1. メールで上司の意見に反論したい時の「文章の書き方」3つのポイント

メールで上司の意見に反論したい時の「文章の書き方」3つのポイント

 上司に意見を言うのが怖い、と多くの若手社員が感じているのではないでしょうか。しかし、時には反論せざるを得ない場面もあります。今回は、上司にしっかりと、尚且つ穏便にメールで反論するときの文章の書き方について書いていこうと思います。

1. 認めるは反論の始まり

 正しい正しくないに関わらず、誰でも最初から否定されるのは良い気分がしないものです。ましてや部下からのメールが開いた途端に反論で始まっていたら、尚更でしょう。そうならないためには、まずは反論を冷静に読んでもらうための下地作りをしましょう。穏便に反論するためには、反論の前に相手を「認める」作業が不可欠です。「~の件、確かに了承いたしました。」「~については早速準備いたします。」など、まずは別件で上司をたてる発言を述べましょう。あくまでも部下として上司の下で勉強をさせてもらっている、という姿勢を初めに見せることが肝心です。

2.「~です」ではなく「~だと思います」

 下地を作ったらいよいよ反論です。ここで大切なことは、反論を述べる時の語尾。「~は~ですので、間違っています」などという言い回しはご法度。「間違っている」という表現と「〜です」という言いきりの語尾は、相手に「俺は合っているがお前は間違っているぞ」という高飛車な目線を感じさせます。

 同じ内容でも「私は~と思うのですが、どう思われますか?」と「私はこう思っている」という思いを伝える表現や、上司の意見を尋ねるような疑問形を使うと、文章のイメージは柔らかくなります。伝えているのは間違っている可能性のある個人的な意見であり、あくまで上司の意見を仰いでいるという体裁をとれば、反論でありながら提案の表現となり、ずっと上司の心に入りやすくなります。

3. 裏付けはしっかりと

 「思います」という言葉遣いだからと言って、本当に思っただけでは小学生の作文レベルになってしまいます。上司との意見の相違を柔らかく述べた後は、その裏付けをしっかりと証明する材料を提示しましょう。業績や見積もり、資料など、具体的な書類や数値、写真などを必ずメールに添付し、自分が意見を述べるに至った証拠と経緯を必ず具体的に証明できるようにして下さい。具体的な証拠が納得できるものであれば、上司も反論について理解を示してくれるはずです。

 以上、上司にメールで反論する時に文章のポイントを紹介してきました。間違っていることを間違っていると述べるべきですが、上司との関係はその場だけでなくその後も続きます。最低限のマナーは意識し、良い関係を築いていけるようになりましょう。

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