1. 電話で担当者が不在であることを英語で伝える方法

電話で担当者が不在であることを英語で伝える方法

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 担当者がいないときに英語の電話がかかってきても、なかなか「担当者は不在です」の英語フレーズがすんなり出てこないものだ。

 担当者の不在を英語で伝えるフレーズや注意点などをチェックして、どんな時でも電話相手に失礼のないように、担当者の不在を英語でスマートに伝えられるようになろう。

目次
+ + 担当者が不在な場合の電話対応!英語で不在を伝える際の注意点
+ + 不在時の電話で使える! 基本英語フレーズ
+ + 担当者の不在理由は? シーン別に電話で使える英語例文集
+ + 担当者の不在時、折り返し電話させるか聞く英語フレーズ
+ + 担当者不在時に電話でメッセージを受け取るときに役立つフレーズ

担当者が不在な場合の電話対応!英語で不在を伝える際の注意点

担当不在時の英語を使った電話対応①:不在の対応時もしっかり英語で名乗る

 担当者が不在時に英語で電話がかかってくると、焦って自分の名前を名乗り忘れてしまうかもしれない。

 しかし、担当者の不在時こそ、相手に対して誰が電話対応をしているのか英語ではっきりさせることが重要なのだ。

【例文】電話で名乗る英語フレーズ

  • This is[名前]talking from[会社名].
  • [会社名],[名前]speaking.

担当不在時の英語を使った電話対応②:不在時の電話の相手が誰なのか、英語でも聞き逃さない

 電話を受け取る際、担当者が不在の場合において1番重要なのが「相手の名前を聞くこと」である。

 英語では忘れられがちな、電話相手の名字(last name)もきちんと聞こう

担当不在時の英語を使った電話対応③:不在時の電話対応の際に内容を聞き返す英語表現

 電話となると、英語を聞き取ることは肉声のときよりも難しくなるもの。

 しかし、たとえ聞き取れなくても恐れずに聞き返して、担当者不在の対応をすることが大切だ。

 以下のフレーズを参考に、積極的に聞き返して英語で電話を受けよう。

【例文】電話で相手に聞き返す英語フレーズ

  • I’m sorry, I didn’t catch your name. (もう1度お名前をお伺いしてよろしいでしょうか?)
  • Could I ask who is calling, please?(どなたか教えておっしゃっていただいてもいいですか?)
  • Could you repeat that again?(もう1度繰り返しおっしゃっていただいてもいいですか?)
  • Pardon me./Excuse me.(失礼ですか、何とおっしゃいましたか?)

不在時の電話で使える! 基本英語フレーズ

 担当者の不在を伝える英語表現はいくつかある。

 急な英語の電話に、どう言ったらいいのか混乱するかもしれないが、基本的な英語フレーズを使えば場はしのげるはずだ。

 以下の英語表現の例を使って、電話の相手に不在を伝えよう。

【例文】今不在であることを伝える英語フレーズ

  • I'm sorry he/she is not here right now.
  • He/She is not available at the moment.
  • He/She can not come to the phone right now.

担当者の不在理由は? シーン別に電話で使える英語例文集

 不在の理由はその時々によって異なる。

 電話の相手に不在の旨を「具体的に」英語で伝えることが必要になるシーンもあるだろう。

 そんなときのためにも、ケース別の不在を伝える英語フレーズを覚えよう。

 不在の状況に応じて英語で返答することができれば、その後のやりとりもスムーズに進むだろう。

出張で不在のときの英語表現:「on a business trip」

【例文】出張で不在のときの英語フレーズ

  • He/She is on a business trip, and he/she will come back next week.(只今出張中です。来週に戻ります。)

席をしばらく外していて不在のときの英語表現:「not at his/her desk

【例文】席を外して不在のときの英語フレーズ

  • He/She is not at his/her desk at the moment.(今席を外しています。)

会議中で不在のときの英語表現:「in a meeting

【例文】会議で不在のときの英語フレーズ

  • He/She is in a meeting until 4pm.(午後4時まで会議でいません。)


担当者の不在時、折り返し電話させるか聞く英語フレーズ

 担当者が不在の場合でも、電話の相手は急な用事で電話を急いでるかもしれない。

 そのようなときには、英語でしっかりと折り返し電話の必要有無を聞けるとスマートだ。

担当者不在時に、折り返し電話をするか尋ねるときの注意点

 折り返しの電話を入れるときに大事なのが、相手の番号を聞くことである。

 必ずどの番号にかければいいのか、相手に聞くようにしよう。

【例文】担当者の不在時に、折り返しの電話を尋ねる英語フレーズ

  • I will ask him/her to call you back as soon as he/she gets back.

担当者不在時に電話でメッセージを受け取るときに役立つフレーズ

 担当者が不在のとき、電話の相手がメッセージを残す場面は少なくないだろう。

 積極的にメッセージを受け取るかどうかを相手に聞くと、後のやりとりがスムーズになるので伝言があるか聞くように心がけよう。

担当者が不在のときに電話でメッセージを受け取るときの英語表現

 不在時にメッセージを受け取ることを「take a message」、メッセージを残すことを「 leave a message」と英語では表現する。

【例文】不在時に電話の相手からメッセージを受け取る英語フレーズ

  • Would you like me to take a message?
  • I’ll give him/her your message when he/she gets back.
  • Would you like to leave a message?


 英語で不在の電話を受けることは難しいところもあるが、徐々に慣れていくことが大切。

 繰り返し練習をして、少しずつ英語フレーズを入れ替えたりしながら、別のシチュエーションにも対応できるようにしていこう。

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