1. 後任者への引き継ぎが完了した時の取引先へ送る挨拶文

後任者への引き継ぎが完了した時の取引先へ送る挨拶文

by kla4067
 異動・退職に際し、後任担当者への業務の引き継ぎが完了したら、取引先に挨拶をしておかなければなりません。後任担当者と取引先を訪れ、先方の担当者やその上司に直接挨拶するのが理想的。しかし引き継ぎ期間が短かったり、取引先が遠方の場合は、それが叶わないケースもあります。その場合は書状もしくはメールで、先方の担当者に挨拶することになります。どんな挨拶状を送ればいいか、その内容について例をあげて説明しましょう。

挨拶状に盛り込むべき内容

 すでに先方に自分の異動・退職の報告をしているケースも多いでしょう。まだ連絡していない場合はもとより、すでに報告してある場合でも、まずは異動・退職の挨拶をします。「すでに連絡したのだから、省略」というのはマナー違反。

 次に、後任担当者の氏名を紹介し、その取引先と関係のある業務の引き継ぎが完了したことを報告します。自分が社内異動をする場合は、異動先の部署名を明記します。最後に、これまでお世話になったことへのお礼を述べ、「今後ともよろしく」という内容の文章で締めくくります。

挨拶状~文例

 挨拶状の文例を1つ紹介しておきます。これが一般的なスタイルですが、取引先との付き合いの濃淡や自身の事情によって、バリエーションはいくつも考えられます。あくまで参考例と考えてください。

例文

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平素より弊社を御愛顧賜り、誠にありがとうございます。
さて、先日もお話ししましたとおり、私は○月×日をもちまして、△△部へ異動(退職)することとなりました。

つきましては、貴社との関連業務を後任担当者へ引き継ぎいたしましたので、ここに御報告いたします。私の後任担当者は○○(フルネーム)、現在は××部に所属しておりますが、△日より、現在の私の部署に異動になり、後任に当たります。社内キャリアは私よりも長く、経験豊富です。○○の連絡先は、下記のとおりです。

これまでの長年の御厚情に深く感謝するとともに、これからも弊社及び○○(後任担当者名)と末永くおつきあい賜りますよう、心よりお願い申し上げます。またあらためましてご挨拶に伺います。取り急ぎメール(書面)にて失礼します。
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 この文章の下に「記」として、後任担当者の氏名とそのメールアドレス、電話番号を明記します。挨拶状の体裁はお礼状ですが、メインテーマはあくまでも後任担当者の紹介と、業務の引継ぎを完了したという報告です。礼を失しない文章に整えながら、後任担当者の情報をしっかり記すよう心がけてください。


 冒頭にも触れましたが、後任担当者といっしょに取引先を訪問するのが本来です。それが不可能な場合は速やかに挨拶状を送り、上司にそのことを報告します。場合によっては、上司に後任担当者を先方へ連れて行ってもらわなければならないからです。取引先にくれぐれも失礼のないよう、上司と連携して対応することをおすすめします。

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