1. もうミスはしない!覚えておきたいPowerPoint保存時の設定方法

もうミスはしない!覚えておきたいPowerPoint保存時の設定方法

 いまやプレゼンテーション作成には必須となったパワーポイント。お世話になっているという方も多いのではないでしょうか。誰にでも使いやすく質の良い物が出来るパワーポイントですが、苦労して作ったものを発表するとき、不必要な画面が出てしまったり、こだわった形通りに表示されずに冷や汗をかいてしまったということはないでしょうか。実は、保存形式を変えることでこの様な不具合は解消できるのです。これから、その保存形式についてご紹介していきたいと思います。

編集画面を見せずに直接プレゼンを始める方法

 プレゼンテーションを発表する際、編集画面を見せずに「ダブルクリック」するだけで直接スライドショーを開始できる保存形式があります。

 まず、メニュー「ファイル」>「名前を付けて保存」をクリックします。
「名前を付けて保存」>「ファイルの種類」>「PowerPointスライドショー(*.pps)」形式を選択します。このあと、いつもの通りファイル名をつけ「保存」ボタンをクリックして下さい。スライドショー形式で保存されたファイルは、通常のプレゼンテーション形式と、アイコンの形や拡張子が異なります。

 これで、スライドショー形式で保存されたファイルアイコンをダブルクリックするだけで、簡単にプレゼンテーションを開始することが出来るようになります。この保存形式で、余計な画面が表示されず、スムーズに発表を始めることが出来ます。

凝ったフォントを別のパソコンでも写す方法

自分のパソコンで作ったときは、こだわったフォントがかっこよく映し出されていたのに、発表時のパソコンで視聴した途端に通常のフォントが表示されてしまったという経験はありませんか。

 これは、発表用のパソコンにフォントがインストールされていないせいです。
パワーポイントには、どのパソコンでもフォントが使用できるよう、 あらかじめプレゼンテーション自体にフォントを埋め込んで保存できる機能があるのです。

 操作方法は、「ファイル」>「名前を付けて保存」>「ツール」>「保存のオプション」を選択します。「TrueTypeフォントを埋め込む」> [使用されている文字だけを埋め込む] か、[すべての文字を埋め込む] のどちらかを選択します。

 「使用されている文字だけを埋め込む」は、発表用のパソコンでは見るだけで、修正などは行わない場合に選択します。「すべての文字を埋め込む」は、発表用のパソコンでも文字を修正する場合に選択します。(こちらを選択すれば作成時とは別の文字に修正しても、設定されたフォントで表示されるようになります。但し、ファイルのサイズは大きくなります。)

 あとは通常通りファイル名をつけ、保存します。これで、フォントを埋め込んだ形でプレゼンテーションを保存することができます。作成するパソコンと発表するパソコンが異なる場合には、こちらの保存形式を推奨します。

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