1. 英語のビジネスメールで期限などを相談する時に知っておきたい単語と表現

英語のビジネスメールで期限などを相談する時に知っておきたい単語と表現

 仕事をするにあたって、作業進捗の提出や報告を決められた期限内に行うことはとても大事です。そのためのやり取りを英語のメールで行うということもあるでしょう。今回はその時にスムーズにやり取りを行うために知っておきたい単語、表現を紹介します。

期限という単語

 期限は英語でdead-lineやdue-dateといいます。どちらも同じくらいのフォーマルさで活用頻度も同じくらいですので、どちらをどのようなシーンで使用しても特に問題はありません。例えば We would like to make the dead-line(due-date) for this report on Tuesday 1 April. (私達はこちらのレポートの提出期限を4月1日(木)としたいと考えております。)のように使うことができます。

期限を確認するための表現

 期限が設定されている場合には、口頭で話をしてたとしても、確認の意味も込めてメールで期限の確認を送付し書面に残しておくことが必要です。社内向けには 「As you know the design specifications are due on Tuesday 1 April by 4pm. If you have any questions regarding your progress please contact me.」(ご存じの設計書の件ですが、提出期限は4月1日(火)午後4時までとなります。進捗状況で不明な点があれば私に連絡をください。)のような表現が使えるでしょう。

 相手がクライアントの場合はもう少し丁寧に 「I would like to remind you that the design specifications are due on Tuesday 1 April by 4pm. If you have any queries, please don't hesitate to contact me(our office) on XXXXXXXXXX.」(設計書の提出期限が4月1日(火)午後4時ということを確認させていただきます。お問い合わせの際は私(私ども)までご連絡ください。)といった文章を使ってみてください。

 また部下に進捗状況を確認する際は 「How are you progressing with the sign specifications? If you are having any issues with completing it on time/by the due date, please don't hesitate to contact me.」(設計書の進捗状況はどうですか?もし期限までに完了できなそうだったら遠慮せずに私まで連絡ください。)などがあげられます。誰に対してメールをする際にも「問題がある場合は連絡ください」という一文を入れることがマナーです。

期限を変えてほしい場合

 一度決定した期限に間に合わないのは避けたいことですが、どうしても間に合いそうになく期限を延ばしてほしい時などは 「Because I’m not able to finish my task by the due day, Could you please extend it?」(期限までにタスクが終わらなさそうなので期限を延長していただけませんか。)となるべく早い段階でお伺いを立てましょう。 

 期限に関する話というのはとても大切なので間違えてしまうと大変なことにもなりかねません。英語に自信がない場合は一度口頭で確認したとしても念のため確認メールを送るのがいいかもしれませんね!

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