1. 効率良く作業の引継ぎを指導する時の教え方のポイント

効率良く作業の引継ぎを指導する時の教え方のポイント

 引継ぎ時の業務の教え方は、普通に指導するよりも難しいものです。
何故なら、元の業務の担当者が付きっ切りで業務を教えることができないからです。部署が変わる、転勤する、転職するなど様々な場面で業務の引継ぎはあります。

 多くの場面で、業務を引き継いだ時には元の担当者はいません。そのため、引継ぎ時の指導はその場で監督をしながら指導する場合よりも難しいのです。
引継ぎが適切に行われていないと、あとから元の担当者の所へ質問の電話がかかってくるということもあります。そのため、適切な引継ぎ方法を知ることは大事なことなのです。
今回は引き継ぎの効率のいい教え方を紹介したいと思います。



作成した業務マニュアルを元に教える


 業務を引き継ぎをする際は、業務マニュアルを作成するのが最も有効です。既にマニュアルがある場合はそれを使ってもかまいません。しかし、そのマニュアルを実際に業務を経験された自分自身の経験を元に改良することも大事です。
具体的な教え方としては、業務マニュアルを2部用意して引き継ぐ相手と一緒に読み合わせながら教えていくといいでしょう。その際には、実際にはマニュアルには書ききれなかったコツなどを口頭で説明して、その場で書き加えて貰いながら説明するといいです。

 一対一で読み合わせをする時間がなければ、マニュアルだけ渡して読んで来てもらいましょう。疑問点があれば、自分が業務を離れる時までに質問をするように言っておけば大丈夫です。
マニュアルを作成するのは時間がかかるので躊躇われるかもしれません。しかし、最終的には作った方が効率的なのです。
引継ぎの際に、その場で業務のポイントなどを思い出しながら説明をすると時間がかかる上、大切な情報を伝え損ねたりすることがあります。

 しっかりとマニュアルを使って説明をすることで、順序よく体系的に教えることができますし、情報の伝え損ねも極力減らすことができます。また、仕事を引き継いだ人に疑問点が出てきたときも、マニュアルを読めばいいのであなたに電話がかかってくることはありません。



実際に業務を見学して貰ったりやって貰うことも大切


 引継ぎまでの期間が短いことも多いですが、実際に業務を引き継ぐ相手に見学してもらうといいです。マニュアルだけでは伝え切れなかった部分も、実際の業務をやりながらだと非常に教えやすいです。一度見せた後はやらせてみてください。教え方の基本は、実際にやってみせる事と実際にやってもらう事です。

 口頭や文章だけの説明では認識の違いが出やすいです。ですから、実際に見学をしてもらう、実際にやってみせる、という過程でその認識の違いの溝を埋めることが大事です。



 効率よく引き継ぎができるとその後の作業効率も上がるうえにあとで手を煩わされる必要もなくなります。ぜひ、ここに書かれている引継ぎの方法を試してみてください。



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