1. 分かり易いことが大切!Powerpoint資料の作り方

分かり易いことが大切!Powerpoint資料の作り方

by Ed Yourdon
 人前でプレゼンテーションをしたり、商談で商品の説明をしたりする際に大事なことは2つあります。一つは説明が必要以上に長過ぎないこと。もう一つは先方にその概要が理解してもらえることです。

 自分で資料を作成する際にもっともよく用いられるのが「Powerpoint」です。ここではその作り方に関してポイントを挙げて説明していきます。

1.資料のページ数を考える

 人の話は話し方のスピードによって幾分違いますが、通常Powerpointの資料1枚につき1分程度の説明時間が必要です。丁寧な説明では平均2分程度の時間が必要です。

 相手がどのくらいの時間を予測しているかにより、資料枚数を考える必要があります。学会などの場合は通常10-15枚程度が普通です。

 また、商談などで相手とのコミュニケーションをはさみながらプレゼンテーションをする場合は、興味を引き出しながら話が出来ますが、10枚以内にしておいた方が無難です。

 一生懸命時間をかけて詳細プレゼンするほど、相手は集中が続かなくて興味がり、眠気を誘ってしまうのです。

 簡単な商談では5枚程度で行えると思います。まずは、相手との関係、初対面かどうか、テーマがあって時間や内容がリクエストされての内容説明かどうかなど
状況に応じて適切に資料のボリュームを考えるべきです。

2.伝えたいことは1ページに1つ

 集中して人の話を聞いて印象付けるためには、資料1ページ毎に1つ程度覚えてほしいあるいは理解してほしいことをピックアップします。場合によってはそのことをページごとの見出しにしたり、協調して見せるなどの工夫が必要です。

 図や表を挿入する場合も同じく、1ページの1つとすることが基本となります。従って、ページ数が10ページの場合、背景の説明や基本情報の説明、最後のまとめなどを除くと6-7項目ぐらいが伝えたいこととして集約できることになります。

3.補足資料はQA対応に準備

 これは、プレゼンテーションの資料とは別に準備をしておくのが理想です。どのような質問が出るかを予想して、いろいろなケースに対応できるためのデータ集などをまとめておくとよいと思います。

 質問を受けた内容を常に補足資料として加えていく。あるいは同僚から意見をもらって準備するということが望ましいです。

4.後半資料で印象アップ

 プレゼンテーションの最後は印象に残りやすいものです。スケジュール、次回の課題、今後の可能性や展開など、将来的な計画や広がりに向けての展望が持ちやすいようにすることが大切です。

 場合によっては契約までのステップを示したり、見積もりに関する考え方を示すなど、話すきっかけを提供することも必要かもしれません。

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