1. プロジェクトマネジメントにおけるタスク管理に関する問題点とその対策

プロジェクトマネジメントにおけるタスク管理に関する問題点とその対策

 プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトの目的を達成するために必要な工程を洗い出し、各工程で必要な作業を細分化して「タスク」の形に落とし込んで期限を設定して期限通りに遂行できているかどうか進捗確認を行うことです。プロジェクトは時系列順に準備段階・実行段階・終結段階に分けられますが、準備段階でいくら念入りに計画していても、実行段階ではほとんどの場合で問題が発生します。

 ここでは特にタスク管理の面に注目し、そこではどのような問題点が発生するのか、またそれにどう対応していくべきなのかということについてご紹介してきたいと思います。

タスクを漠然と設定してしまう

タスクは、誰が見てもすぐに行動を起こせるように具体的な内容となっている必要があります。例えば就業規則の改訂を行う場合、タスクに「就業規則の改訂を行う」とだけ書いていては、何をどうするのかが具体的に分からず行動に移すまでに時間がかかってしまいます。

 「就業規則のどこの箇所をどのように改訂し、事前に了解を取るべき相手は誰で、◯月◯日までに社内決裁を取り、労基署への届け出は◯月◯日までに行う」といったように、タスクは具体的な内容で表しましょう。 

担当者がタスクに着手できない要因がある

 この場合、責任感の欠如などのように担当者の意識に問題がある場合と、他業務に追われてタスクに着手できないなどのように担当者がタスクをすることが出来ない要因がある場合の2点が考えられます。

 前者の場合は、プロジェクトの達成が会社にとって重要命題であり、そのためにはタスクを完了させることが必要であることを担当者自身が納得するように話をしましょう。後者の場合は、プロジェクトマネージャーが、担当者の抱える問題要因を取り除く必要があります。たくさんの業務に追われている場合は、他の業務を他に任せてタスク処理に集中させるなどの対策を取りましょう。 

トラブルの対応に追われている

 何らかのトラブルが発生したためにタスクを期限内に完了することができない場合、プロジェクトメンバー全員でトラブルの原因を突き止め、トラブルの解決に全力を注ぎましょう。 

 トラブルの内容が重大なものであったり、あるタスクに生じている進捗の遅れが他のタスクの進行にも影響を与える場合は、プロジェクト全体の完了が期日に間に合わない危険性があるのでプロジェクトマネージャーがタスクの内容を見直すなどの対策を取ることが必要です。 

 タスク管理においては、タスクの進捗確認を適宜行うためにプロジェクトミーティングを週に1回程度開催し、メンバー全員で共有する機会を持つようにしましょう。プロジェクトメンバーに、「タスクが滞ったら自分で抱え込まず、プロジェクトマネージャーに相談すること」を徹底することも必要です。

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