1. 退職が決まったことを取引先に連絡する時に意識しておくべきこと

退職が決まったことを取引先に連絡する時に意識しておくべきこと

by masatoshi_
 退職が正式に決定したら、仕事で関係のあった取引先にその旨を連絡するのが常識です。退職後も自社と取引先の関係は継続するのですから、そのために確実に行わなくてはならない大切な業務。連絡方法は、書状でなくてもメールや電話でもかまいません。できれば直接面会するのがベストですが、時間の問題もありますので、あまり遅くならない時期にメールか電話で挨拶するといいでしょう。「明日、退職します」ではあまりに失礼ですし、仕事に支障も生じる可能性もあります。

 では、退職についてどのように伝えたら良いのでしょうか。メールもしくは書状で連絡する場合の内容について具体的に説明していきます。

退職の報告とお礼

 まずは、退職が決まったことを簡潔に報告します。退職に至る経緯などを説明する必要はなく、また相手にとって長々しい文面は迷惑でしかありません。「この度、○月×日をもって弊社を退職することとなりました」とだけ記せば十分です。

 続けて、お世話になったお礼を述べます。例文「○○様には5年の長きに亘りひとかたならぬお世話になりました。至らぬ私に辛抱強くお付き合いくださり、御愛顧いただきましたこと、お礼の申しようもありません。」

後任者の紹介と結び方

 続けて、自分の後任者についての紹介をします。「なお、私の後任者は○○(フルネーム)と申します。退職日までにしっかり引き継ぎを行ってまいります。改めまして本人より御挨拶申し上げますが、何卒よろしくお願い申し上げます」

 取引先にとって、実は後任者が一番重要な情報なのです。もちろんあなたが退職することは、今後の仕事に影響のある情報ではありますが、それよりも「後はどうなるのか?」がもっとも知りたいこと。

 ですから、退職の連絡は後任者が正式に決まってからするようにしましょう。先走って「私は退職します」とだけ連絡してしまうと、取引先を不安にさせることにもなりかねません。後任者の紹介が、退職連絡のメインテーマと考えていいでしょう。

 その後、挨拶文の結びになります。挨拶文の結びは、この例文を参考にすると良いでしょう。「今後もますます御活躍なさいますことを、衷心よりお祈り申し上げます。後日お伺いして直接御挨拶させていただきます。取り急ぎメールにて失礼致します。」

 また転職による退職の場合で、すでに転職先が決まっている場合は新しい勤務先について「追伸」の形で書き添えておくといいでしょう。どんな仕事に変わるにせよ、将来関係ができる可能性はあるわけですから、自分のためのメリットになります。


 ここではメールか書状で連絡する際の伝え方について説明しました。電話で連絡する場合も、盛り込むべき内容は同じです。電話の場合は、後任者を待機させておいて、途中で電話を替わって後任者が挨拶するという方法もあるでしょう。いずれにしても、時間が許せば、退職日までに一度直接出向いて正式な挨拶をした方が良いでしょう。

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