1. 英語で報告書をまとめるときの基本的な書き方

英語で報告書をまとめるときの基本的な書き方

 取引先が海外の企業だったり、上司が外国人だったりすると英語で報告書を作成することが必要になります。日本語でさえ報告書を作成するのは大変なのに、ビジネス英語で報告書を作成するのはかなりの苦労を要します。しかし、自分の実績を評価してもらうために報告書は大変重要です。読み手にわかりやすい英語の報告書の書き方を学びましょう。

報告書に必要な要素

 日本語でも英語でも共通して言えることですが、報告書は読み手が内容を理解できることが重要です。そのためには、まず自分が報告したい内容を明確にして余計な情報を入れないようにします。

 そして、内容の深さは読み手の知識に合わせて決めます。あまり知識のない相手に詳しい内容を書いても、興味を持たせることはできません。逆に知識がある読み手に対して簡単な内容の報告書を書いたら自分の能力を疑われてしまいます。読み手のことをしっかり調べ、読み手に合った報告書を作成しましょう。また、結論は初めに明確にし、その過程を説明していくようにするとわかりやすい報告書になります。

報告書の基本的な構成

 英語の報告書は

1. Executive summary
2. Introduction
3. Analysis
4. Conclusion

 の4段階で構成されます。

 はじめに「Executive summary」といわれる要約があります。ページ数が多い報告書には特にこの要約が必要です。「Executive summary」があると、読み手がまず要約を読み、報告書の概要を把握してから本文を読むことができます。作成時は報告書が完成した後に「Executive summary」を書きます。

 次に「Introduction」で、報告書の目的を記します。報告書を作成するに至った経緯や、問題の分析、結論の要点などを段階を踏んで客観的に書きます。「Introduction」も報告書を作成した後で書くことが一般的です。

 「Analysis」では、問題点の提起、報告書を作成した上での新たな発見、資料の分析などを報告します。「Analysis」は報告書の一番重要な部分になります。

 「Conclusion」では結論を記します。分析結果や結果に基づいた提案などを客観的な視点で報告します。最後に、この一連の流れから生まれた改善策を書きます。ここでは自分の主観的な意見や情報を記載します。

 以上のような構成で作成すると、読み手に伝わりやすい報告書ができます。企業や部署によって報告書の形式が決まっている場合はそれに従いましょう。

わかりやすく洗練された報告書を作成する方法

 日頃からビジネス英語の報告書に役に立つレポートを整理してまとめておくと良いです。報告書に記述したいポイントをまとめて日本語で作成したものを英訳したり、出来上がった報告書を英語が得意な人に確認してもらったりして、間違いのない書類に仕上げましょう。最近ではWordなどにダウンロードできるテンプレートもあるので、そちらを利用してスマートな報告書を作成するのも一つの手段でしょう。


 形式をきちんと守れば、英語の報告書だからといって的外れなものになる心配はあまりありません。伝えたいことをハッキリさせてわかりやすい報告書を書きましょう。

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