1. 退職することを取引先に連絡する方法とは? 挨拶・メール例文を紹介!

退職することを取引先に連絡する方法とは? 挨拶・メール例文を紹介!

退職することを取引先に連絡する方法とは? 挨拶・メール例文を紹介! 1番目の画像

 退職することが決まったら、会社の人はもちろん、仕事で関係のあった取引先にも報告する必要がある

 取引先に退職の報告をするときは、退職の挨拶メールを送ることが一般的だ。今回は、取引先に退職の挨拶メールを送るときのポイントや例文を紹介する。

【例文つき】取引先への退職挨拶メールの書き方とは?

退職することを取引先に連絡する方法とは? 挨拶・メール例文を紹介! 2番目の画像

退職挨拶メールの書き方①:退職の報告と取引先へのお礼

 退職メールに書くべき一つ目の内容は、「退職の報告と取引先へのお礼」である。

 まずは、退職が決まったことを簡潔にメールで報告することが大切だ。退職に至る経緯などを説明する必要はない。

 退職の報告を書いたあとに続けて、取引先にお世話になったお礼を述べよう。

【例文】取引先への退職挨拶メール(退職の報告・取引先へのお礼)

  • この度、一身上の都合により○月◯日(火)をもちまして
    退職することとになりました。

    在職中はひとかたならぬお世話になり、誠にありがとうございます。

退職挨拶メールの書き方②:後任者の紹介と結び方

 退職メールに書くべき二つ目の内容は、「後任者の紹介と結び方」である。

 退職の報告と取引先へのお礼を書いたあとは、自分の後任者を紹介をしよう。

 取引先にとっては、「後任者が誰になるのか」「どう引き継ぐのか」が一番重要なのだ。退職の挨拶メールを送るときは、後任者の情報を忘れないようにしたい。

 後任者を紹介したあとに挨拶文の結びを書けば、退職挨拶メールの文面は完成。

 また、とくにお世話になった取引先の相手に退職の挨拶をする場合は、新しい勤務先について「追伸」の形で書き添えておくのもよい。

【例文】取引先への退職挨拶メール(後任者の紹介・メールの結び)

  • 後任につきましては、
    CCに追加した〇〇が引き継ぎます。

    改めまして本人より御挨拶申し上げますが、
    今後とも何卒よろしくお願いいたします。

    引き継ぎ前に必要な手続きなどございましたら、
    ご教示いただけますと幸いです。

    これからも御社の益々のご発展を、衷心よりお祈り申し上げます。

    後日お伺いして直接御挨拶させていただきます。
    取り急ぎメールにて失礼いたします。

取引先への退職挨拶メールで印象を残すための3つのポイント

 取引先への退職挨拶メールを、より印象的にするための3つのポイントを紹介する。

 自分と取引先の関係の濃さによって調節して、うまく取り入れてもらいたい。

取引先への退職挨拶メールのポイント3つ

  • <①取引先の会社の今後を応援する>
    ビジネス文書の定型文でもあるが、気持ちを込めて取引先の今後を応援する
  • <②取引先との具体的なエピソードを添える>
    これまでお世話になった取引先に対して、具体的なエピソードとともに、感謝の意を伝える
  • <③後任者を上手に紹介する>
    後任者をきちんと紹介した上で、取引先の人が安心できるような一言を入れる

取引先への退職挨拶メールにおける3つの注意点

退職することを取引先に連絡する方法とは? 挨拶・メール例文を紹介! 3番目の画像

退職挨拶メールの注意点①:退職理由は詳しく書かない

 退職挨拶メールの3つ目の注意点は、「退職理由は詳しく書かないこと」である。

 どのような事情で退職するとしても、メールを送る相手は会社の取引先なのだ。会社の信用に関わることは伏せて、退職理由は詳しく書きすぎないようにしよう。

 退職の理由は、「一身上の都合」や「円満退社」、「家庭の事情」などと説明するとよい。

退職挨拶メールの注意点②:コンプライアンスの厳守

 退職挨拶メールの2つ目の注意点は、「コンプライアンスを厳守すること」である。

 退職することが決まっても、社内で知った情報を取引先に伝えないように注意したい。秘密漏洩をしてしまうと、賠償請求をされてしまう恐れがある。

 とくにお客様情報や会社の現況などは大事な情報であるため、社外の相手には絶対に話さないようにしよう。

退職挨拶メールの注意点③:メールの一斉送信は控える

 退職挨拶メールの3つ目の注意点は、「メールの一斉送信は控えること」である。

 退職前は忙しいとは思うが、取引先すべてに一斉配信BCCで退職挨拶メールを送るのはなるべく控えよう。

 最後の挨拶をより丁寧な印象にするため、退職の挨拶メールは、TO配信で取引先の会社別にメール送信するのがベストなのだ。

取引先からの退職挨拶メールへの返信をする場合は?

退職することを取引先に連絡する方法とは? 挨拶・メール例文を紹介! 4番目の画像

 自分が退職する際の挨拶メールのポイントについて紹介してきたが、取引先から退職挨拶のメールが届くこともあるだろう。

 そこで以下からは、取引先の相手から退職の挨拶メールが届いたときの、返信の仕方について紹介する。

取引先から送信された退職挨拶メールへの返信の仕方

 そこまで関わりが深くない人からの退職挨拶メールには、返信しなくてもよい。

 とくにメールの本文が定型文だった場合は、相手は一斉に退職挨拶メールを送信しているだろう。

 退職挨拶メールを送信した相手の時間をとらないという意味でも、無理に返信する必要はないのだ。

 ただし、ビジネス上で深い関わりがある取引先や、個人向けに送られているメールの場合は、お世話になった気持ちを込めて丁寧に返信しよう。

【例文】取引先からの退職挨拶メールへの返信

  • ◯◯様

    この度はご多忙中に退職のご挨拶を賜り、
    誠にありがとうございます。

    〇〇さんには、今まで大変お世話になりました。
    今後とも、後任になられる☓☓様と力を合わせて一層努力いたします。

    〇〇さんとお会いできなくなることは寂しいですが、
    〇〇さんのさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。

    これまで本当にありがとうございました。
    末筆ながら、〇〇さんのご多幸とご健勝を心よりお祈り申し上げます。


 退職する際にやるべきことはたくさんあるが、「取引先への挨拶メール」もその一つだ。

 退職の挨拶メールを取引先にしっかりと送り、気持ちよく次のキャリアに進んでいこう。


転職活動の結果に満足してる?自分に合った企業探しなら「リクルートエージェント」

退職することを取引先に連絡する方法とは? 挨拶・メール例文を紹介! 5番目の画像

 転職活動を終え、内定をもらったにも関わらず、あまり結果に満足していないという人もいるだろう。せっかく転職をするのであれば、自分の満足のいく結果を出したいところだ。

 転職活動に行き詰まった人は、「リクルートエージェント」に転職活動や今後のキャリアについて相談してみてほしい。

 「リクルートエージェント」なら、さまざまな業種や業界に精通したキャリアアドバイザーがあなたの強みを分析して、最適なキャリアプランを提案してくれるからこそ、転職の成功率がグンと上がる

 業界トップクラスを誇る豊富な求人の中から、自分に合った求人を見つけることができるのだ。

 転職活動に行き詰まった……と感じたら、「リクルートエージェント」に登録して見るといいだろう。


U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する