1. 英語のビジネスメールで質問したいと思った時に知っておきたいポイント

英語のビジネスメールで質問したいと思った時に知っておきたいポイント

 英語でビジネスメールを書く際に、文中で相手に質問したいことがあった場合どう書いたらいいのでしょうか。英語でメールをする際に質問を書く方法はいたって簡単です。基本フレーズを、相手の立場を考えてフォーマルにしたりカジュアルにするだけで様々なシーンで文章が使えるようになります。 ということで今回は、英語のビジネスメールで質問を送るときのポイントについて紹介したいと思います。

対社外にはフォーマルな表現を

 自分のお客様や取引先にメールを送るときは質問もフォーマルに書きましょう。例えば相手があなたの会社の財務処理をしている取引先だった場合、「Would you please assist me in obtaining the report on the company finances?」(弊社の財務報告書をいただけますでしょうか?)となります。このassist meという表現をつけるととてもフォーマルになります。そのため、それほど丁寧である必要のない相手に同じ内容のメールをする場合は、このassist meを文中から省いて使用してください。

対社内に使える表現

 自分がよく知っている社内の人に対しての場合は「Can you help me in writing the report on the company finances please?」(財務報告書を書くのを手伝ってもらえない?)となります。ビジネスシーンである場合は、どんなに相手が親しくなってもpleaseを付けることを忘れないでください。このpleaseをつけないと品のよくない印象を与えかねません。ちなみになにかを教えてもらいたい場合は、「Can you suggest a way to ~please?」という表現になります。

問い合わせをしたい場合

 相手の製品に興味があり問い合わせをしたい場合などは、また文章の書き方が違ってきます。まずタイトルですが、相手がわからない場合はご担当者様という意味で「Dear Sir or Madam」や「To Whom It May Concern」などの表現を用います。そして、軽い自己紹介(社名と名前を伝えます。)の後、必要であればあなたの会社の会社概要を伝えます。例えば「We develop and sell many kinds of software for E-Commerce.」(私達はEコマース関連のソフトウエア製品を開発、販売しております。)のように簡単に一文で書きます。

 実際の質問の部分ですが「Because we would like to find out if it suits our product, Would you please send the sample to us?」(私達の製品に適合するかを確認したいのでサンプルを送っていただけないでしょうか?)のような書き方が一般的でしょう。ここで重要なのが、質問の際に必ず理由を表現する「Because~」もしくは「As ~」を文頭に置くということです。これを明確に伝えることがビジネスシーンの問い合わせでは非常に重要になります。

 相手や場面によって質問メールの送り方は変わってきます。ぜひ参考にしてみて下さい。

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