1. 英語のメールでの的確な報告文の書き方

英語のメールでの的確な報告文の書き方

by geezaweezer
 企業の繋がりが国際的に発展した現代では、インターネットを広く活用し、英語でのメールのやり取りも頻繁に起きています。さらに、報告文のやり取りでは相互の意思疎通や仕事の進め方など、信用問題にも関わってきます。実際の英文メールや報告文の作成に役立つような、文章の組み立て方を紹介していきます。

最初は要点を書き出す

 今時の文章の構成は「起承転結」ではなく、「序破急」だと言われています。トピックを持ち出し、展開し、結論へと急ぐということです。シンプルで必要な情報を伝えるのが最優先なので、まずは柱をしっかり作っておきましょう。
メインの「序」「破」「急」で3つのセクションがあり、それぞれをさらに3文ずつに増やし、「序」の中でも小さなテーマで「序破急」を繰り返していきます。

 例えば、提携しているA社に改善して欲しい点があると言った場合、「序:現状」「破:業績を上げるには」「急:改善を要求」を展開し、「現状:(序)直近の状況(破)以前との比較(急)改善すべき点の発覚」と展開する方法があります。
日ごろの協力への謝意や挨拶などは、最後の飾りです。

具体的な情報を

 国内でのビジネスでも、常識ではありますが、報告文はあくまで「伝える」ためのものなので、全ての情報を記しましょう。日付、数値、量、そして状態についても記すようにしてください。もしわからない、見通しがついていない課題があれば、それも記述します。徹底して書こうとするのなら、現状についてもより詳しい書き方ができるはずです。

 例えば、「保留」の状態のものがあっても、それが保留になっている理由を書いたり、ある程度日数をおいてから開始できるものなのか、予定の見込みがほぼないのかと、可能な限りストレートに書きましょう。「あいにく~できないようです」ではなく、「できません。その理由は…」と伝えることが、効果的で時間の節約にもなります。
専門用語、固有名詞、大切な単語は文中に必須です。それを外さず、必要な要件は何度も繰り返して伝えましょう。

接続詞は大切

 しっかり情報を伝えるため、論理だてるときには接続詞をつけるとわかりやすくなります。段落の最初につける接続詞は、特に大切です。「まず」「はじめに」のFirst,
「次に」「第二に」 Second,Then,「結論として」 Finally,Therefore,「最後に」In the end,などがありますが、結論の前置きに接続詞を挟むと、数倍効果的です。並列のAnd、反論のBut、提案のOrなども抑えておきましょう。


 以上英語の報告文をメールで送る書き方を紹介しました。報告文なので自分だけが理解していれば良いというものではありません。しっかり相手に伝えるために分かりやすいメールを作成しましょう。

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