1. 【「とにかく簡潔に」がポイント!】初対面の人に対して英語でビジネスメールを出すときのコツ

【「とにかく簡潔に」がポイント!】初対面の人に対して英語でビジネスメールを出すときのコツ

by Ed Yourdon
 初対面の相手に対して英語でメールを送る機会があった場合、文章をどう書いたらいいのか悩んだ経験はありませんか?メールなのに「Nice to meet you」と書くのは不自然に感じてしまうこともあるでしょう。軽く挨拶をした上で内容に入れればいいのですが、なかなかどのあたりまでを書いたらいいのかわからない方も少なくないと思います。ここでは初対面の方に対して英語でビジネスメールを出す際の、気を付けたいポイントについて話したいと思います。 

タイトルは簡潔に

 タイトルは「Dear Mr./Ms.(相手のラストネーム)」がいいでしょう。相手の社名や役職がわかっている場合はその情報もタイトルに入れてください。DearはToに比べ親しみが込もっている分文章が軟らかくなります。女性に送る場合、相手が独身か結婚しているかわからない場合は「Miss.」と「Mrs.」を両方兼ね備えている「Ms.」を使用すると便利でしょう。また文中で相手の名前を書く場合も、「Mr./Ms.」を必ず付けるようにしましょう。これを外してしまうのは失礼になります。また相手の名前や性別等がわからない場合は、「Att:」や「To Whom It May Concern」などの表現を用います。 

自己紹介は知らない人だけに短く

 相手が全く知らない人にメールを送る場合は一度自己紹介をしましょう。どうしても相手に不審がられないようにあなたのディティールを沢山伝えがちですが、あくまでもシンプルに「My name is Taro Yamada of ABC company.」(ABC会社の山田太郎と申します。)と書くだけで十分です。メールで自己紹介をする場合は、「I am~」よりも通常「My name is Taro Yamada.」と「My name is~」の表現を用いたほうが自然です。 

書き出しも簡潔に

 自己紹介後の書き出しですが、「I am writing to you regarding ~」(~についてお話しさせていただきます。)とします。例えば、まだ会ったことのないクライアントと来週行われるミーティングの話をする場合は、「I am writing to you regarding our meeting to be held next week on Friday 7 March.」(3月7日(金)に行われる私達のミーティングについてご連絡させていただきます。)となります。


 ここでは、英語で初対面の方にビジネスメールを送る場合に気をつけたいポイントを紹介しました。初対面となるとどうしても丁寧に文章を書きがちですが、気を付けるのは文章を簡潔でシンプルにすることです。ここで紹介したポイントを踏まえて文章を書きましょう。

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