1. 英語のビジネスメールで気をつけたい「改行」のポイント

英語のビジネスメールで気をつけたい「改行」のポイント

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 英語でビジネスメールを書く際に、英文法や内容がしっかりしていても改行が不自然では受け取った側は読みづらい。

ビジネスメールでは改行にも意識してメールを作成したいところだ。

 そこで今回は、英語のビジネスメールで気をつけたい改行のポイントを紹介したい。本記事を参考に読みやすいメールを送ってみよう。

英語で送るメールの改行ルール

 英語でメールを作成していると、日本語での改行ルールをそのまま適用してしまう人も多いだろう。

 英語にもまた日本語にも改行ルールがあるように改行ルールがある。

 英語の改行のポイントに合わせてメールの例文も紹介するので、しっかりと改行ルールの違いを押さえよう。

【英語の改行ルール①】メールでは改行を減らす

 日本語のメールでは、読みやすさとブラウザ幅を考慮して頻繁に改行しながら短い文を縦に並べていく。

 英語の場合は、それほど頻繁に改行をする必要はない。1〜2文ごとに改行があると、かえって読みづらさを感じるネイティブも少なくないのだ。

 長文のメールを送る際は特に改行の数が多いと無駄にメールが長くなってしまうので、改行の数を押さえるように心がけることが大切である。

【英語の改行ルール②】段落を意識して改行する

 では、英語の場合はどこの部分で改行をすればいいのだろうか?

 英語のメールでは「段落ごとに改行」するのが一般的だ。

 改行が多いとメールにまとまりがなく、内容も散乱してしまう。

 内容ごとに段落をまとめて改行すると、メールは一気に読みやすくなり読み手も内容を理解しやすくなるのだ。

英語のメールでの改行の注意点

  • なるべく改行は少なくする
  • 段落ごとに改行する

【英語の改行ルール③】メールの結び部分での改行方法

 英語でメールを作成する際に、意外と難しいのが結び部分の改行だ。

 本文の最後で改行し、1行以上あけて「Regards」など結びの挨拶をいれ、さらに改行して差出人名を入れる。

 以下にメールの結びの例を以下に紹介するので、改行位置をしっかり押さえて完璧なメールを作成しよう。

【英語の改行ルール】メールの結び部分の例

  • Thank you again for giving me the opportunity to meet you yesterday. I look forward to meeting you again and discussing further next week. If you have any question, please feel free to contact me.

    Regards,

    Hanako

英語の単語の途中で切って改行するときのポイント

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 PCやスマホで英語の文章を打っているとき、文末などで英単語が途中で切れてしまうことも多いはず。

 実は、単語を途中で切って改行する際にもルールがあるので注意が必要なのだ。

 単語を途中で切って改行する際のポイントを見ていこう。

【英単語を途中で切る際の改行ルール①】ハイフネーションを使って改行する

 基本的には単語が切れないように注意しながら執筆するが、どうしても単語の途中で文章が切れてしまう場合には「ハイフネーション(-)」で切れ目を繋ぐ。

 「ハイフネーション」は切れた単語の上の部分につけるのが基本。

 「mother-in-law」などもと「ハイフネーション」を使う単語の場合は、単語内のハイフネーションをそのまま使う。

【英単語を途中で切る際の改行ルール②】英語の単語の音節を意識する

 「ハイフネーション」は単語のどの部分にでもつけられる訳ではないので、つける位置にも注意が必要だ。

 まず単語を「音節」に分けて考えよう。「音節」は1つの「母音」を中心に分けてできる単位だ。

 例えば、「living」は「liv・ing」の2音節、「advantage」は「ad・van・tage」の3音節となる。

 上記のように音節ごとに分けて、単語の間に「ハイフネーション」を入れることで、単語の途中でも改行することができるのだ。

【英単語を途中で切る際の改行ルール③】英語の単語が短い場合は改行不可

 上記で説明したルールは、1音節以上の単語にのみ適応されるので注意が必要だ。

 「boss」や「cut」など母音を1つしか含まない1音節の単語は分けることができないので、「ハイフネーション」は入らない。

 パソコンを使って文を打つ場合、1音節の単語が途中で切れて改行されることはないが、念のため覚えておこう。

単語を途中で切る際の改行ルール

  • 「ハイフネーション」を使う
  • 単語の音節の区切りで改行する
  • 1音節以上の単語に限る


 英語のビジネスメールにおける改行の入れ方を紹介してきた。

 英文の改行の仕方はなかなか習う機会もなく難しく感じるかもしれないが、ぜひ本記事を参考にメールを送ってみてほしい。

 何通も英語のメールを作成しているうちに慣れて、改行の位置に困ることも減るはずだ。

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