1. 歓迎会の幹事が「日程」について上司にお伺いを立てるときに意識しておくべきこと

歓迎会の幹事が「日程」について上司にお伺いを立てるときに意識しておくべきこと

by masahiko
 職場で新入社員、または転勤などで新たに着任する人に向けて歓迎会を行う会社は多いでしょう。もし歓迎会において幹事を担うことになった場合、まず困るのは「日程を決める」ことだと思います。「どのように日程を決めれば良いのだろう…」と迷うこともあるでしょう。

 主役の都合を考えることを優先するこのはもちろん重要ですが、自分の上司に参加できる日程のお伺いを立てることも重要です。ここでは、歓迎会の日程について上司にお伺いを立てるときの方法を紹介していきます。

1. 主役よりも上司の方が先

 自分が歓迎会の幹事として全てを取り仕切る立場だとしても、上司には様々な決定権があります。参加可能な日程を先に上司にお伺い立てることは、快く参加していただける配慮をすることに繋がるとともに、日程以外のことを決定する際もスムーズに決まっていくでしょう。上司には参加可能な日程候補をいくつか上げてもらい、その次に主役の日程を聞くことで、スケジュール調整もスムーズに行うことができるのではないでしょうか?

2. 業務に差し支えない日を聞く

 上司に歓迎会の都合の良い日程を聞く際、なるべく多くの人が歓迎会に参加できることも考慮して、なるべく業務に差し支えの無い日であることが重要です。それも上司に相談することで判断してもらうことも可能になり、より確実な日程を決定することができます。そのため、多くの人が参加しやすくなるでしょう。

 歓迎会を行い、楽しい席で交流を深めることも大切ですが、会社では業務の遂行が何より重要です。楽しい歓迎会にするために、上司と相談の上、業務に差し支えの無い日程を上手く選びましょう。

3. お伺いを立てる時はなるべく直接

 上司に歓迎会の日程のお伺いを立てる際の方法として、直接口頭でお伺いを立てる、手紙、電話、社内メールでお伺いを立てるなど様々あります。直接口頭で歓迎会の日程のお伺いを立てることが、一番失礼にあたらず良い方法だと思いますが、その時のシチュエーションも様々ですので、それに伴った方法でお伺いすることをお勧めします。その際、言葉遣い、伝え方には充分に気をつけて下さい。また直接お伺いをたてた後きちんとメールや社内SNSなどでもかまわないので目に見える形で確認できるようにしておくと話があとでスムーズになります。


 以上の3項目で取り上げた、歓迎会の日程について上司にお伺いを立てるときの方法を参考にしてみて下さい。上司への気遣いを行うことで、上司からの協力も仰ぐことができるため、安心して歓迎会を行うことができるでしょう。

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