1. ミーティングの時に役立つ、効果的なアジェンダの作り方

ミーティングの時に役立つ、効果的なアジェンダの作り方

 日本のビジネスシーンにおいて「アジェンダ」という言葉が頻繁に使われるようになりました。ここでそれを意味するものは、ミーティングにおける議題、日時、場所、参加者、目的、事柄、決定事項、結論など、ミーティングの流れを簡潔にまとめた資料のことを指します。

 アジェンダはミーティング開催前に配っておく必要があります。アジェンダがあると、ミーティングの進行状況がわかりやすいため、無駄な時間を費やすことなく、効率的にミーティングを行うことができます。それでは、今後ますます重要視されると考えられる、ミーティングで使うアジェンダの作り方をご紹介します。

アジェンダのメリット

 アジェンダをミーティングで活用することにより、時間配分を決めることができるため、ダラダラと無駄な時間を費やすことなく、効率的にミーティングを行えます。

 話し合う議題、目標、結論などが明確になるので、全員共通の意識を持って項目と時間に従い、最終項目まで一直線で話し合うことができます。

アジェンダの作り方

 一般的な作り方として、まず項目の書き方の例を取り上げます。「ミーティング名、目的、参加者、所要時間、日時、場所、議題(複数の場合は箇条書きで)」といった項目分けをすることをおすすめします。

 また、項目ごとの隣に時間配分を記載しておくことをお勧めします。さらに、アジェンダのはじめの方に「目的」を持ってくることは大前提です。何のためのミーティングであるかをはじめに明確にする必要性があるからです。そうすることによって、参加者全員の意識を同じところへ向かわせます。全員一致でそれを共有することにより、ミーティングの進行もスムースになるでしょう。項目や議題などは短めの文章で箇条書きすることをお勧めします。ミーティングの時間短縮を図ると共に、文書もわかりやすく単純化を図りましょう。

議事録も併せて活用する

 「アジェンダ」はミーティング前に準備するミーティングの流れに関しての文書、「議事録」はミーティング後に渡すミーティング内容を記録した文書ですが、この2つの文書を活用をすることにより、従来のミーティングとは全く違う、大変効率的で簡潔なミーティングになります。

 ミーティングに時間を割くことが難しい会社も中にはあるはずです。ミーティングのはじめから終わりまで、しっかりと目的に意識を集中させて、時間配分の中で解決法や達成法などを見出していくように努力しましょう。

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