1. お詫びのビジネスメールを英語で書く時に気をつけたい4つのポイント

お詫びのビジネスメールを英語で書く時に気をつけたい4つのポイント

 仕事で何か失敗をして相手をすごく怒らせてしまった時は、きちんとしたお詫びのビジネスメールを書くことが極めて重要です。今回は英語でお詫びをする必要がある時に気をつけたい4つのポイントをご紹介します。

1. できるだけ早く

 お詫びをする必要があるとなったら、なぜそうなってしまったのか、間違いや失敗など問題のバックグランドの詳しい状況について確認をしてください。そして、それに対してどうすればいいのかをきちんと筋道立てて考えることが必要です。そこまで明確になったら、できるだけ早くメールを送るようにしましょう。

2. メールは見やすく

 英語のビジネスメールでお詫びをするときには、Times RomanやGeorgiaのようなセリフフォントを使うようにしましょう。また、会社のロゴや会社名、住所、電話番号を見やすいようにメールに挿入するようにすることもポイントです。お詫びのメールを受け取って相手が何か質問したいと思った時にすぐに連絡ができる状態にしてください。見やすさなどもメールを送る上で非常に重要になります。自分の言いたいポイントがきちんと相手に伝わるように、改行なども意識的に行うようにしましょう。

3. お詫びの文章はメールの最初に

 明確にお詫びの意思を示すために、メールの最初の部分にお詫びの文章を書きます。 “Please accept my deepest apologies for our mistake in regard to...”(私どもに間違いがありましたことを、深くお詫び申し上げます)や、 “We apologize for whatever inconvenience this may cause you.”(私どもの不手際で多大なご迷惑をおかけしてしまい心よりお詫び申し上げます)のような文章を使い、できるだけ丁寧にお詫びを伝えるようにしましょう。そのあとになぜこのようなことになってしまったのか、その原因を簡潔に伝えるようにしてください。

4.解決策は具体的に

 相手にとって重要なのは間違いの原因ではなく、これからどのような対応をするのかという解決策の部分です。このことに関しては、具体性を持った説明にする必要があるでしょう。また、そのような間違いを今後起こさないために行っていくことも相手との関係を継続していく上で欠かせません。 “We accept full responsibility for the mistake and I assure you we are taking the necessary steps to prevent it from happening in the future. ”(私共が全責任をもって、将来このようなことが起こらないように必要な処置を行うことを保証します)や、 “To ensure that this does not happen again, we are installing new back-up systems, creating an internal auditing team.”(このようなことが再び起きないように、新しいバックアップシステムや、内部監査のチームを設置します)など、短い文章で将来どのように努力するかを相手に伝えるようにしてください。

 普段日本語を使っている人にとって英語でお詫びを伝えるのは難しいかもしれませんが、今回あげた4つのポイントを意識して、相手と今後も良い関係を築いていけるように努力してみてください。

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