1. 英語のビジネスメールでスケジュール変更を行うときの内容のポイント

英語のビジネスメールでスケジュール変更を行うときの内容のポイント

 英語でビジネスメールを書いていると、一度決まった日程のスケジュール変更をするという機会もあると思います。今回はスケジュール変更のお願いを英語を使ってメールで依頼する際のポイントをご紹介します。

文頭で理由を明確に伝える

 スケジュール変更のメールを書くにあたって、一番大切なことは理由を述べることです。日本語スケジュール変更をするときとも共通していますが、ここを明確にしないと相手が優先順位を落とされたと不信感を抱いてしまう可能性があります。必ず文頭で理由を述べるようにしてください。例えば  "Due to something urgent that has come up, I would like to re-schedule our meeting on Tuesday 1 April to Wednesday 2 April.(急ぎの案件が入ってしまいましたので、ミーティングを4月1日(火)から4月2日(水)に変更していただきたいのですが?)" という文章があげられます。

 一度連絡を取り合ってリスケジュールの了承を得ている場合は "Due to unforeseen circumstances, I would like to re-schedule our meeting on Tuesday 1 April to Wednesday 2 April.(不都合が生じたため、ミーティングを4月1日(火)から4月2日(水)に変更していただきたいのですが?)" となります。

 理由を書く場合ですが、Due toから始まる理由は最も丁寧で、その後Because、asという風に続きます。asはカジュアルな表現なので、ビジネスメールには向かないかもしれません。相手によって使い分けてみてください。

連絡を待っていることを伝える

 文末には、相手からの連絡を待っている旨を伝える文章を入れる必要があります。例えば "Please confirm my request via email or call me on XXXXXXXXXX at your earliest convenience.(メールかXXXXXXXXXXの電話番号へなるべく早急に確認の返信をお願いいたします)" と記述しましょう。早急にというとASAP(As soon as possible)が浮かびますが、これは社内の親しい間柄でのみ使用したほうがいいでしょう。ビジネスシーンには合いません。

 これは日本人が相手でも言えますが、リスケジュールを行なう際は電話で確認することが最善です。メールでお伺いを立てる場合は最低でも3日くらい前までに通知し、必ず承認の返信をもらいましょう。 

 以上、いかがでしたでしょうか?これでスケジュールの変更がスムーズにできるようになると思います。ぜひ参考にしてください。

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