1. 英語のビジネスメールで気をつけたい改行のポイント

英語のビジネスメールで気をつけたい改行のポイント

by Ian Sane
 英語でビジネスメールを書く際に英文法や内容がしっかりしていても、改行が不自然なだけで全体の読みやすさが格段に落ちてしまう可能性があります。それではせっかくの努力があと一歩のところで報われない結果にもなりかねません。ここでは、英語のビジネスメールで気をつけたい改行の入れ方のコツをまとめます。

メールの結び部分

 結びも同様です。本文の最後で改行し、その後1行以上あけて、Best Regards, など結びの挨拶をいれ、さらに改行して差出人名を入れます。

例:~本文ここまで<改行>
<改行>
Best Regards, <改行>
Hanako

 この体裁は、もともと紙の文書で使われていたものに基づいています。日本語でも同様ですが、こうすることで、本文の始まりと終わりがひと目でわかり、宛名の人物に対して敬意が感じられますね。ただし1日に何通もピンポンメールをやりとりする同僚や外出先などからレスポンスの速度重視でメールを投げる場合は、この限りでなくても大丈夫です。臨機応変にいきましょう。

改行をしすぎない

 日本語メールでは、相手の読みやすさとブラウザ幅を考慮して頻繁に改行しながら短い文を縦に並べていくケースも少なくありません。英語の場合は、それほど頻繁にに改行をする必要はありません。

 逆にひとつ~ふたつ程度の文が終わるごとに改行があると読み辛さを感じるネイティブも少なくないようです。文の途中で自動改行されても構わないので、改行は少なめにして文章を続けていきます。その代わり、内容のまとまりごとに改行を2つ入れて段落変えをおこないます。

例:[段落1:改行せず一気に4行程度] <改行>
<改行>
[段落2:改行せず一気に6行程度]<改行>
<改行>

 横に延々とスクロールしないと読めないメールは迷惑なので、メールソフトで設定を変えられる場合やHTMLメールを送る場合などはこの点に特に注意しましょう。

 以上、英語のビジネスメールにおける改行の入れ方をまとめました。ただし、あくまでも基本的なコツですので、状況に応じて臨機応変に自分のルールを作っていくことが大切です。改行に気を使う理由のひとつは、相手が読みやすいように、という気遣いでしょう。ところが現在では相手がメールを読む時に使う端末など予測がつきません。

 スマホ・タブレット・PCなどそれぞれ画面の幅がまったく異なるので、一行あたりの理想的な文字数を機械的に求めることは困難です。むしろ、送信のタイミング・内容・敬称の使い方など他のコツと合わせて総合的な気遣いを心がけていきましょう。

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