1. 【基本編】失礼のないビジネスメールを送るのに押さえておきたい3つのコト

【基本編】失礼のないビジネスメールを送るのに押さえておきたい3つのコト

 ビジネスを行うのであれば、ビジネスメールをやりとりすることは必須のスキルといえます。しかし、会社に入って先輩などにメールの使い方を教えてもらっても早々身につくものではありません。そんなときこれだけは押さえておきたいビジネスメール作成で大切なことをご紹介します。

大切なのは相手に内容が伝わるかどうか

 まず最もビジネスメールで大切な事は「相手に伝わりやすい」という事です。通常のメールのやりとりでも同様ですが、メールは相手に伝えるべき事があるから送るものなのです。要点はわかりやすいように箇条書きにまとめたり、相手にしてほしい事や期限に関しては、括弧づけをするなどの用法を用いましょう。

ポイントは挨拶と締めの言葉

 相手に失礼な印象を与えない事に肝心なのは挨拶と締めの言葉です。「お世話になっております。」「はじめまして、〇〇と申します。」などのよく使用される文または季節やトピックスに関連する形で必ず挨拶文を入れ、締めの言葉には特に気を使って「お忙しいとは存じますが何卒お願い申し上げます。」や相手に気遣いを忘れないようにすると印象が良いでしょう。

へりくだりすぎて長くなる文章はNG

 特にクライアントなどとメールをやりとりする場合は「丁寧な言葉遣いを心がけなければ」という思いからかしこまりすぎた文章になったり、意味がわかりにくい文章になってしまっている事があります。また無駄な文章を間にはさんでしまい、意味がわかりづらくなってしまうこともあるでしょう。丁寧さを心がける事は大切ですが、あくまでも簡潔で丁寧な文章を心がけましょう。



 以上3点、失礼のないビジネスメールを送るのに押さえておきたい3つのコトをご紹介しました。他の注意点としては業界や会社ごとのメール文化が多くありますので、上司のメールなどを気にかけながら自分のメール作成のスタンスを持っていくと良いでしょう。メール作成の際迷った時は是非基本に立ち戻って活用してみて下さい。

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