1. 英語のビジネスメールで期限などを相談する時に知っておきたい単語と表現

英語のビジネスメールで期限などを相談する時に知っておきたい単語と表現

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 ビジネスシーンでは作業進捗を提出したり、決められた期限内に報告を行ったりすることはとても大切なことだ。

 そんな提出期限に関するメールのやり取りを英語で行うこともあるだろう。

 今回は、期限確認や期限変更のお願いを英語メールで行うときに使える英語フレーズを紹介していきたい。

ビジネスシーンで使える! 「期限」を表す英語フレーズ

 英語のビジネスメールで期限の相談をしたいが、どう切り出せばいいのかわからない……。

 普段から英語のビジネスメールに慣れていなければ、期限の相談をするための切り出し方がわからないこともあるだろう。

 そんな人は、まずは期限相談をするときに使える「基本的な英語のフレーズ」からチェックしてみてほしい。

ビジネス英語で「期限」は何という?

 「期限」は英語で「deadline」や「due date」という。

 2つとも意味の違いはなく、どのようなシーンに使用してもとくに問題はない単語だ。さまざまなビジネスシーンで使えるため、この機会に覚えておくといいだろう。

【ビジネス英語表現①】期限を決める

 先に紹介した「期限」という意味の英単語を使うと、期限を決めることを「set the deadline/due date」という。

「set the deadline/due date」を使った期限を決める英語表現

  • We would like to set the deadline/due date for this report on TuesdayApril 1.
    (私たちはこちらのレポートの提出期限を4月1日(木)としたいと考えております)

【ビジネス英語表現②】期限に間に合う

 期限を決める英語表現に加えて、「meet the deadline(締め切りに間に合わせる)」という熟語もあわせて覚えておこう。

 この熟語では、due dateよりもdeadlineを使うのが一般的だ。

「meet the deadline」を使った期限の英語表現

  • I'm doing my best to meet the deadline.
    (締め切りに間に合うように尽力を尽くしています)

期限を確認するためのビジネス英語の例文集

 また、期限の確認をするためのメールを送る場合には、書面に残しておくと安心だ。

 以下の表現を状況に応じて使い分けて、メールを作成しよう。

【ビジネスシーンで期限を確認する①】フォーマルな英語表現

 相手がクライアントの場合は、「I would like to」などの細かな英語表現に注意して、丁寧な言い方を心がけよう。

フォーマルな期限確認の英語フレーズ

  • I would like to remind you that the design specifications are due on Tuesday 1 April by 4pm.
    (設計書の提出期限が4月1日(火)午後4時ということを確認させていただきます)

【ビジネスシーンで期限を確認する②】カジュアルな英語表現

 社内向けや部下に期限の確認をする場合は、上記の表現ほど硬くする必要はない。

 そのため、多少カジュアルなフレーズを使っても問題ないのだ。

カジュアルな期限確認の英語フレーズ

  • As you know the design specifications are due on Thursday April 1 by 4pm.
    (ご存じの設計書の件ですが、提出期限は4月1日(火)午後4時までとなります)
  • How is your sign specifications coming along?
    (設計書の進捗状況はいかがですか?)

期限の確認メールを送る際に使えるビジネス英語表現

 期限の確認メールを送る際に、一緒に併用する「不明な点があれば私に連絡をください」という表現。

 英語メールでも不明な点があった場合の文言を加えると、期限を確認するやり取りがよりスムーズに進むだろう。

 「連絡する」を英語で表現する際には「contact me」や「ask me」、「let me know」などがよく使われる。

 「遠慮せずに」という表現をしたいのであれば、「feel free to〜」を加えるといいだろう。

期限の確認メールで使える「連絡をください」の英語例文

  • If you have any question, please feel free to contact me(our office).
    (不明な点があれば、私に連絡をください)
  • If you will not be able to meet the deadline, please feel free to ask me.
    (もし期限までに完了できなそうだったら遠慮せずに私まで連絡ください)
  • If you have any question regarding your progress, please let me know.
    (進捗状況について質問があれば、私に連絡をください)

期限を変えてほしい場合のビジネス英語フレーズ

 一度決めた期限に間に合わないことは避けたいが、どうしても間に合いそうにない場合は、早めに相手に伝えることが礼儀だ。

 たしかに期限に間に合わないことは、言い出しづらいかもしれない。

 だからといって連絡をしないのはご法度だ。とくにビジネスの場ではしっかりと英語フレーズを覚えて、メールで期限変更の依頼をするようにしてほしい。

ビジネスでは期限に間に合わない場合もしっかり英語で使って伝えよう

 期限変更をお願いする場合、まずは間に合わない旨を相手に伝えることが必要になる。

 「I'm afraid that〜」などの丁寧な表現を使うといいだろう。

期限に間に合わないことを伝える英語表現

  • I'm afraid that I will not be able to finish my task by the date you have asked for.
    (期限までにタスクが終わらなさそうです)

期限の延長を頼むビジネス英語フレーズ

 期限に間に合わない場合、期限を延ばせるかどうかを相手に相談するだろう。

 そんなときに使えるのが「期限を延ばす」を意味する「extend the deadline」という表現だ。

 なるべく早い段階で期限に間に合わない旨を伝えるほうが、相手の負担も減るだろう。

期限を伸ばせるか聞く英語表現

  • Would it be possible to extend the deadline?
    (期限を延ばすことは可能でしょうか?)


 ビジネスシーンで進捗報告をすることや、期限を守ることはとても大切である。

 期限の確認や変更がある場合は記事内で紹介した英語表現を使って、しっかりと相手に期限の変更依頼メールを送るようにしよう。

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