1. 転職者必見! 面接・内定の辞退を先方に失礼なく伝える「お詫びメール」の例文

転職者必見! 面接・内定の辞退を先方に失礼なく伝える「お詫びメール」の例文

by Ed Yourdon
 面接や採用内定を辞退することは、時と場合によってはあり得ることだ。例えば、一次面接、二次面接、そして最終面接…と進むうちに、企業の理念や社風、面接担当者の人柄などに違和感を感じ、情熱が冷めてしまい内定辞退してしまうといったことがある。

 転職者にとって、内定は嬉しい知らせではあるが内定を辞退せずに無理をして転職して後悔するより、思い切って内定辞退することも賢明である。ここでは、企業に失礼のない内定辞退のマナーとメールの出し方をご紹介しよう。まずは、採用する側はどのような姿勢で人材採用に取り組んでいるのか見ていこう。

内定辞退メールは採用者側に損をさせる

 内定を辞退をするときの断り方を紹介する前に、面接を受ける前の心構えとして、大事なことを伝えよう。

 それは、企業は人材確保のために大きなコストをかけているという点だ。中途採用を考える企業は、採用する人間の人件費以外にも、リクルーターといった人間への報酬を支払って、採用活動をしていて、膨大な費用がかかっている。応募者にとっては「とりあえず受けてみよう」かもしれないが、企業にとっては最良の人材を内定する手間と時間がかかっていることを決して忘れてはならない。だからこそ、内定辞退のメールは最新の注意を払おう。

内定辞退をメールで伝える際のルール

内定辞退メールの注意点①メールアドレスも見られている

 メールアドレスから人を判断されてしまうこともあるので、内定辞退する際に、変わったものは使わない方がいいだろう。

 間違っても、内定辞退の際のメールアドレスが、痛々しいアイドルやアニメに関連したものをメールアドレスとして使ってはならない。

内定辞退メールの注意点②件名は要点まとめてシンプルに

 内定辞退のためのメールを送るときは、件名だけで内定辞退することが分かるようにしよう。忙しい人事担当者でも開封してもらえるような、内定辞退に関する具体的な内容の件名をこころがけるといい。

内定辞退メールの注意点③返信は24時間以内に

 メールは電話と違い、自分のペースで返信ができる。しかしだからこそ、スピーディな対応が求められる。どんなに遅くても、メールの返信は『24時間以内』がマナーである。上記に挙げたように、企業側は相当な労力をかけて人材を探しているので内定辞退のメールを送る際は迅速に送ろう。

内定辞退と面接辞退のメールの書き方

 応募者が多数いる場合、選考が進むほど企業の期待度が高まる。最終選考で内定を出した後に、いきなりメールで内定辞退の連絡をするとマナーや礼儀を知らない人だと思われてしまうだろう。基本は電話で内定辞退の理由を伝え、その後お詫びの内定辞退に関するメールを出すと良い。以下の2つの例文を参考にして内定辞退のメールを送るといいだろう。

就職内定辞退のお詫びのメール

件名:貴社内定辞退のお詫び(←シンプル且つ具体的に)
○○○○株式会社(←正確に)
人事採用担当○○○○様(←担当者名はフルネームで)

この度内定を頂きました○○○○と申します。
先日は、内定のご連絡を頂き心より御礼申し上げます。
しかしながら、誠に勝手ではございますが、○○○の事情により内定を辞退させて頂きたいと存じます。(←辞退理由を簡潔に分かりやすく明記)

お世話になりました○○様をはじめ、御社には多大なご迷惑をお掛けしますこと誠に申し訳ございません。末筆ながら貴社益々のご発展をお祈り申し上げます。

面接辞退のお詫びのメール

件名:面接辞退のお詫び
○○○○株式会社
人事採用担当○○○○様

先日は面接のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
大変申し上げ難いことですが、○○○の事情により、今回の面接を辞退させて頂きたくご連絡をさせて頂きました。

誠に申し訳なく心からお詫び申し上げる次第であります。
末筆ながら貴社の益々のご清栄をお祈りいたします。

内定・面接辞退のメールの最後には必ず署名を 

氏名:○○○○
PCメールアドレス:○○○○@○○○○
住所:〒○○○-○○○○
自宅住所:(都道府県から町名、番地、建物名、号室を正確に記載)
自宅電話番号:○○○○

※メールアドレスはフリーメール以外のPCメールアドレスを記載。住所は、郵便物を確実に受け取れる住所を正確に明記しよう。

内定後の辞退のメール連絡は早めに

 企業は内定者が決定すると入社に向けて事務手続きを始める。面接が一次、二次と進むうちに辞退する意志が固まった場合は、早めに誠意を持って辞退しよう。辞退して当然と思わず、丁重に内定を辞退した理由を伝えることが重要だ。
 
 あなたに対して出した内定のオファーを辞退した場合、企業側は新たに人を探したり、応募者の中からほかの人間を内定する手立てを考えなくてはいけなくなる。だから必要以上に時間をかけて内定辞退することが、もっとも失礼かつ非効率な内定辞退の仕方となることだけは肝に銘じておく必要がある。時間をかけて慇懃無礼な内定辞退を知らせるよりも早く結論を出すことのほうが、よほど礼を尽くしたことになるというわけだ。


 転職採用の場合でも、辞退を見込んで採用するケースもありうるが、少なくとも先方に迷惑を掛けるということを前提に丁重に辞退の連絡は伝えよう。「本当に辞退して良いのか?」をきちんと考えてから、はっきりとした内定を辞退する理由を伝える。自分を採用してくれた企業に「自分たちの目に狂いは無かったと思わせる」ような社会人としてのマナーはわきまえよう。

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