1. 新入社員が最低限意識すべきビジネスメールの書き方のポイント

新入社員が最低限意識すべきビジネスメールの書き方のポイント

by tipiro
 学生の頃は友人とのカジュアルなメールなどが殆どで、社会人になってからのビジネスメールに多少の堅苦しさや難しさを感じる新入社員も多いことでしょう。しかし、印象が重要なビジネスの世界においては、しっかりとしたビジネスメールを作成することが、その後の信頼にも繋がっていくのです。

 面識のない人や取引先、目上の人など、ビジネスでメールを送る機会はたとえ新入社員であっても数えきれない程あります。そこで今回は、新入社員が最低押さえるべきビジネスメールの書き方について紹介していきます。

1. 件名である程度内容の伝わる書き方をする

 ビジネスでは緊急に返信が必要な案件やそうでないものが存在していますが、それはあなたの案件に限らず、至るところであることです。したがって、相手も同様に様々な案件を抱えているので、仕事の効率を考えた際の優先順位によってメールの対応をプランニングしています。

 そこで、件名に期限や緊急度、また返信の有無などを書くことで、相手にも伝わりやすく、また緊急であればすぐに返信をもらいやすくなります。件名は一目見た際に、ある程度の内容が把握できるような書き方にしましょう。

2. 本文は整理し読みやすくする

 ずっと文字が連なっているものや、改行のないメールだと、読んでいる内に疲れてしまい、本当に伝えたい内容が伝わらない事態も想定できます。相手側のことも考えた書き方をすると、メールの本文は整理し、読みやすい状態で送ることが必要でしょう。

 レイアウトはしっかりと左寄せで統一し、段落で改行をすること。また、一つの行の文字数が30文字程度であれば、大抵の人が一目で理解することが出来ます。そして、本文の最後にはしっかりと結論をまとめることも大切です。必要があれば、重要な部分は箇条書きで見やすくするなど、相手のことを考えたメールを作成することで、相手にも伝わりやすくなり、また好印象を与えることも出来ます。

3. 言葉づかいを学ぶ

 普段使っているような言葉とは別に、ビジネスの世界で使用する言葉はたくさんあります。新入社員のころはこれが少し難しく、煩わしく感じることもあるかもしれませんが、今後も引き続き重要になるので、早めに覚えて活用していくようにしましょう。

 例えば、物品や書類を受け取るという意味の「査収」や受け取ることを謙って言う「拝受」など、カジュアルなメールで使うとちょっと変な言葉でも、ビジネスメールではよく使う言葉です。そういった書き方を覚えることで、メールの作成時間短縮にも繋がり、仕事に余裕も出てくることでしょう。

4. まとめ

 今回は、新入社員が最低限押さえるべきビジネスメールの書き方について紹介しました。この他にも、相手の状況に合わせた気の利くメールを送れるようになることで、あなたの印象は現状よりもずっと良くなることでしょう。そうすることで、今後の仕事も良い関係でスムーズに進められるようになってくるので、新入社員の方は早めに慣れるようにしましょう。今回の記事を参考に、ビジネスメールのポイントを押さえ、自分なりの気の利いた書き方を見つけて下さい。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する