1. 【ビジネスマン必見!】手帳でスケジュール管理をする時の基本的な使い方とおすすめテクニック

【ビジネスマン必見!】手帳でスケジュール管理をする時の基本的な使い方とおすすめテクニック

by 木由子攝影
 手書きの手帳はビジネスシーンで役立つツールです。携帯にも便利ですし、手書きにすることで記憶に残りやすくなります。また、必要なページを瞬時に見返すこともできるため、スピーディーに対応することが出来るでしょう。特に自分のスケジュール管理を行うのには、手帳は最適なツールです。ただし、上手に使いこなせないというケースも少なくありません。どうしたら、より有効なスケジュール管理ができるのでしょうか。ここでは手帳の基本的な使い方と、おすすめの「小技」を紹介したいと思います。

手帳の基本的な使い方

 スケジュール管理を手帳で行う場合、「月間」と「週間」に分けて管理するのが基本的な方法です。月間のブロックにおおまかなスケジュール、特に重要なスケジュールを記録。実際の行動は週間スケジュール表で管理します。

 手帳には様々なタイプがありますが、営業職などスケジュールが多い人や、ビジネス手帳を使い慣れていない初心者におすすめしたいのが、週間スケジュールを見開きで記録することができるタイプ。左側のページに曜日ごとの細かいスケジュールを記し、右側のフリーページにポイントやメモを書いてスケジュールの補足をします。

 このタイプは、ただ行動を管理するだけでなく、仕事の重要ポイントや忘れてはいけないことを書き込めるのが大きなメリットです。忙しい人だけでなく、仕事に不慣れな新入社員にありがちな「ついうっかり」を防ぐことが出来ます。

おすすめテクニック「3つの小技」

 次に、手帳でスケジュール管理する際に役立つ、おすすめの3つの「小技」を紹介します。

1. 「付箋」を上手に利用する

 重要度の高いスケジュールを付箋で目立たせたり、付箋の色を変えることでビジネスの種類ごとに管理したり、仮のスケジュールはとりあえず付箋に記録しておき、不要になったら破棄するという使い方です。付箋も大きさや形が多種類ありますので、手帳のサイズによって使いやすいものを選ぶといいでしょう。

2. ペンの色を複数使う

 ビジネスの内容の種類ごとに、「赤は重要な会議やプレゼン、青は営業回り、緑は資料作りなどのデスクワーク」というようにペンの色を使い分けます。こうしておくとページを開いた瞬間、色で全体を把握できるようになるのです。先ほどの付箋の色と組み会わせると、細かいスケジュール管理も簡単に出来るようになるのではないでしょうか。

3. 見開きの右ページの余白で上司のスケジュールを管理する

 もう1つ、これは本当に小さなテクニックですが、見開きの右ページの余白、もしくは付箋を使って、上司やセクションのほかのスタッフの重要スケジュールをチェックしておくのです。例えば「上司が1週間海外出張する」といったスケジュール管理を手帳ですることによって、自分の仕事を進めやすくすることができるのです。ビジネスは自分ひとりで行うものではありません。これは小さいテクニックかもしれませんが、大きなポイントと言っていいでしょう。

 以上、手帳の基本的な使い方と、おすすめの「小技」を紹介してきました。ここで紹介したことはは、「入門編」です。経験を重ねながら、自分に合った手帳を見つけ、オリジナルのスケジュール管理術を編み出していけるようになりましょう。

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