1. 【催促メールの英語表現】相手に不快感を与えない英語の催促フレーズ

【催促メールの英語表現】相手に不快感を与えない英語の催促フレーズ

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 海外企業とやり取りをしていて「期限までに返事がない」ということがある。

 今回は、期限までに返事ない、納品がないといったときに送信する催促メールの英語表現を紹介したい。

 「英語での催促メールの書き方がわからない……」という人は、本記事で英語の催促メールに使えるフレーズをチェックしよう。

英語で催促メールを送る際のポイント

 ただでさえ緊張する催促メール。英語で催促メールを送るとなると、緊張は一層増すものだ。

 英語で催促メールを送る際には、焦らずにしっかりとマナーを考えた上でメールを送ろう。

【英語の催促メールのポイント①】主張を簡潔に伝える

 英語には日本語のような遠回しの表現がないため、メールを書く際には内容を「簡潔に」する必要がある。

 遠回しな伝え方では、相手には伝わらない。

 何が問題で、相手にどうして欲しいのか。メールの要件を1度書き出してから文章にしてみるといいだろう。

【英語の催促メールのポイント②】丁寧な表現を使う

 ビジネシーンでは、基本的に「丁寧な表現」を使うことを心がけよう。

 例えば「Can/Will you〜?」の代わりに「 Would/Could  you〜?」を使うのが一般的だ。

 友だちと会話するような調子でメールを送らないことが大切である。

【英語の催促メールを送るコツ】

  • 主張を簡潔に伝える
  • 丁寧な表現を使う

英語のビジネスメールで使える「挨拶」

 どんなビジネスメールにも必要なのが「挨拶」。この時点で「無礼だ」と判断されると、それ以降の内容を読んでもらえないこともある。

 そのためまずはビジネスメールの書き出しで使える挨拶表現について紹介したい。

【例文】ビジネスメールの挨拶フレーズ

  • Hi(Hello), Mr.[Mrs./Miss](氏).
    「こんにちは、~さん。」
  • Dear Mr.[Mrs./Miss](氏).
    ~さんへ。

催促メールで使える「催促してすみませんが」というニュアンスを持つ前置き表現

 相手によっては忙しくて、メールに目を通せない人もいるだろう。また、急ぎの返信が必要な場合もある。

 次は、相手の事情を考慮していることを表す「催促してすみません」というニュアンスを持つフレーズを紹介しよう。

【例文】「催促してすみません」のニュアンスを持つ前置き表現

  • (I am)Sorry to bother you, but ~.
    「お忙しいところすみませんが、~」
  • I apologize for the urgency, but ~.
    「お急ぎ立てしてすみませんが、~」
  • Sorry for the rush, but ~.
    「急かしてすみませんが、~」
  • Recognizing your very busy schedule, ~.
    「とても忙しいのは重々承知ですが、~」
  • I understand that you have a heavy schedule, but ~.
    「とても忙しいのは理解していますが、~」

 これら例文の後には、急を要する理由や要件を書く。

 しかし、場合によっては嫌味に聞こえたり、「”bother(邪魔)”するならメールしないで」などと、かえって悪い印象を与えたりする場合もある。

 その前置きが本当に必要かどうか、十分に考えた上で送ろう。







催促メールの文末で使える「返事を下さい」という英語表現

 相手がなかなか返信をくれない場合に、メールの返信を催促することもあるだろう。

 次は、返信をくれない相手にメール返信を催促するシーンで役立つ英語表現を紹介したい。

 英語のビジネスメールには「シンプルに、わかりやすく丁寧に」という暗黙のルールがある。要件が不要に長くならないように気をつけよう。

【催促メール】返信先を指定する場合の英語表現は?

 催促メールに限らず、返信するメールアドレスを指定する場合には以下のような表現を使ってみよう。

【例文】返信先を指定する丁寧な英語表現

  • I would appreciate it if you can respond to my e-mail below. Thank you.
    「下記の私のメールアドレスにご返信いただければ幸いです」

【催促メール】メールの返信を催促する英語表現は?

 「以前メールをしたのに返信が来ない!」という場合には、以下の英語表現を参考に返信を催促してみてほしい。

【例文】メールの返信を催促する英語表現は?

  • I am still expecting your response regarding ~.
    「~についての返信をまだ待っています」
  • This is a reminder that I have yet to receive a reply from you on the e-mail below.
    「念のため、下記メールについてのご返信をいただいていないことを再連絡いたします(以前送った文面を添付)」
  • I was wondering if you have had chance to look at the e-mail below.
    「下記メールをお読みいただけたでしょうか?」
  • Just(I was)wondering if you have received my previous message.
    「前回のメールは届いていますでしょうか?」
  • I was wondering if you have had checked the email below.「下記メールをお読みいただけたでしょうか?」
  • Would you kindly give your reply, as your response is very important to us?「とても重要な件ですので、何卒ご返信をお願いします」
  • If you have not already, please take a moment to check the message below.「まだであれば、下記のメールをご確認ください」
  • I would appreciate it if you could give your response.「ご返信いただけると幸いです」
  • Since we are in a big hurry, please get back to us as soon as possible.「急いでいるので、できるだけ早めの返信をお願いします」
  • I was wondering if you have received the email I sent on January 25th.「1月25日に送りましたメールは届いてますでしょうか?」
  • Your immediate response is highly appreciated.「早めにご返信いただけると幸いです」

納期に間に合わせるために使える催促メールの英語表現

 取引先に対して、現状ペースでは納期に間に合わないなどの催促メールを送ることもあるだろう。

 その際は下記フレーズを参考に、催促メールの文面を作成してみてほしい。

【例文】催促メールで期限を共有する際に使える英語表現

  • At this rate, we will not be able to meet the deadline.
    「このままでは納期に間に合いません」
  • We will miss the due date.「納期に間に合いません」


 英語の催促メールで使えるフレーズを紹介してきた。

 返事を催促する際には、トラブルなどを避けるためにも丁寧な文面を心がける必要がある。

 自分が催促メールを受信したときのことを考え、相手の気持ちに立って催促メールを送ってほしい。 

 丁寧な仕事をすることによって、良好なビジネス関係が築けるはずだ。

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