1. 電話で担当者が不在であることを英語で伝える方法

電話で担当者が不在であることを英語で伝える方法

by Neil Kremer
 担当者がいない時に限って、英語の電話がかかってきます。出張中でいない、その一言が英語ではすんなり出てきません。担当者、出張中、不在などの単語はいくつかの言い方があり、それだけにとっさに迷うものです。しかしビジネスの場では、きちんと電話の相手に用件を伝えなければ、ビジネス自体が成り立たなくなってしまいます。相手に失礼のないように、担当者の不在を伝えてみましょう。

「担当者」の言い方

 担当者、という言い方は幾つかあります。その仕事についている人、という意味でなら the person in chargeですが、その仕事に対して責任を持つエンジニアは、という意味合いで使う時には responsible engineer(責任のあるエンジニア)とか responsible person(責任のある人)または sales representative (営業の人)という言い方をします。

 もし自分がたまたまそこにいて電話を取っただけなら、 the staff here is(are)という言い方や the members of this section are...というのもあります。電話口で”何々の担当者と話したい”と言われた時、自分がその担当者の名前を知っている場合には、 It’s Takahashi. He is...と話を続けて構いません。相手の人が担当者の名前を知っていて ”May I talk to Mr. Sasaki?”という風に聞かれた場合にも" He"で構いません。

不在の場合

 いません、出られません、休みですという時には not here / is away from his (her) desk / not present right now / absent todayなどと言います。

出張中の場合

 出張中は on the business tripと言います。

ケース別例文集

 ではまとめていくつかの例文にしてみましょう。実際に自分で使う時には、かかって来そうな状況に合わせて事前に作文して、電話の近くに置いておくことをおすすめします。

担当の者は出張中です … The person in charge is on a business trip.
スタッフは今不在です … The staff is not here right now.
彼女は今日休んでいます … He is absent today.
山田は社内にいません … Yamada is out of office right now.
彼は今ちょっと電話に出られません …  He can’t come to the phone right now.
彼女は今少し席をはずしています … She is not at her desk right now.
課員は会議中です… The members of this section are in a meeting.

折り返し電話させるか聞く場合

 担当者が女性の場合は" Would you like her to call you back?"となります。実際の例を見ていきましょう。

 I’m sorry; Mr. Tanaka, the person in charge, is on a business trip. He will be back in the office on Wednesday. Would you like him to call you back?
「担当の田中は出張中です。月曜日には戻りますのでお電話をさせましょうか。」


 英語での電話は難しいところもありますが、徐々に慣れていくことが大事です。繰り返し練習をして、少しずつ単語を入れ替えた作文をすることで別のシチュエーションにも対応できるようにして行きましょう。

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