1. 海外出張が終わる時に現地でお世話になった人に対して伝えるお礼の仕方

海外出張が終わる時に現地でお世話になった人に対して伝えるお礼の仕方

 電話会議やビデオ会議の普及で海外出張の機会は減りましたが、それでも重要な案件などではまだまだ海外出張の機会はあります。海外出張では現地のスタッフや役職者、顧客や宿泊先に色々な面でお世話になる機会が多く、出張期間が終了して帰国する際にはお礼の挨拶をできるだけ対面で行うようにします。

 英語が苦手の人は、海外出張前に自分で作った英語の挨拶文をネイティブスピーカーにチェックしもらうか、英文添削・翻訳サービスなどを利用し準備しておくのも一つの手です。それでは海外出張となるケースを3つのパターンに大別し、パターン毎に帰国前のお礼の言い方について下記に留意点を述べていくことにします。



海外顧客を訪問することに伴う海外出張の場合


 海外顧客を訪問することに際しては、宿泊先や顧客が配慮してくれる場面もあります。現地の地理や交通機関などに精通してない場合は、ちょっとしたアドバイスや情報をくれることもあります。また商談やプロジェクトを共同で行う場合には、長時間にわたり接遇することも多く、担当者との相性や案件内容や金額にもよりますが、かなり親密で友好的かつ建設的な時間を過ごせることもあるでしょう。

 それは、海外からわざわざ自分たちのために足を運んでくれたことに対しての親近感や感謝の気持ちの表れでもあります。また商談をまとめるために、現地で顧客を接待する必要性が出てくる場面もあります。その際には現地支社がある場合はスタッフ、なければ宿泊先にレストランや交通機関などの予約をお願いすることもしばしばです。顧客に対しては、今後の顧客のビジネスの発展と躍進を祈念する旨と感謝の意を帰国前のお礼の挨拶に含めると良いでしょう。現地スタッフに対しては労をねぎらうとともに、今回の計らいによって助かった旨、感謝の意を伝えましょう。



海外サプライヤーや協力業者を訪問する場合

 
逆に海外出張者が顧客であるパターンでは、案件やその金額にもよりますが、現地のサプライヤーや協力業者も海外から来た客人を大いに歓迎してくれることでしょう。またお互いに異文化やかけ離れた商流でビジネスを行う者同士、その違いや見識を深めるために、相手に対する興味度が高めでもあり、相手を理解しようとコミュニケーションや交流が活発になります。

 また商談をまとめるため、先方から接待を受けることもあるかもしれません。帰国前のお礼の挨拶では、先方に対して今後のお互いのビジネスの成功を期待する旨と滞在中の計らいに感謝する意を伝えると良いでしょう。



海外本社・支社を訪問する場合

 社員を海外本社や支社へ出張に行かせる会社もあります。その趣旨というのは、会社全体を通しコミュニケーションを良くしていこう、またはグローバルプロジェクトや商談を牽引するにあたってスペシャリストや有能な社員を一定期間だけ送り込むケースなどがあります。そうすることによって新たな社内人脈が構築され、社内で知識や情報の共有が行われます。

 出張期間中は現地のスタッフや役職者は通常業務に加えて、出張者の受け入れのためにプラスアルファの業務を負うことになったり、ランチや夕食といったプライベートの時間も時にはシェアすることもあったりします。それは、今後の業務がより一層スムーズに行えるようコミュニケーションをとるよう配慮しているからに他なりません。

 帰国前のお礼の挨拶では、滞在期間中の思い出や今後の相互協力体制強化につながった旨、そして配慮や取り計らいに対しての感謝の意を現地のスタッフや役職者に伝えることにより今後の仕事関係もスムーズにいくことでしょう。



 上記のどのパターンにおいても、宿泊先には滞在期間中の手配や心遣いに関して手短にお礼を言うことで次回の出張滞在も心地良いものになるにちがいありません。

海外出張は異国の地での業務ということもあってか意外とあっという間に慌ただしく終わってしまいます。どんなに忙しくてもお世話になった方々に対して感謝の意を伝える絶好の機会が、帰国する前に行う別れの挨拶です。

 現地で過ごした日々は、日本では起こらないようなトラブルや戸惑いに見舞われることもあるかもしれませんが、無事に海外出張を終えることができるとするならば、それは現地での周囲の人々の配慮や助力があってのことです。敬意と誠意、そして感謝の念をもって帰国前の別れの挨拶をすることができれば、今後の業務やビジネス関係の向上は間違いないといえるでしょう。

 そういった心のこもった言葉を直接、通訳を介さず英語で相手に伝えることができれば、言語の壁を越えて相手にお礼の気持ちが伝わりやすくなります。また、声や話し方にもその謙虚な姿勢は自然と反映するものです。最後に現地での有意義な時間を楽しく締めくくることができ、次回の海外出張もより一層充実することでしょう。



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