1. 転職者が面接辞退の連絡をメールで送る時の「件名」のポイント

転職者が面接辞退の連絡をメールで送る時の「件名」のポイント

by Ed Yourdon
 転職活動を通じて、履歴書やエントリーシートを複数の企業に対して提出し、複数の企業の面接に臨む機会は多々あるでしょう。例えば、一次面接合格の結果を受けたものの、面接時で得た感触から少し自分と合わないと感じた時などです。その場合、企業に対して面接の辞退を申し入れなければなりません。

 一般的に企業の採用担当者との連絡・コミュニケーションはメールが主体となりますが、そのメールを送る際にどういった件名で送るのが適切なのか、それについて以下で説明していきます。

1. 件名の書き出しは、まず名前を【】で括る

 例えば、“転職太郎”という名前でしたら、件名の始まりは“【転職太郎】”とします。なぜ、このようにするかと言うと企業の人事採用担当者は、自分以外の多くの転職者とコミュニケーションをとっていると考えられます。

 そういった採用担当者の立場を考え、まずメールの差出人は誰か、というのをはっきり明示しましょう。採用担当者のメールアドレスに応募者のアドレスが保存されている可能性は基本的にあり得ません。また“メールアドレスに名前が含まれているから、分かりやすいだろう、大丈夫だろう”といった安易な考えは捨てましょう。括弧の表示も何パターンかありますが、目立つカッコ「【】」を使い、見やすさを意識しつつ名前は苗字だけでなくフルネームで漢字を使用します。

2. 名前の後は、“お詫びとご連絡”など分かり易く

 前述したように【】で名前を括った後には、“お詫びとご連絡”といった形で一目でどういった目的のメールなのかが分かるようにしましょう。記載方法としては“【転職太郎】お詫びとご連絡”となります。

 一般的なビジネスメールのマナーにも言えることですが、件名は出来る限りコンパクトかつ明確にすることが基本です。報告なのか、連絡なのか、相談なのかといったことを明確にすることでメール受信者もわざわざ本文を開かずとも、ある程度想像がつくのが理想的です。

 「複数企業に応募して、内定が決まった為に、他社を辞退する」といったケースでの面接辞退の申し入れメールの趣旨は簡潔にいうと「お詫びとご連絡」です。自分の都合で辞退するという行為はある意味、身勝手な行為とも取れます。

 採用担当者から見れば、「あんなに面接で積極的な入社意志を表していたのに辞退するのか…」といったガッカリ感や、担当者の期待感が強すぎたあまり、ある種の裏切り感を与えてしまう可能性もあります。今後、その企業と接することの有る無しは分かりませんが、どこでまた接点があるか分かりません。こうした点も踏まえた最低限のマナーとして「お詫び”」という言葉も一言入れる方が、無難と言えるでしょう。

 以上、面接辞退の連絡をメールで企業の採用担当者に送る時の「件名」のポイントを紹介してきました。社会人として失礼のないよう、面接を辞退する時は最低限のマナーを弁えた上でメールを送るようにしましょう。

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