1. 【英語のビジネスメールマナー】ファイルを添付する時に気をつけるべきこと

【英語のビジネスメールマナー】ファイルを添付する時に気をつけるべきこと

by kla4067
 英語でビジネスメールを送付する時、ファイルの添付はどうすれば良いのでしょうか?添付の仕方やマナーについては、通常のメールのやり取りとほとんど同じですが、英語となると色々考えてしまい、なかなか送れずにいるという経験をした人は多いと思います。ここでは、そんな時のために一度読んでいただきたい、英語のビジネスメールにファイルを添付する際の注意事項を紹介していきます。

ファイル自体で気を付けること

 まずファイル自体ですが、ファイル名は半角英数字で書くようにしましょう。日本語のファイル名だと文字化けしてしまう可能性があります。ファイル形式ですが、これは日本語のファイルでも同じですが「JPEG」「PDF」「txt」等が環境を選ばず開くことが可能ですし、Word、ExcelもオフィスのPCであれば、ほとんど閲覧できるでしょう。

文中でも添付ファイルがあることを伝える

 文中にも添付ファイルがあることを書くと良いでしょう。書き方としては「I have attached the report.」(レポートを添付しております。)や「Please find the attached report.」(添付のレポートをご確認ください。)が良いかもしれません。

 また、添付ファイルの内容についてメールの文中で解説する必要はありません。また、送付した添付ファイルについて確認や返信が欲しい場合はその旨を伝えましょう。確認後のアクションについて何も記載がない場合は、それが日本では返信必須なメールだったとしても、返信が来ない場合が多いです。

 
 以上、英語のビジネスメールにファイルを添付する際の注意事項を紹介してきました。相手からの評価を下げてしまわぬよう、最低限の配慮を払ってメールを送るようにしましょう。その時は、ここで紹介したことをぜひ参考にしてみて下さい。

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