1. 新入社員に業務の引き継ぎを行うときの「3つの注意点」

新入社員に業務の引き継ぎを行うときの「3つの注意点」

by jenny downing
 転職や退職でそのセクションの仕事を離れる場合、自分が受け持ってきた仕事を、後任者に引き継ぎする必要があります。同じセクションの人に引き継ぎをするのは、比較的容易でしょう。しかし、そのセクションでの経験のない人に、自分の仕事を理解してもらうのは簡単なことではありません。

 場合によっては、新入社員が自分の後任になることもあるでしょう。相手は社会人としての経験もないのですから、引き継ぎは困難を極めるかもしれません。ここでは新入社員への引き継ぎという困難な作業に当たる人のために、注意点を3つ紹介します。

1. 一度説明しただけでは無理

 自分の仕事を一度説明しただけでは、まずその内容を理解してもらえないと考えた方がいいでしょう。丁寧に説明するよう心がけることは言うまでもありませんが、いかに丁寧にレクチャーしても、一度で分かってもらうことは不可能。まず、そうした認識を持つべきでしょう。これが1つ目の注意点です。

 実際、引き継ぎにかけられる日数は限られます。その制限時間内で可能な限り時間を作り、複数回、説明する必要があります。場合によっては残業してでも、時間をかけるべきかもしれません。新入社員も辛いでしょうが、それが後で新人のためになるのです。

2. 説明に使う「言葉」に注意

 ありがちなのが、説明する時に業界用語や、その仕事の経験者しか知らないような言葉、専門用語を不用意に使ってしまうことです。自分たちにとって当たり前の用語でも、新入社員にとって当たり前でないことは言うまでもありません。積極的な新入社員なら、その都度、「いまの言葉の意味がわかりません」と指摘してくれるでしょう。しかし、新入社員は得てして大人しいもの。わからない言葉をそのままにして、ただ大人しく説明を聞くということになってしまいがちです。

 これでは仕事内容を理解させることはできません。引き継ぎにしろ何にしろ、すべての仕事は言葉によって進めていくもの。その点を再認識し、特別な言葉を使う際は、その言葉の解説もするように心がけましょう。業界用語や専門用語を教えるのも「引き継ぎ」の1つです。

3. 質問がないのは、理解できていない証拠

 仕事内容の説明をした後で「何か質問は?」と尋ねた時、「特にありません」という答えが返ってきたとしたら、引き継ぎはまだ出来ていないと考えるべきです。話が理解できていないから、質問ができない。つまり「何を質問していいか、それがわからない」という状態なのです。

 これも大きな注意点です。対策としては、1つの仕事についてレクチャーしたら、新入社員から、その仕事の内容や進め方を説明させるという方法を取るといいでしょう。それがきちんとできるようになったら、2番目の仕事の説明に移るのです。これは時間のかかる作業ですが、粘り強く進めてください。


 ここでは3つの注意点を説明しました。細かい注意点は他にもありますが、まずはこの3つを念頭に、引き継ぎ作業に当たることをおすすめします。

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