1. 仕事を円滑に進めるためのミーティングに適切な時間

仕事を円滑に進めるためのミーティングに適切な時間

 会社において、立ち上げたプロジェクトのためにミーティングを開いたり、中には営業全体で週に1回ほど定期的にミーティングをしているところもあります。ミーティングとは意思決定や情報共有の場として重要な役割を持ち、ビジネスでは欠かせないものです。

 しかしミーティングを開くにあたって、ミーティングのオーガナイザーの中には、一体どのぐらいの頻度でミーティングを開催すればよいのか疑問に思っている人も少なくありません。そこで今回は、仕事を円滑に進めるために行うミーティングを開催する頻度は、どのぐらいが適切なのかをご説明します。

必要性を感じたらその都度開催する

 会社や部署、チームの規模にもよりますが、全体で共有すべきことや了承を得たい場合はミーティングを開催する必要があります。少人数であればあるほど集まりやすく融通がきくのですが、大人数の場合はなかなか難しいかもしれません。

 現在は社内用の情報共有ツールなどを取り入れている会社も多く、ある程度のことはそのツールを通じてやりとりをすることが出来ます。しかし、やはりオンライン上では完結できない問題もしばしば出てきますので、そういう時にはミーティングの予定を立て、積極的に開催しましょう。

 とはいえ、開催するにあたってはきちんとその情報の重要性を見極めることが重要です。ただなんとなく集まるのではなく、仕事時間を割いて集まることの意味や重要性を自覚した上でミーティングを開催しましょう。

時間は30分以内

 1回のミーティングにかけていい時間は30分が目安でしょう。こちらも、その議題の量や質にもよるのですが、基本的に30分以内に終わらせないと大変非効率的でありスピード感も落ちてしまいます。

 たくさんミーティングを開いて話し合うのはいいですが、あくまでもミーティングは集まる人全員の時間を削っているのだということを自覚し、1回のミーティング割く時間配分も意識して、その時間内にミーティングがきちんと終わるような設計も必要となってきます。

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