1. 仕事の引き継ぎを効率的に行うためのノートの作り方【3種類のテクニック】

仕事の引き継ぎを効率的に行うためのノートの作り方【3種類のテクニック】

by Digo_Souza
 仕事の引き継ぎはできるだけ短時間で、効率的に行いたいものです。いつまでも引き継ぎができないでいると後任者が困るだけでなく、場合によっては異動・退職後にも自分が労力と時間をとられることになりかねません。

 効率的な引き継ぎをするためには、仕事のマニュアルノートを作るのが有効です。ノートの作成は、手間がかかるように感じられるかもれません。しかし、きちんと整理してノートにしておくと説明しやすく、後任者も理解しやすいため結果として短時間で引き継ぎできるというわけです。ここでは3種類のノートのまとめ方を紹介します。

1. 仕事の種類別にまとめる

 もっとも作りやすいのは、仕事を種類別に分類して、ノートにまとめるやり方でしょう。まず、自分が担当している仕事をすべて書き出していきます。そして、それを種類によってジャンル分け。種類ごとに分けつつ、できればその中の優先順位も勘案しながら、箇条書きにします。これが「仕事のインデックス」となるのです。

 そのインデックスに則して、1つ1つの仕事について、その内容と手順などを記載していきます。それぞれの仕事ごとに関係者の連絡先や関連部署、参考資料などを書き添えておくと親切でしょう。

2. 頻度順にまとめる

 担当する仕事を全て書き出してみる、というところまでは前項と同じです。それらの仕事を、種類ではなく頻度順にノートにまとめるというやり方もあります。

 具体的には毎日必ずしなければいけない業務から始まって、週に1~2度の業務、月に1度の会議といったようにまとめます。すると、後任者は「どこから覚えていけばいいか」が分かり易くなります。つまり、1ヵ月後の仕事よりも、前任者がいなくなったらすぐに始めなければならない仕事をまず覚えるという優先順位の目安になるのです。

3. 難易度順にまとめる

 仕事の種類や頻度ではなく、難易度順にノートをまとめるという方法もあります。これは特に、引き継ぎに使える時間が短い場合に有効です。つまり頻度は高くても、誰にでもすぐに覚えられる仕事よりも、月に1回程度ではあるけれど、内容が複雑で説明に多くの時間を費やす必要がある仕事を優先させるのです。

 すぐに覚えられる仕事、誰でも簡単にこなせる仕事についての説明を先にしてしまうと、結果時間切れになってしまい重要な仕事に関する説明がおざなりになる危険もあります。そうならないために、最初に難しい仕事に関する引継ぎをしっかりして、残りの時間でほかの仕事をレクチャーしていくと良いでしょう。


 ノートのまとめ方はもちろんこの3つだけではありません。方法はいくらでもあるでしょう。大切なのは、自分が担当している仕事の量や職種に応じて、より効果的なノートを作るということです。引き継ぎを行う時は、ここで紹介したことを参考にしつつマニュアルノートを作成していくと良いでしょう。

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