【シーン別】すぐマネできる英語メールの例文・フレーズとポイントを徹底解説！

ただでさえ難しいビジネスメールを、英語で書くとなるとさらに難しく感じる人も多いのではないでしょうか。

本記事では英語のビジネスメールの書き方について、場面別にポイントと合わせて紹介します。

海外の会社とやりとりをするビジネスパーソンが覚えておきたい英語フレーズを紹介するので、フレーズを活用して、ビジネスメールを書けるようになりましょう。

英語のビジネスメールを書くときの3つのポイント

英語でメールを書くときには日本語で書いた原稿をただ英語に訳すだけでは、ニュアンスや意味が異なり、拙い文章になる可能性があります。

日本語を直訳するのではなく、自分の伝えたいことを英語で考えることが大切です。

まずは、英語のビジネスメールを書く際のマナーやポイントをご紹介します。

ポイント①簡潔に書く

英語のビジネスメールを書くときの1つ目のポイントは、「簡潔に書くこと」です。

日本語は遠回しな表現で敬意を示すことが多いですが、海外ではくどい表現はあまり好かれません。

季節の挨拶やまわりくどい伝え方をして長々と文章を書くのではなく、メールの内容を明確にし、簡潔に用件を伝えましょう。

簡潔な文章を書くことで、相手の時間短縮にも繋がります。

特に英語が苦手な場合は、まわりくどい伝え方をすると、相手に意図が伝わらず失敗するケースも多いものです。シンプルな英語で簡潔に伝えましょう。

ポイント②フォーマルな表現を使う

英語のビジネスメールを書くときの2つ目のポイントは、「フォーマルな表現を使うこと」です。

いくらフレンドリーな海外のビジネスパーソン相手であっても、会話をするときと同様に「gonna」などの省略語を使うことは避けましょう。

ビジネスシーンなので、「going to」としっかり書く必要があります。

以下ではやってしまいがちな省略形と、正しい書き方をご紹介します。以下の例を参考にして、ビジネスメールでは書かないようにしてください。

また、英語には日本語でいう敬語にあたるものは存在しませんが、「丁寧な表現」はあります。　

「Will／Can you〜？」の代わりに「Would／Could you〜？」とするなど、助動詞を過去形にして使うことでより丁寧な印象を与えましょう。

ポイント③伝えたい内容を書き出す

英語のビジネスメールを書くときの3つ目のポイントは、「伝えたい内容を書き出すこと」です。

いきなり本文を書き始めると、内容にまとまりがなくなってしまいます。

そこでメールを書き始める前に「内容を書き出す」作業をしてみてましょう。メールで伝えたい内容を箇条書きなどで簡潔に書き出して、何を伝えたいか確かめます。

内容を書き出した後に、内容に漏れがないかどうかを併せてチェックすれば完璧です。

伝えたいことがたくさんある場合には、メールの本文にも箇条書きにしたポイントを記載すると親切です。

英語のビジネスメールの書き方を学ぶ方法は？

英語のビジネスメールの書き方は、日本とルールが違うこともあるので難しく感じるかもしれませんが、練習することでストレスなく執筆できるようになるでしょう。

以下で紹介する練習方法を通して、積極的にビジネスメールの書き方を身につけていきましょう。

英語のビジネスメールの学び方①他人から習う

英語のビジネスメールの学び方の1つ目は、「他人から習うこと」です。

ネイティブスピーカーからメールが届いたら、ただ内容をチェックするだけでなく、メールの構成や英語表現を見て勉強をしましょう。

相手のメールと似た内容のメールを送る際、テンプレート代わりにも使用できます。

他人のメールから学べることはたくさんあるため、参考になるメールはどこかにまとめて保存しておくといいでしょう。

英語のビジネスメールの学び方②添削を頼む

英語のビジネスメールの学び方の2つ目は、「添削を頼むこと」です。

自分の書いた文章に自信がない場合は、英語が得意な上司や同僚に添削をしてもらいましょう。

添削された文章をそのまま送るのではなく、直されたところをチェックしてみてください。

どういう意図で修正されたのか、なぜ修正されたのかをきちんと考えることで、同じ間違いの再発を防げます。

添削を繰り返していくうちに、自然と英語でのメールの書き方が身についてきます。

チェックされた場所をノートにまとめて、自分の弱いところを補って、徐々に一人でも正しい英語メールを書けるようになりましょう。

周りに添削を頼める人がいない場合は、オンラインで添削を依頼するのも方法のひとつです。添削サービスを利用してみるといいでしょう。

英語のビジネスメールの学び方③テンプレートやフレーズから学ぶ

英語のビジネスメールの学び方の3つ目は、「テンプレートやフレーズから学ぶこと」です。

はじめから他人に習うのは、はばかれる人にはテンプレートやフレーズから学ぶ方法がおすすめです。

よく使われる英語表現を覚えると、英語表現を少し直して自分の言いたいことが言えるようになります。

使いたい表現を探して、フレーズをひとつひとつ覚えていくようにしましょう。

英語のビジネスメールの書き方【件名編】

英語のビジネスメールの学び方を押さえたあとは、たくさんの表現から学んでいきましょう。以下ではたくさんの英語表現をご紹介します。

英語のビジネスメールの学び方の3つ目にあるように、自分のメールに活用できそうな英語表現を覚えて、メールを書くときに活かしてください。

まずは、件名の書き方から見ていきましょう。

件名の書き方ポイント①スタンダードに書く

ビジネスメールの件名では、本文の内容を簡潔にまとめることが大切です。

相手はたくさんのメールが送られてきているので、件名だけを見て、どのメールを見るのか、返信をするのか優先順位を付けます。

相手が件名を見ただけで、どのような内容のメールかわかるようにすることが重要です。迷惑メール、スパムメールだと思われるような「Hello!」「Hi!」といった単語だけの件名は避けるようにしましょう。

以下では、よく使われる英語表現の件名の書き方をご紹介します。

件名の書き方ポイント②名前を入れる

もし相手が自分を把握していない場合は、件名に名前を入れましょう。

誰かを通じて連絡先を得た場合も件名に名前を書くと相手に伝わるので、メールを開封してもらう可能性が高まります。

英語のビジネスメールの書き方【書き出し編】

次に、英語のビジネスメールにおける書き出しのポイントを説明します。

英語のメールをどう書けばいいかわからなくて、手を止めてしまっている人は、以下の例を参考にしてまずは書き始めてみましょう。

書き出しのポイント①宛名＆挨拶

本文のはじめには、宛名と挨拶を書きます。

日本語の「〜へ」は英語では「to」を使います。

しかし、ビジネスメールだと「〜様」のように敬意を表した表現を使うほうが好ましいです。

「〜様」のように敬意を表すには「Dear」を使います。

「Dear」の後に、敬称を付ける必要があります。以下で紹介している敬称を覚えておきましょう。

相手の性別がわからない場合は、「Dear +フルネーム」や「Dear Mr./Ms.+フルネーム」と書きましょう。

日本語で「田中様」だと、男性の場合は「Dear Mr.Tanaka」結婚していない女性の場合は「Dear Mrs.Tanaka」と書きます。

また、宛名の下には軽い挨拶文を入れましょう。

「Good morning／afternoon／evening」が一般的な挨拶です。

「I hope you're doing well」のような丁寧な挨拶文を書いてもいいでしょう。

書き出しのポイント②自己紹介

本文に入る前にはきちんと自己紹介をしましょう。

自己紹介では「名前・会社・部署」を書きます。

もし相手と面識がない場合は、自分の勤めている会社の説明もしましょう。

【シーン別】英語のビジネスメールの書き方【本文編】

続いて、英語のビジネスメールの本文の書き方をご紹介します。

6つの場面別の内容を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

内容の書き方①目的を伝える場合

まずは「目的を伝えるとき」の英語のビジネスメールの内容の書き方をご紹介します。

本文では何のためにメールを送るのか、目的を明確にして書く必要があります。

「I am writing to〜（〜について書いています）」や「I would like to〜（〜をしたい）」などの表現を使い、どうしてメールを送ることにしたのかを伝えましょう。

内容の書き方②報告文の場合

次に、「報告文を書くとき」の英語のビジネスメールの内容の書き方をご紹介します。

報告文を書くときは、具体的な内容を書きましょう。

「〜知らせる」を英語で表現するには「let you know」や「inform」を使います。

内容の書き方③お詫びのメールの場合

次に、「お詫びのメールを書くとき」の英語のビジネスメールの内容の書き方をご紹介します。

一般的にお詫びの表現は、「sorry」や「apologize」を使います。

「apologize」のほうが少し硬い謝罪になります。強い謝罪の気持ちを表したいときには、「apologize」を使うようにしましょう。

内容の書き方④転勤の報告の場合

次に、「転勤の報告するとき」の英語のビジネスメールの内容の書き方をご紹介します。

日本でのビジネスマナー同様、転勤することになった場合も、しっかりクライアントに伝える必要があります。

情報の行き違いによって仕事に支障が出ないようにするためにも、早めに報告しましょう。

内容の書き方⑤クレーム対応の場合

次に、「クレーム対応をするとき」の英語のビジネスメールの内容の書き方をご紹介します。

クレームの連絡であっても、まずは連絡をしてくれたことへのお礼の気持ちを伝えましょう。

クレームメールに対応する場合、以下の表現が使えます。

内容の書き方⑥ファイルを添付している場合

最後に「ファイルを添付していることを伝えるとき」の英語のビジネスメールの内容の書き方をご紹介します。

メールにファイルを添付する際は、ファイルが送れていない場合を考慮に入れて、添付した旨を本文で伝えるようにしましょう。

送付したファイルが複数ある場合は、何件送付したのか、またファイルの名前も共有しておくと親切です。

英語のビジネスメールの書き方【結び編】

最後に、英語のビジネスメールを結ぶ書き方をチェックしましょう。

内容を書き終えても、メールはまだ終わりではありません。最後まで気を抜かずにメールを作成してください。

結びとして、まず「Thank you」とお礼を述べましょう。

お礼の言葉を述べたら、改行してから数行空けて「Best Regards」や「Sincerely」と書きます。

その下に名前を書けば英語のビジネスメールの完成です。メールの最後には署名を書くことも忘れないようにしてください。

英文ライティングアプリを活用するのもおすすめ

英文ライティングに悩んだ際に「まわりに聞ける人がいない……」という人も多いでしょう。そんな人におすすめのツールは、イスラエルのGinger Softwareが開発した英文ライティングツール「Ginger Widget」です。

「Ginger Widget」の基本機能は、文法とスペルの修正です。

修正機能のすごいところは文脈を把握したのち、英文を不自然にならないように修正してくれる点です。別サイトの翻訳機能と平行して使うとより正確さが増すでしょう。

また、入力した英文をネイティブ級のフレーズに修正してくれる機能もついています。

間違ったものを修正するだけでなく、さらにナチュラルな英文を作成するのに役立ちます。

「Ginger Widget」を使うだけで、ネイティブレベルの英語メールを作成できます。

無料で使えるので、一度使ってみてはいかがでしょうか。

英語のビジネスメールで使えるフレーズをストックしておこう

本記事では、英語のメールの書き方について、例文とポイントを紹介してきました。

ビジネス英語は難しいと感じるかもしれませんが、フレーズを覚えたり、数を重ねていったりするにつれて慣れていきます。

英語のビジネスメールの書き方がわからない場合は、ぜひ本記事を参考にしてメールを作成してください。

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