1. 【ビジネスシーンで活躍】英語で電話対応する場合に知っておきたい4つのポイント

【ビジネスシーンで活躍】英語で電話対応する場合に知っておきたい4つのポイント

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 英語での電話対応は、話し相手の表情が見えず、相手の考えていることが分かりにくかったり、相手の身振り手振りが見えないため、直接人に会って顔を見ながら話すより難しく感じるでしょう。また、緊張してしまって、英語での電話対応がなかなかうまくいかないこともあると思います。ここでは、英語でのビジネスの電話対応の基礎を流れに沿って紹介していきます。

1. 最初に挨拶をする

 どのような電話の会話でも、最初に礼儀正しく挨拶をしなければいけません。自分が電話をかける場合は、“Good morning”や“Hello"と言った後に、自分の名前を言ってください。仮に、ビジネスの話をするだけのために電話をしたとしても、すぐにビジネスの話をすることは無礼にあたるので、初めに世間話することを心がけましょう。

 もし自分に英語で電話がかかってきて、相手が名前を名乗らない時は、“May I ask who is calling, please?"(お名前お聞きしてもよろしいでしょうか?)と言うようにしましょう。

2. 要点を話す

 少し世間話をした後、「なぜ電話をしているのか?」といった要点を話すようにしてください。ビジネスの話を切り出すための典型的な言い回しは、“I am just calling to…"(…のために電話をしているのですが)です。

 例えば、“I am just calling to see if you would like to set up a meeting"(あなたがミーテイングをしたいかどうかと思って電話してみました)といった言い方も出来るでしょう。もし、誰かがあなたに電話をかけてきた場合は逆で、「どうして電話をかけてきたか?」を相手が言うのを待ちます。また、「相手からなぜ電話してきたか?」という答えを引き出すためには、“So what can I do for you?"(それで、何かお手伝いできることありますか?)とフレーズを使うと良いかもしれません。

3. 電話で話したことの確認

 電話で会話している時に何か予定を立てた場合は、電話を切る前に予定の詳細について確認をするようにしましょう。詳細を確認するための言い回しは、“Please let me confirm… "(私に確認させてください)や,"So, let me make sure I have got things straight” (それで、全てちゃんと理解できたか私に確認させてください)などです。そして自分が電話の会話の中で決めたことを、把握しておくためにも決めたこと内容は必ず確認をしてください。

4. 英語でのビジネスの電話対応の終え方

 英語でのビジネスの電話での会話を終える時に、"Good luck with your new project”(新しいプロジェクト頑張ってね)や"I hope you feel better soon" (早く調子が良くなるといいですね)と言って会話を締めくくると良いでしょう。

 それに加え、決まった予定の確認をすることもできます。例えば、"I will see you on Monday”(月曜日に会いましょう)という事が出来ます。また、"It has been a pleasure talking to you”(お話しできてとても楽しかったです)と感謝の気持ちを伝えて会話を終えることが、基本的な締めくくりの方法です。


 以上、英語でのビジネスの電話対応の基礎を流れに沿って紹介してきました。ここでは基本的なことを紹介してきましたが、何事も大切なのは「基本」です。相手に良い印象を与えたいがために、身の丈に合わないようなテクニックを身に付けようとするのではなく、ここで紹介した「基本」をまずは身につけるようにしましょう。

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