1. 英語のビジネスメールでも角を立てずに催促するために押さえておきたいポイント

英語のビジネスメールでも角を立てずに催促するために押さえておきたいポイント


 英語でメールの連絡を取り合っているということは、物理的にも距離が離れている相手と仕事をしているということです。連絡を頻繁に取り合っていても、実際の進行具合を目で確認できなかったり、認識がくい違ったまま作業が進んでいくことも珍しいことではありません。

 その中でも、資料や納品物の提出が遅れていて、催促をしたいというケースもあるでしょう。催促するのはなかなか気を使う作業ですが、労力を惜しまず丁寧に接するのが腕の見せ所です。

物腰や態度は優しく

 もし、あなたが仕事を進めていく相手の何らかの作業を待っている段階だと仮定しましょう。報告をする・確認をする・見積もりや試作品の提出など、期日を決めたにも関わらず相手が一方的に遅れている状況だと困ってしまいます。

 その困っているという事実は伝えて構いませんが、困って怒っているという感情までは伝えないのが大人の賢さです。相手が気分を害し、モチベーションを低めてしまうかもしれません。それに、感情的なことを伝えても作業に貢献するものは全くないからです。自分の鬱憤が一時的に晴れても、良い結果には繋がらないものです。しかしそれとは反対に、催促しなければいけないという状況が正しく伝われば、相手も誠実に対応してくれる確率はしっかり上がります。

相手の状況を考えてみる

 心情的な思いやりのことではありません。先方が予期していたよりも時間がかかって遅延している、不測の事態が起こったというのなら、もちろん相手側から連絡してくるべきです。その他に、連絡メールを見落としていた、通達が上手く行かなかったという場合もあることが考慮できます。

 そういう状況も十分にありえます。したがって、角を立てないメールでの催促のポイントは「相手の状況を考える=さまざまな場合を予想して、柔軟に対応する」ということです。まずは、必要な情報や締め切りなどの情報がきちんと伝わっていたかということを確認することから始めましょう。もし相手が行き違いで、プロジェクトに必要な作業自体を全く知らなかったのならいきなり催促をされると戸惑いますし、印象もよくありません。

 最初に確認をしたいときは、こんな表現が使えます。”Can I confirm~ ?”では確認と、誤解をしていないか尋ねる場合です。”I was wondering if you ~.”とは、「~はされていましたか?」と丁寧な表現で、資料は読まれましたか・受け取られましたか、など応用がききます。

言うべきことはしっかり伝える

 次に、”We need ○○ until Monday”「月曜までに必要なのです。」とこちらの状況も事実として述べます。動くに動けない状況ではあると思いますが、改めて必要な作業や納品について相手に伝えます。そして、相手方の状況の確認と期日や急を要する旨は確実に伝えなければいけません。

 ”Please let me(us) know ~”は、直訳すると「私(私たち)にお知らせください」となりますが、取り引きをしているこちら側は会社として連絡をしているので、meでもusでも構いません。know以下には、あとどれくらいかかりそうか”how long it would take”、何か問題はないか”if you have any problems”、解決策”conclusion”などを続けていきます。

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