1. 会社の送別会で司会進行役を任されたときに準備すべきこと

会社の送別会で司会進行役を任されたときに準備すべきこと

by yto
 会社の送別会をするときに、幹事から進行役を依頼されるということもあります。送別会は会社のほかの宴会とちがい、退職者にとっては人生の大きなけじめ、一生思い出に残るシーンになります。まずはそのことをしっかり認識して進行しなくてはいけません。
そのために大切になってくるのが、綿密な準備です。ここでは、進行役を任されてから送別会当日までにしておかなければいけない準備について説明します。



幹事と連携して進行表を作成する



 最初にチェックしなければいけないのは、当日の参加者の顔ぶれです。
たとえば、定年退職する課長の送別会を部内で行うとします。その場合、部内のリーダーである部長の出席は当然でしょうが、退職する課長の下の係長はどうなのか、あるいはその部を担当する取締役は出席するのかといったことをチェックするのです。
これをきちんとしておかないと、進行表を作ることができません。会社で開催する送別会は、開会の辞に始まり、参加者の中でもっとも高い立場の人の挨拶、次に高い立場の人による乾杯、といったように進行するのが一般的です。だれが最初の挨拶をし、乾杯をするのか、さらに、宴半ばでの送別の辞は誰が述べるのがふさわしいのか、出席者の顔ぶれをきちんと把握していないと、その判断ができません。
進行表を作成したら、幹事と相談し、正式な進行表を仕上げましょう。



スピーチを担当する人へ事前に依頼する

 

進行表が完成したら、スピーチを担当してほしい人に、その旨を依頼します。社内メールや電話ではなく、直接会って依頼するのがマナーでしょう。
たとえば、先ほどのケースで担当取締役が出席する場合は、部のリーダーである部長に先に話をします。「A取締役に最初の御挨拶をお願いし、部長に乾杯の御発声をお願いしたいのですが、それでよろしいでしょうか?」と確認しましょう。その後で、取締役に会い、挨拶の依頼をするという段取りになります。
さらに、宴半ばでの送別のスピーチについて、話して欲しい人、たとえば退職する課長の直属の部下に当たる係長や、若手を代表して1人というように、バラエティを持たせた人選をするといいでしょう。
コンパクトな部署なら、スタッフ全員からひとことずつというケースもあるでしょう。その場合は社内メールか電話で、すべてのスタッフに依頼通知しておくとスムーズに連絡が行き渡ります。


 ここでは、会社の送別会で司会進行役を任されたときに準備すべきことを紹介しました。送別会は準備段階から、成功するかどうかが決まってきます。念入りな準備で、しっかりと送り出すように心がけましょう。

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