1. 歓迎会の幹事を初めて行う人が実践すべき「準備」の手順

歓迎会の幹事を初めて行う人が実践すべき「準備」の手順

by [cipher]
 新入社員や新しいスタッフの歓迎会は、新入社員が自然に先輩たちと馴染めるような、和やかな会にする必要があるでしょう。その幹事に当たる人は、まずそのことを自覚して、万全な準備をしなくてはなりません。ここでは主に、初めて幹事を任された人のための、準備の基本的な手順を紹介していきます。

手順1. 開催日の調整と決定

 開催日の日程を調整し、決定するが準備の最初の手順です。まず、部内の歓迎会であれば部長、課内なら課長、あるいは担当重役が参加するのが恒例であればその重役に、複数の日程案を出してもらいます。小規模な会社であれば、社長が参加することもあるでしょう。いずれにせよ、参加するメンバーのトップの人の都合が良い日を確かめます。次に、歓迎会の主役となる新入社員や新しいスタッフと日程を調整し、候補の中から最適な日程を決定します。

手順2. 会場の選択と仮押さえ

 次に会場を決め、仮押さえをします。毎年同じ会場を使うことが決まっていなければ、会場のセレクトが幹事の腕とセンスの見せ所になります。「歓迎会が成功するかどうかの5割ぐらいは、会場選びにかかっている」ぐらいのつもりで、準備するといいでしょう。

 そのためには、豊富な情報が必要になります。会社から近いというのが第一条件ですが、その中で出来るだけ多彩な情報を収集するよう努めます。インターネットで調べるだけでなく、普段利用している店や、気になっている店、あるいは改めて町を歩いてみるなどして情報を収集するのも効果的な方法です。

 そして店の規模、雰囲気、予算に応じて最終決定。次に、およその参加人数を店に伝え、仮予約をするという手順になります。店の選択は、新入社員の「ウケ」を狙いすぎてしまうと、かえって盛り上がらないというケースもあるので、「出来るだけ多くの参加者が満足できる店」という観点で比較・検討すると良いでしょう。

手順3. 案内状作成と参加人員の把握、進行スケジュールの作成

 日時と会場が決まったら、歓迎会の案内状を作成します。メールで行うというケースもあるでしょう。簡潔な文面で必要なことを伝え、参加を呼びかけます。締め切りを設定し、参加・不参加の返事をもらい、参加人数が確定したら店に連絡し、最終人数を伝えます。

 それと並行して、当日の進行スケジュールを作成。余興やゲーム大会などの趣向を練っていきます。これが、会場選びに次ぐ、幹事の腕の見せ所と言っていいでしょう。さらに、参加人数が決まったところで、会場での席順も考えておきましょう。これは忘れやすい準備ですが席順を決めておくと、当日の進行がスムーズにいきます。

 特に気をつけたいのは、出来るだけ早く会場を仮予約することです。宴会のシーズンですから、参加人数が確定するまで待っているうちに予約が埋まってしまうということも、十分考えられます。常に早め早めの行動を心がけましょう。


 以上、初めて幹事を任された人のための、準備の基本的な手順を紹介してきました。「幹事」というポジションをきっちりこなすことは、社内の評価を高めることにも繋がります。幹事を任されたけど、何から始めようか…と頭を抱えている人は、ここで紹介した手順に沿って歓迎会の準備を進めていって下さい。

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