1. 【例文】面接・内定辞退メールの書き方:失礼なく転職活動で面接・内定辞退をするためのマナー

【例文】面接・内定辞退メールの書き方:失礼なく転職活動で面接・内定辞退をするためのマナー

【例文】面接・内定辞退メールの書き方:失礼なく転職活動で面接・内定辞退をするためのマナー 1番目の画像

 転職・就職活動をしていると、面接や採用内定を辞退することもある。

 一次面接、二次面接、最終面接……と進むうちに、企業理念や社風、面接担当者の人柄に違和感を覚えて、内定辞退する人もいるだろう。

 転職者にとって内定は嬉しいものではあるが、内定辞退をしないまま心残りがあるまま転職活動をするより、思い切って内定辞退することも時には必要だ。

 そこで今回は企業に失礼のない内定辞退マナーと内定辞退メールの書き方を紹介しよう。

転職/就職活動における失礼のない内定・面接辞退マナー

転職/就職活動の内定・面接辞退メールは「採用側」に損をさせる

 内定・面接を辞退をするときの断り方を紹介する前に、面接を受ける前の心構えとして、大事なことを伝えておきたい。

 転職活動をするにあたって、採用する側はどのような姿勢で人材採用に取り組んでいるか意識しているだろうか?

 採用する企業側は、人材確保のために人件費や求人広告など、大きなコストをかけている

 中途採用を重視している企業であれば、採用する人事担当者の人件費以外にも、リクルーターへの報酬を支払って、採用活動をしていることも考えられる。

【転職活動】中途採用の求人広告費用は一人あたり約40万円

 「一人の採用にそんな費用が……?」と感じるかもしれないが、中途採用の場合、求人広告費だけで一人あたり約40万円ほどかかるという試算が出ている。

 上記の金額からわかるように、企業が人を雇うまでに膨大な費用と時間がかかっているのは事実なのだ。

 転職/就職活動をしている人は「とりあえず受けてみよう」という気持ちで採用面接を受けているかもしれない。

 しかし、企業側は最良の人材を選定するべく、内定を出すまでに手間と時間をかけている。

 同じフィールドで戦う社会人として相手に礼儀をもって接し、内定・面接辞退のメールには細心の注意を払おう。

転職/就職活動の内定・面接辞退をメールで伝える際のルール

内定・面接辞退メールの注意点①:メールアドレスも見られている

 メールアドレスから人を判断されてしまうこともあるので、内定辞退する際に、変わったメールアドレスは使わないほうが得策だ。

 間違っても、内定辞退の際に用いるメールアドレスが、好きなアイドルやアニメに関連したものをメールアドレスとして使ってはならない。

内定・面接辞退メールの注意点②:件名は要点まとめてシンプルに

 内定辞退のためのメールを送るときは、件名だけで内定辞退することがわかるようにしよう。

 多忙な人事担当者でも開封してもらえるような、内定辞退に関する具体的な内容の件名を心がけると良い。

内定・面接辞退メールの注意点③:返信は24時間以内に

 メールは電話と違い、自分のペースで返信ができるもの。だからこそ、メールではスピーディな対応が求められる。

 どんなに遅くてもメールの返信は「24時間以内」に返信するのがマナーだ。

 先述したように、企業側は相当な労力をかけて人材を探しているため、内定辞退をする決意をしたらすぐに内定辞退メールを送ろう。

転職/就職活動の内定辞退、面接辞退メールの書き方

 応募者が多数いる場合、選考が進むほど企業側の期待度が高まる。

 最終選考で内定を出した後に、いきなりメールで内定辞退の連絡をするとマナーや礼儀を知らない人だと思われてしまうだろう。

 基本は電話で内定辞退の理由を伝え、その後お詫びの内定辞退に関するメールを出すと良い。

 以下の2つの例文を参考にして内定辞退のメールを送るといいだろう。

就職内定辞退のお詫びのメール

  • 件名:内定辞退のお詫び(〇〇社 山田) ←シンプル且つ具体的に

    ○○○○株式会社 ←正式な企業名を記す
    人事採用担当○○○○様 ←担当者名はフルネーム

    お世話になっております。
    この度内定をいただきました山田太郎と申します。

    先日は内定のご連絡をいただき、心より御礼申し上げます。

    誠に勝手ではございますが、
    ○○○の事情により内定を辞退させて頂きたいと存じます。←辞退理由を簡潔に分かりやすく明記

    お世話になりました○○様をはじめ、
    御社には多大なご迷惑をお掛けしますこと誠に申し訳ございません。

    末筆ながら貴社益々のご発展をお祈り申し上げます。

面接辞退のお詫びのメール

  • 件名:面接辞退のお詫び

    ○○○○株式会社
    人事採用担当○○○○様

    お世話になっております。
    先日面接させていただきました〇〇社の山田です。

    先日は面接通過のご連絡をいただき、
    誠にありがとうございます。

    大変申し上げ難いことですが、○○○の事情により
    今回の面接を辞退したくご連絡いたしました。

    誠に申し訳なく、心からお詫び申し上げる次第であります。

    末筆ながら貴社の益々のご清栄をお祈りいたします。

内定・面接辞退のメールの最後には必ず署名を入れる!

 また、内定・面接辞退のメールの最後には、ビジネスメールと同様にきちんと署名を入れよう。

 署名欄のテンプレートは下記の通りだ。

内定・面接辞退のメールの署名テンプレ

  • 氏名:○○○○
    PCメールアドレス:○○○○@○○○○
    住所:〒○○○-○○○○
    自宅住所:(都道府県から町名、番地、建物名、号室を正確に記載)
    自宅電話番号:○○○○

 署名欄に記入する情報について、2つほど気をつけておきたいポイントがある。

 1つ目は、メールアドレスには「就職・転職活動用のPCメールアドレス」を記載しよう。

 転職活動をするにあたって作成したGmailのアドレスなどを記載すればOKだ。

 2つ目は、確実に郵便物を受け取れる住所を正確に明記すること。

 とくに一人暮らしをしている人や引っ越しをする予定がある人などは、気をつけてほしい項目である。


転職/就職活動の内定辞退のメール連絡は早めにする!

 企業は、内定者が決定すると入社に向けて、事務や人事の手続きを始める。

 面接が一次、二次と進むうちに辞退する意志が固まった場合は、早めに誠意を持って内定を辞退しよう。

 内定辞退を当然のことと思わず、丁重に内定を辞退した理由を伝えることが重要だ。

転職/就職活動の内定辞退メールを“なるべく早めに”送る理由

 転職者が内定辞退した場合、企業側は新たに人を探したり、他の候補者を内定する手立てを考えなくてはならない

 内定辞退を決意した後にずるずると引っ張ってから内定辞退することは、内定を出した企業に対して不親切な内定辞退の仕方となるのだ。

 内定辞退をする心苦しさから時間をかけて連絡するよりも、いち早く内定辞退の連絡をするほうが礼儀正しいということを肝に銘じておいてほしい。


 転職採用の場合でも、新卒採用と同様に“辞退”を見込んで採用する企業もあるが、先方に迷惑を掛けることを前提に、丁寧な内定辞退のメールを送ってほしい。

 内定辞退する際には「本当に内定辞退していいのか?」をきちんと考え、内定を辞退する理由をはっきりと伝えよう。

 内定を出した企業に対し「自分たちの目に狂いはなかった」と思わせることが、社会人としてのマナーだ。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する