1. 【相手を惹き付ける!】キックオフミーティングに使う資料の内容

【相手を惹き付ける!】キックオフミーティングに使う資料の内容

 プロジェクトを進めるに当たってキックオフミーティングは、発注者と受注者が仕事を始める前に、初めて顔を合わせて行うミーティングです。そして今後の仕事がうまくいくように、プロジェクト内容を共有化するミーティングの場です。

 ミーティングがスムーズにいくかどうかは用意する資料が揃っているか、また適切な内容になっているかに係っています。キックオフミーテイングでは、発注者、受注者ともに話をして、それぞれが用意する資料について見ていきます。なお、社内プロジェクトのキックオフのように、社内のプロジェクトに参加するメンバー間での仕事の共有を図るミーティングでも、同様な主旨での資料作りになることが多いでしょう。

発注者側が準備するキックオフミーティング資料

アジェンダ

 式次第であり、キックオフミーテングの目次禄にあたります。「X社A部長初めの挨拶、Z社B部長初めの挨拶、X社基本計画説明、質疑応答、Z社基本計画説明、質疑応答、C部長の終わりの挨拶」のように主要項目を書きます。主要項目に所要時間も書き加えると良いでしょう。

ミーティング着席位置図

 キックオフミーティングの出席者が着席する配置図を示します。キックオフでは、役職の高い人が出席して挨拶等行います。相手側も同じような出席メンバーとなりますので、できるだけ対峙するように配置します。当日、キックオフミーティング前に誰がどこに座るなどとあわてることの無いようにすることが大切です。

ミーティング参加者名簿

 プロジェクトに参加するメンバーの紹介であり、所属、氏名、担当役割等を書きます。

基本仕様

 プロジェクトで何を目指すのか、その目的と仕様を明示します。詳細を示す必要はなく、大事なポイントのみの紹介に留めます。

工程表

 仕様設計から運用開始までの使う側としての工程を示します。

プロジェクト体制

 プロジェクトの体制表を示します。誰がリーダーで、誰が何を担当し、どのような連絡形態となっているかを示します。合わせて体制図も作りますが、図中に表の内容を書き加えて一枚で表しても良いでしょう。

法律対応一覧

 受注者側で届出等する法律を示し、どのタイミングで許可が下りるか等を表します。

受注者側が準備するキックオフミーティング資料

基本的な仕様

 発注者側の仕様を受けてどのような設計仕様になるか、大まかな内容を記載します。

工程表

 プロジェクト推進する工程表で、重要な段階であるマイルストーンとクリティカルとなる項目を示します。フローチャート等で一枚で説明できる内容で構いません。

プロジェクト体制

 プロジェクトの体制表を示します。誰がリーダーで、誰が何を担当し、どのような連絡形態となっているかを示します。体制図も合わせて作ります。

提出書類一覧

 プロジェクト実施に当たって、今後提出する書類の一覧を示します。

協力会社一覧

 プロジェクトを実行するにあたって自社だけでなく何社かの協力会社と契約しますが、おおまかな会社紹介と何を担当するかを説明する資料です。

法律対応一覧

 今後プロジェクトの進行に従って発生する、発注者側で届出等する法律を示します。

キックオフミーティング資料の準備の仕方

 説明はパワーポイント等のスライドで行い、紙の資料を人数分配布しておきましょう。スライド内容と紙内容は同じでも良いのですが、スライドは要点が分かるような作りをする必要があるため、紙資料は説明文を加えた方が好ましいでしょう。相手に分かってもらうことを第一とした資料作りが求められます。
 
 発注者、受注者とも説明の後に質疑応答を交わしますが、説明用の資料だけでは応答できない場合を考え、これまでに作成した文書、資料も準備しておくことも大切です。

 たった一日のミーティングの為に、資料を作る時間がもったいない、という考えはやめましょう。最初の顔合わせがスムーズにいけばお互いに好印象を抱き、今後の仕事がスムーズに実施できます。

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