1. 仕事を効率よく回すために設定するKPIの報告を上司にするときに気を付けること

仕事を効率よく回すために設定するKPIの報告を上司にするときに気を付けること

 社内でKPIを取り入れてその活用をさせようとするために、いろいろな数値や計算方法を算定して、取り入れていこうということをやっている人もいるのではないかと思います。しかし、数値上のことばかり気にしてしまって、KPIを実際にどのように報告するのかなどの場面を考え忘れがちになる傾向があります。

 報告一つをとっても、KPIの効果の発揮にかなり影響が出るといっても過言ではありません。そこで今回は、忘れがちかもしれないKPIの報告をするときに気を付けることについて焦点を当ててみたいと思います。

いつ報告すべきかを決める

 KPIの数値を決めた時の報告にまず気を使うべき点は、いつ報告をすべきなのかという点です。報告時期があまりに空いている期間が長い設定であれば、その間の市場の変化などがどうなったのかを知る機会が減りますので、その間に変化の兆しを逃して方針転換などの戦略を打てないといったことになりかねません。

 そのため、KPIはできる限り定期的に見直しができるように、なるべく報告期間は開けないようにしておきましょう。できれば1か月に1回、期間を空けていたとしても3か月に1回くらいで見直しができればいいかと思われます。市場の変化は常に起こっていていつどこで何が起こるかはわからないものですから、すぐに対応できるような報告ができるようにしておきましょう。

相手に伝わりやすい報告をする

 次にKPIについて報告する際には、報告相手に十分に説明ができるようにしておくことが大切です。これはKPIに限らず報告についての基本ですが、自分が伝えたい報告内容が相手に分かるようになっていなければ、その報告に書かれている情報を活かすことはできません。

 特にKPIについては、一定の数値がどの会社にも当てはまるようなものではなく、その会社や業界独自の数値などがあるので、お互いによくわからないことが発生しやすい部分となっています。そのため、事前にどの数値がどのようなことを表しているのかを、報告者と情報の受け手側が相互に確認を取っておくこと、報告内容のデータについて前月比との比較が分かりやすいように表や数字が設定されていること、報告をする時の配色などが見やすいようにされていることなどわかりやすい報告がされるのが望ましいのです。

 報告をする際には、相手に分かるような協議・工夫をしておきましょう。以上のような方法でKPIの報告を適切に行ない、的確な報告方法によって、会社のさらなる発展に努めてください

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