1. 会社で開催する花見の案内状の作成ポイント【書式と内容】

会社で開催する花見の案内状の作成ポイント【書式と内容】

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 会社で行う花見に、お得意先や取引先など社外の人を招くパターンもあるでしょう。社内宛の案内は各部署で回覧したり掲示したりすることになりますが、社外宛に送る場合は、正式な書面にして書状で送らなくてはなりません。マナーを守った花見の案内状送付について、ここでは社外向けに絞って説明していきます。

書式と封筒

 案内状を送付する封筒は、参加の返信用はがきを同封することが多くなりますので、はがきが入る大きさの洋封筒を用います。案内状の書式ですが、まず1行目に左詰で、宛先の会社名・部署名、あるいは個人名を記し、会社や部署宛に送る場合は「御中」、個人宛なら「様」という敬称をつけます。次の行に右詰で送付する日時と送り主の会社名・部署名、そして幹事の個人名を書いていくのです。

 その下の行の中央に「お花見の御案内」としますが、相手先によってはもう少し改まって「観桜の宴(観桜会)の御案内」などとしても良いでしょう。その下に本文。本文の下の行の中央に「記」として、その下に花見の日時や場所などを記します。

本文の文例

 社外宛の案内状ですから、ビジネスレターの形式を踏襲します。「拝啓時下ますます御清祥の御事と、お慶び申し上げます。平素より御愛顧賜りまして、誠にありがとうございます。」と書き出し、「さて、本年も恒例の『お花見の会(観桜会)』を催す運びとなりました。時節柄、お忙しいこととは存じますが、御参加いただきたく、御案内申し上げます。」と続けます。参加の返事をいただく場合は、「誠にお手数ではございますが、同封のはがきにて御参加の旨を○日ごろまでにお知らせ賜れば幸甚です。」と付け加えます。

 また、多くの場合は「招待」ということになるでしょうが、会費をいただく場合もあります。招待なのか会費制なのかということも、本文内に明示しなくてはなりません。

必要事項

 「記」とした後に記すべき事項は次のとおりです。

花見の開催日時

 開始時刻だけでなく、終宴予定時刻も記したほうが親切です。

花実の開催場所

 大きな公園などで行う場合は、ただ公園名を書くのではなく、目印になるものやおよそのエリアを明記します。あるいは「御連絡いただけましたら、○○駅までお迎えに伺います」とすると良いでしょう。

最自社名・部署名、幹事名、そして連絡先の電話番号

 電話番号は会社の番号、内線、ある場合は直通電話、さらに幹事の携帯電話やスマートフォンの番号もつけ加えておきましょう。当日連絡を取るときは、こちらのほうが役に立ちます。会費をいただく場合は、その金額を記し、「当日御持参いただければ幸いです」と付記します。


 いかがでしたでしょうか?ここでは社外宛に限定して説明しました。しかし、本文の内容を少しカジュアルに変更すれば、社内宛の案内にもなりますので幹事の人は参考にしてみて下さい。

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