1. 先方に履歴書を贈る時に同封する添え状の書き方と送り方

先方に履歴書を贈る時に同封する添え状の書き方と送り方

 新卒の就職活動と違い、転職活動をする社会人が応募書類を送る時には職務経歴書の他に「添え状」を一緒に同封することがマナーです。

 この送付状を付けるか付けないかで、社会人としての品位が問われます。最近はパソコンで添え状を書く方も増えましたが、手書きはその人の雰囲気を伝えることもできます。ここでは、その添え状の書き方と送り方についてご紹介します。

添え状の書き方

 添え状とは発送書類(履歴書や職務経歴書)に添付する書類のことで、あいさつと自己アピールを兼ねた「面接の機会を与えて欲しい」という文章を書くものです。本文の構成要素として必要な内容は挨拶文・応募ルート・応募書類の中身・応募の動機や自己紹介・面接の依頼・締めのあいさつ、という流れです。

・あいさつ文
 「時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。」といったビジネスでもよく使用するあいさつ文を書きましょう。

・応募ルート
 今回の求人を知ったルートの説明です。ダイレクトに応募する場合は突然の書類送付の失礼を詫びる言葉を忘れないようにして下さい。

・応募書類の中身
 履歴書と職務経歴書を送ったことを一言触れておきましょう。

・応募の動機や自己紹介
 それぞれ詳しいことは、履歴書や職務経歴書に書けばよいので、ここはそれらの書類と矛盾しない内容で完結に述べます。

・面接の依頼
 添え状は、この一文を書くために書いていると言っても過言ではありません。「どうか面接の機会をいただきたくお願い申し上げます」と言う風に、依頼文をしっかり書きましょう。

・締めのあいさつ
 これも挨拶文と一緒でビジネスマナーです。「末筆ながら貴社一層のご発展を祈念申し上げます。」と簡単でよいので一言添えましょう。

 本文の構成要素以外にも、拝啓・敬具や誤字脱字をしないことや、手書きの場合書き損じた場合は訂正するのではなく、最初から書き直しをするなど気をつけるべき点が何点かあります。最初に、鉛筆やシャープペンシルなどで下書きをしてから書くと書き損じが消えるのでお勧めです。

添え状の送り方

 封筒に応募書類を入れる時には順番に気をつけましょう。送付状にせっかく挨拶文が書いてあるので、この文章を最初に読んでもらうために一番上に持ってきます。
 
 封筒のオモテ面に向かって添え状・履歴書・職務経歴書、もしハローワーク経由の場合は紹介状の順で封筒に入れます。こうすると、企業側で開封をして書類を取り出した時最初に添え状を見ていただくことが出来ます。

 見てもらう書類の順番に気を遣うのもビジネスマナーのうちです。知らなかった人はぜひ参考にしてみてください。

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