任者への仕事の引き継ぎをしなくてはなりません。立つ鳥跡を濁さずと言いますが、仕事の引き継ぎがきちんと出来ていないと、自分がいなくなった後の職場が大変迷惑します。可能な限り丁寧に引き継ぎをして、完了したらそれを上司に報告しましょう。

 上司にとっても、引き継ぎができたのかどうかは大切なことです。ここでは、引き継ぎ完了報告をどのようにしたらいいか。報告の仕方と資料提出について説明しましょう。

客観的な評価報告を口頭で

 上司への引き継ぎ報告で実際に多い例は、「根拠のない楽観的報告」です。「一通り引き継ぎをしておきました。だいたい理解できたようなので、大丈夫だと思います」、あるいは「しっかり引き継ぎしました」と報告する例が少なくありません。本人はそう思って報告しているのでしょうが、それは楽観的な「感想」でしかありません。

 報告するときに心がけておくべきことは、そうした「感想」ではなく、客観的な評価です。どんな仕事であれ、その仕事の未経験者に一度ですべて理解してもらうのは至難の技。一通りの引き継ぎが完了しても、パーフェクトということはないでしょう。本当の引き継ぎ完了は、後任者が実際にその仕事をすべてこなせるようになった時点です。

 例えば、このように伝えてみてはどうでしょうか。「仕事AとBについてはよく理解していたので、問題ないと思います。ただ仕事Cに関しては複雑な手順がありますし、一度で覚えるのは難しいと思います。実際にやりながら覚えるしかないでしょう。」こういう言い方をすると、上司は今後どこをチェックすれば良いかが分かるのです。

出来れば資料提出を

 引き継ぎのための資料を作成して説明した場合は、報告の際にそれを1部プリントして、上司に渡すといいでしょう。先ほどのような「気になる点」があれば、資料に書き込んでおくと親切です。

 また、資料を使わずに引き継ぎをした場合や、使用した資料があまりに大部というケースは、上司用にプリント2枚程度のレポートを作るといいでしょう。引き継ぎした仕事を箇条書きにし、問題点などを書き添えるのです。

 上司はあなたの仕事について全体はもちろん把握していますが、継続中の仕事の進捗状態など、細かいところまでは知らないケースは多いはず。「どの仕事、どのポイントに気をつければいいか」を上司に知ってもらうための資料提出です。今後、上司が後任者をサポートする際、この資料が役に立ちます。


 仕事の引き継ぎは人生でそう何度も経験することではありません。ですから、貴重なチャンスと捉え、よりレベルの高い引き継ぎと報告をすることをおすすめします。その経験は必ず、あなたの次のステップで活かされるはずです。

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