1. 【英語ビジネスメールの書き方】場面別の例文&ポイントまとめ

【英語ビジネスメールの書き方】場面別の例文&ポイントまとめ

【英語ビジネスメールの書き方】場面別の例文&ポイントまとめ 1番目の画像

 近年では、英語でメールを書く場面も増えてきた。

 ただでさえ難しいビジネスメールだが、英語で書くとなるとさらに骨が折れるもの。

 海外とやりとりをするビジネスパーソンとしては、英語のメールの書き方は覚えておきたいところだ。

 本記事では英語のビジネスメールの書き方について、場面別にポイントと合わせて紹介しよう。

目次
+ + 英語のビジネスメールの書き方ポイント
+ + 英語の「ビジネスメールの書き方」を学ぶ方法
+ + 英語のビジネスメールの書き方【件名編】
+ + 英語のビジネスメールの書き方【書き出し編】
+ + 英語のビジネスメールの場面別書き方【本文編】
+ + 英語のビジネスメールの書き方【結び編】
+ + 【英語のメールの書き方】英文ライティングアプリ

英語のビジネスメールの書き方ポイント

 日本語で書いた原稿をただ英語に訳すだけでは、ニュアンスや意味が異なり、拙い文章になりかねない。

 しっかり英語でビジネスメールを書く際のマナーやポイントを抑えよう。

【英語メールの書き方ポイント①】簡潔に書く

 英語でメールを送る際は、「簡潔に」書くことを心がけたい。

 日本語は遠回しな表現で敬意を示すことが多いが、海外ではくどい表現などはあまり好かれないもの。

 長々と文章を書くのではなく、2〜3文で簡単に用件を伝えよう。

 メールの内容を明確にすることでより確実に相手に伝わるはずだ。

【英語メールの書き方ポイント②】フォーマルな表現を使う

 ビジネスメールでは「フォーマルな表現」を使おう。

 いくらフレンドリーな海外のビジネスパーソン相手とはいえ、会話するとき同様に「gonna」などの省略語を使うことは避けたい。

 ビジネスシーンなので、「going to」としっかり書く必要がある。

 また、英語には日本語でいう敬語にあたるものは存在しないが「丁寧な表現」はある。 

 「Will/Can you〜?」の代わりに「Would/Could you〜?」という表現を使うことでより丁寧な印象を与えられるだろう。

【英語メールの書き方ポイント③】内容を書き出す

 いきなり本文を書き始めると、内容にまとまりがなくなってしまう。

 そこで「内容を書き出す」作業をしてみてほしい。メールで伝えたい内容を箇条書きなどで簡潔に書き出してみよう。

 内容を書き出した後に、内容に漏れがないかどうかを併せてチェックすれば完璧だ。

英語の「ビジネスメールの書き方」を学ぶ方法

 英語のビジネスメールの書き方は練習することで、上達する。

 以下で紹介する練習方法を通して、積極的にビジネスメールの書き方を身につけていこう。

【英語メールの書き方練習①】他人から習う

 「他人から習う」練習方法は簡単に活用でき、おすすめだ。

 ネイティヴスピーカーからメールが届いたら、ただ内容をチェックするだけでなく、メールの構成や英語表現も見てほしい。

 相手のメールと似た内容のメールを送る際、テンプレート代わりに使用することができる。

 他人のメールから学べることはたくさんあるため、参考になるメールはどこかに保存しておくといいだろう。

【英語メールの書き方練習②】添削を頼む

 自分の書いた文章に自信がない場合は「添削を頼む」ことは1つの手だ。

 添削された文章をそのまま送るのではなく、直されたところをチェックしてみてほしい。

 どういう意図で修正されたのか、なぜ修正されたのかをきちんと考えることで、ミスの再発を防げる。

 添削を繰り返していくうちに、自然と英語でのメールの書き方が身についているだろう。

英語のビジネスメールの書き方【件名編】

 メールの書き方のポイントがわかったら、実際にメールを書いてみよう。

 まず、件名の書き方から見ていきたい。

【英語メールの件名の書き方①】スタンダードに書く

 ビジネスメールの件名では、本文の内容を簡単に紹介する。

 相手が件名を見ただけで、どのような内容のメールかわかるようにすることが大切だ。

【英語メールの書き方】内容を説明する件名

  • Confirmation of Appointment(予定確認)
  • Reminder for Next Meeting (次回ミーティングのリマインダー)
  • Change of Next Meeting Time (次回ミーティングの時間変更)
  • Thank you for your invitation(ご招待ありがとうございます)
  • Enquiry/Inquiry about Shipping Cost(配送費に関するお問い合わせ)

【英語メールの件名の書き方②】名前を入れる

 相手がもし自分を把握していない場合は、件名に名前を入れよう。

 誰かを通じて連絡先を得た場合も件名に書くと安心だ。

【英語メールの書き方】名前を入れる件名

  • Introduction by Hanako Yamada(山田花子さんによる紹介)
  • This is Ken from ABC company(ABC会社のケンです)


英語のビジネスメールの書き方【書き出し編】

 次に、英語のビジネスメールにおける書き出しのポイントを説明しよう。

【英語メールの書き出しの書き方①】宛名&挨拶

 本文のはじめには、宛名を書く。

 相手に合わせて、「Dear Mr/Ms/Mrs○○」という表現を使おう。

 宛名の下には、軽い挨拶文を入れたい。

 「Good morning/afternoon/evening」が一般的だ。

 「I hope you're doing well」という挨拶文もいれられるとさらにいい。

【英語のメール書き出しの書き方②】自己紹介

 本文に入る前にはきちんと自己紹介をすること。

 自己紹介の内容としては、「名前・会社・部署」で十分だ。

 もし相手と面識がない場合は、どういう会社なのか概要もいれよう。

【英語のメールの書き方】自己紹介

  • This is Kana from ABC company(ABC会社のかなです)
  • This is Taro. I work for ABC company, an advertising agency(太郎です。広告会社のABC会社で働いています)
  • This is Shun. I'm in charge of Human Resources(俊です。人事部に所属しています)

英語のビジネスメールの場面別書き方【本文編】

【英語ビジネスメールの書き方】場面別の例文&ポイントまとめ 2番目の画像

 続いて、英語のビジネスメールの本文の書き方を見ていこう。

 6つの場面別で内容を用意したので、ぜひ参考にして見てほしい。

【英語メールの内容の書き方①】目的

 本文ではなんのためにメールを送るのか、目的を書くことが大切である。

 「I'm writing to〜」や「I would like to〜」などの表現を使うといいだろう。

【英語のメールの書き方】メールの目的の伝え方

  • I'm writing to let you know that the meeting has been cancelled(ミーティングが中止になったため、お知らせします)
  • I would like to introduce our new product(私たちの新商品を紹介したいと思います)

【英語メールの内容の書き方②】報告文

 報告文を書くときは、具体的な内容を記そう。

 「〜知らせる」を英語で表現するには「let you know」や「inform」が当てはまる。

【英語メールの書き方】報告文の書き方

  • This is to let you know that tomorrow's meeting has been cancelled(明日のミーティングが中止になったため、お知らせします)
  • I would like to inform that our office will be closed tomorrow(明日はお休みなのでお知らせします)
  • I’m writing to let you know about/regarding a meeting next weekお知らせします(明日のミーティングに関してお知らせです)

【英語メールの内容の書き方③】お詫びのメール 

 お詫びのメールの書き方は以下の通りだ。

 「sorry」や「apologize」は、一般的にお詫びの表現として使われる。

【英語メールの書き方】お詫びのメールの書き方

  • I apologize for the delay in replying(返事が遅くなり申し訳ございません)
  • I'm sorry for your inconvenience (ご不便おかけして申し訳ございません)

【英語メールの内容の書き方④】転勤の報告

 転勤することになった場合も、しっかりクライアントに伝える必要がある。

 情報の行き違いによって仕事に支障が出ないようにするためにも、早めに報告したい。

【英語のメールの書き方】転勤を伝える書き方

  • I would like to announce you that I will be transferred to Hokkaido as of Feb 27th(2月27日より、北海道に転勤になりましたのでお知らせします)
  • I'm writing to inform you that I have been transferred to the Tokyo office as of Oct 10th(10月10日より、東京支社になりましたのでお知らせします)

【英語メールの内容の書き方⑤】クレーム対応

 クレームの連絡であっても、まずは連絡をしてくれたことへのお礼の気持ちを伝えよう。

 クレームメールに対応する場合、以下の表現が使える。

【英語のメールの書き方】クレームを対処する書き方

  • Thank you for letting us know about the system trouble(システムの不具合についてご報告いただきありがとうございます)
  • Thank you for taking your time to email us about the problem (問題についてわざわざメールをくださり、ありがとうございます)
  • It will never happen again (もう二度と同じことは起きません)
  • I have refunded you for the inconvenience(ご不便おかけしましたので、返金いたしました)

【英語メールの内容の書き方⑥】ファイルの添付

 メールにファイルを添付する際は、添付した旨を本文で伝えるようにしよう。

【英語のメールの書き方】ファイルを添付するときの書き方

  • I have attached a file(ファイルを添付しました)
  • Here is an annual report you asked for(年次報告書を添付しました)

英語のビジネスメールの書き方【結び編】

 最後に、英語のビジネスメールを結ぶ書き方をチェックしよう。 

英語メールの結びの表現

 内容を書き終えても、メールはまだ終わりではない。

 結びとして、まず「Thank you」とお礼を述べよう。

 お礼の言葉を述べたら、改行してから数行空けて「Best Regards」や「Sincerely」と書く。

 その下に名前を書けば英語のビジネスメールの完成だ。



【英語のメールの書き方】英文ライティングアプリ

 英文ライティングに悩んだ際におすすめなのが、イスラエルのGinger Softwareが開発した英文ライティングツール「Ginger Widget」だ。

 頭を悩ませてしまいがちな、ビジネス英語でのメールやり取りもスムーズに行える。

【英語のメールの書き方アプリ】文法やスペルを文脈に合わせて修正

 アプリの基本機能として、文法とスペルの修正がある。

 この修正機能のすごいところは文脈を把握したのち、英文を不自然にならないように修正してくれる点だ。

 別サイトの翻訳機能と平行して使うとより正確さが増すだろう。

【英語のメールの書き方アプリ】ネイティブレベルのナチュラルなフレーズ

 入力した英文をネイティブ級のフレーズに修正してくれる機能もついている。

 間違ったものを修正するだけでなく、さらにナチュラルな英文を作成するのに役立つ。

 このツールを使うだけで、ネイティブレベルの英語を発揮できるというわけだ。

 無料で使えるとなると、使ってみて損はない。


 本記事では、英語のメールの書き方について、例文とポイントを紹介してきた。

 ビジネス英語は難しいと感じるかもしれないが、数を重ねていくにつれて慣れていくはずだ。

 英語のビジネスメールの書き方がわからない場合は、ぜひ本記事を参考にしてみてほしい。

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