1. 英語で報告書を書く時の書き出しのフレーズ

英語で報告書を書く時の書き出しのフレーズ

 ビジネスシーンで英語の報告書を書く機会がある人は基本的な報告書の言い回しを覚えておくと便利です。特に、書き出しの文章はパターンが決まっていますので頭に入れておくと簡単に報告書が書き始められます。英語でビジネスの報告書を書く時の注意点と書き出しの文章を、種類別に紹介します。

業務報告書の書き出し

 日本語でも英語でも、業務報告書の形式は次のようにまとめていくとすっきりします。まず、何についての報告書なのか、目的から書き出し、次にこの報告書を書くに至るまでの経緯を説明します。次に、その経緯を通してどのような結果が出たのか気付いた点などをまとめ、最後にこの報告書においてどのような意義があるのか、自分の主観も入れて意見を書くのです。

 書き出しの文章としては、「This is the report on our sales figure in March 2014.(本件は、2014年3月の営業成績に関するものである。)」や、「In this report, I’ll compare the differences of software A and B for our company use.(この報告書では、我が社での使用における、ソフトウェアAとBの違いを比較した。)」などが便利です。最初から英語で書き上げる自信のない人は日本語でまとめてから英訳してもいいでしょう。

メモ、メールの書き出し

 メモやメールは、報告の要点を簡単に伝えるものです。業務報告書よりは、肩の力を抜いて書ける簡易なもので、その分早く伝えることを目的としています。これらで大切なのは余計なことを書かずに要点だけを書くことです。わかりやすいように箇条書きにしてもよいでしょう。

 メモなら「To James,」(同僚へ宛てた場合)、「To Mr. Wilson, 」(上司へ宛てた場合)で、書き出して伝えたいことを書いていきます。「These are the important requests from ABC Software.(以下の点が、ABCソフトウェア社からの重要な容貌です。)」など、この場合も目的から書き出していきます。

 メールの書き出しは、顧客への文書であれば「Dear Mr.Brown」などではじめますが社内文書であれば「Hi James,」でOKです。ただし、相手が上司の場合は「Hi,」は失礼なので「Good morning,」などと書き出しましょう。その後はメモのようにいきなり用件を書き出してかまいません。読む相手も忙しいことを念頭に、簡潔に文章をまとめましょう。もし添付書類があり、ただ単に「添付書類をご覧下さい」と言いたい時は「Please find the attached document.」と書き添えましょう。


 いかがでしょうか?状況に応じて使い分けられるように、ストックはいくつかのパターンを用意しましょう。一気に全部覚えなくても、使用頻度の高いものから少しずつ覚えると効率が良いです。

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