1. 複数の相手に対して英語のビジネスメールを送る際の宛名で注意すべきこと

複数の相手に対して英語のビジネスメールを送る際の宛名で注意すべきこと

by Ed Yourdon
 英語でビジネスメールを複数の顧客や社員に送付する際、宛名をどうすればよいのか考えてしまい、なかなか進まない方もいらっしゃるのではないでしょうか。そんな方のために、ここでは複数の相手に対してビジネスメールを送る際の宛先に関する注意事項について話したいと思います。 

数人に向けて送る場合 

 文頭に書く宛先は、一人だと「Dear Mr. White」のように書きますが、これが複数の場合、数人の場合はそのまま名前を並べます。「Dear Mr. White, Mrs. Smith and Mr. Jones」のように書きます。ビジネスシーンでは敬称を使用することが多いですが、敬称を使用する場合は名字を書きましょう。社内の親しい人に送付する場合は「Dear John, Steve and Mark」のようにファーストネームで書いても問題ありません。またDearは社外向けに使用しますが、社内に送るメールならToやAttentionを頭に付けるという表現方法もあります。 

大人数にむけて送る場合 

 メールの内容によっては何十人の人に送付するメールもあると思います。その場合、一人ずつ名前を書くのでは時間がかかってしまうので、宛先をまとめます。部署ごとや役職ごとに分けて記述すると便利でしょう。社外向けや社内の上司向けにはDear、立場が下のスタッフに向けてはToやAttentionを使うのが通常です。例えば、社内の全対象者には「To all concerned」、全マネージャークラスに向けては「To all mangers」、全社員に向けては「To all staff」や「To all employees 」、全営業部社員向けには「To all sales representatives」といったように使用します。社外の人々や社内でも明らかに立場が上の人々には「Dear managers」、「Dear staff」、「Dear sales representatives」、「Dear employees」とします。もうひとつ丁寧な表現で「For your attention」という表現は相手の立場を選ばず有効です。基本的に相手の名前は知っていることが前提で送るため、よくレター等に書かれている「To whom it may concern」という表現はあまり使いません。この表現は、相手が不特定多数の顧客に向けるもので、あくまでも誰が読んでも問題ないような一括送信対象の表現になりますので、あまりお勧めしません。 


 ここでは、英語のビジネスメールでの複数の宛名に送るときのマナーを紹介しました。一通メールを送るだけでも、色々なことに気を付けなければいけないと思いがちですが、基本的な宛名の書き方を覚えてしまえば難しいことはありません。ここで紹介した宛名の書き方をしっかりと押さえて宛名を書くようにしましょう。

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