1. 歓迎会の案内をメールで送る時のポイント

歓迎会の案内をメールで送る時のポイント

 歓迎会は、新入社員や中途社員、転属などで新しく職場に来た人を組織の一メンバーとして迎えるパーティや宴会のことですが、スムーズに歓迎会の準備を進行させていくためにも関係各位に素早く連絡することが大切です。

そこで使えるのがメールです。メールは瞬時に複数の関係者に向けて情報を発信できますし、ハガキのように送る費用もかかりません。また、歓送迎会の案内に対して、メールで出欠確認が取れるのもメリットです。では、簡単にわかりやすい歓迎会の案内メールを作成するにはどのような文面を使えば良いでしょうか。

一目見てわかるタイトルにする

・○○さん歓迎会のご案内
・××年度新入社員歓迎会のお知らせ

 紛らわしいタイトルや、「お疲れ様です」「○月◯日の件」などといった曖昧なタイトルで案内のメールを送るのはメール自体をスルーされてしまうこともありますから、メールの件名だけ見て内容がわかるようにしておきましょう。タイトルを見て歓迎会の案内だとわかれば必ず確認してくれるはずです。

メール本文の文頭には
・関係各位
・○×部署各位
・○×部の皆さんへ
といったように記載するのが一般的です。

本文で記載すべきこと

簡単な挨拶から始め、「誰が、どこに、いつから」配属、転属、入社するのかを文面で紹介し、歓迎会のアナウンスを行います。

・お疲れ様です。
・○月×日付けにて、製造部に新入社員の○○一郎さんが配属されます。
・この度、○月×日付けで営業二課の○○課長が、製造部部長として着任されます。
・つきましては歓迎の意をこめまして、歓迎会を予定しておりますので下記をご参照下さい

 歓迎会の内容については箇条書きでまとめた方が、メールを受け取る側も見やすくなります。

歓迎会の主役になる人の情報を入れ、簡潔に

 歓迎会の主役となる、新しく配属される人の名前を再度アナウンスしておきましょう。関係各位に事前に名前を周知しておくことができます。

 また、歓迎会の内容は箇条書きにして分かりやすくすることが大事です。歓迎会で主役となる人に挨拶やスピーチを依頼する場合は、追伸として一言記載しておくか、別途伝えておくようにしましょう。

 歓迎会の案内メールは、簡潔に見やすく大切なアナウンスをまとめておくことが大切です。念のためですが、歓迎会の案内メールがきちんと届いているか社内で顔を合わせる人がいれば、口頭で確認しておくと安心です。出欠の連絡などもメールで集めることができますから、歓迎会をうまく進行させるためにも十分に案内メールを活用するようにしましょう。

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