1. 【社内スタッフに送る際の文面は?】会社で開催する花見の「お知らせメール」を書く時のポイント

【社内スタッフに送る際の文面は?】会社で開催する花見の「お知らせメール」を書く時のポイント

by panDx1
 花見の宴を毎年恒例にしている会社は多いでしょう。その花見の幹事を任された人の大切な仕事の1つが、その案内を会社内・部署内のスタッフに通知すること。どんな案内文で通知すればいいのか、書き漏らしてはいけない項目は何か、より親切に通知するにはどこに気をつけるべきかについて、簡単にお話します。回覧や掲示板で告知するというケースもあるかもしれませんが、ここでは「お知らせメール」で通知する場合に限定して説明していきます。

お知らせメールの文面は、簡潔に

 メールの文面を作成するときに心がけるべきことは、できるだけ簡潔に、短い文章でまとめるということです。あくまで会社内のスタッフに送るメールです。余計な装飾文は省き、簡潔に用件を伝えるようにしましょう。「営業部内の花見」と仮定して、具体例をあげておきます。

  「恒例の営業部のお花見について御案内します。今年の幹事を務めます、営業2課の△△です。皆様、業務にお忙しいとは思いますが、ふるって御参加ください。詳細は下記のとおりです。御不明の点等ございましたら、お気軽に御一報ください。なお、当日の準備の都合上、○日までに参加・不参加の旨を、私までお知らせください。」

 社外宛であれば「今年も桜の開花予想が気になる季節になりました」や「南のほうから桜の便りが聞こえ始めています」といった時候に関する内容を盛り込むのが通例ですが、会社内・部署内限定のメールですので、省いてしまって構いません。むしろ、省いた方が読みやすく、用件の伝わりやすいメールになるでしょう。

必ず記すべき項目と、注意すべきポイント

 主文の後に「記」として、花見の詳細を列記していきます。箇条書きにすると、読みやすくなるでしょう。必須の項目は、「日時、場所、会費、幹事の連絡先」です。他の宴会と違い、花見は屋外で開催するのが一般的ですので「場所」の案内については気をつけなくてはなりません。

 例えば公園で行う場合、公園内のどのエリアなのかを明記します。場合によっては、当日公園入り口に案内役を待機させることを考えたほうが良いかもしれません。その点も記載しておくと、当日の混乱は避けられるでしょう。

 また会費は事前に徴収するのか、当日持参すればいいのかも記します。幹事の連絡先については内線番号だけでなく、必ず携帯電話、スマートフォンの番号も明記するようにしましょう。当日、参加者が緊急の連絡を取りやすくするためです。もう1つ、これは書き漏らしてしまうケースが多いようですが、「雨天の場合はどうなるのか?」も書き加えるべきです。雨天中止なのか、翌日に延期するのか、それとも屋内の会場に変更して「懇親会」のような宴を催すのか。これも、参加者にとって大変重要な情報です。

 要点をきっちり捉え、情報として有益で、しかも簡潔な文面。これが、会社内の花見の「お知らせメール」を社内スタッフに送る際のポイントです。花見の幹事に任命され、メールで案内を送る時は、ここで紹介したことを意識して送ってみてはいかがでしょうか?

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