1. 英語でミーティングする時に、司会は何を心掛けるべきか

英語でミーティングする時に、司会は何を心掛けるべきか

 グローバルな企業展開が目立つ近年、大企業やベンチャー企業を問わず、英語で会議を行うところは珍しくなくなりました。当たり前ですが、会議には司会進行役が必要です。外資系企業では、海外の本社とのミーティングで英語を使う機会もあります。英語で行なう会議は、日本語とは少し違います。では、英語で会議行なう際に、特に司会が気を付けるべきことはなんでしょうか。

 英語で司会をする時には、日本語で司会をする時と違う点がいくつかありますので、その違いを意識して進行することが大事です。

会議の流れ

 まず司会が開会の宣言をし、挨拶をします。始めますよという合図としてだけ
で十分です。その後はアジェンダの確認です。大体の会議の流れと、それに要する時間の予定を述べます。出来れば、白板か画面か手元資料で、見られるようにします。

 自己紹介をし、その後で必要があれば、主なメンバーを簡単に紹介します。それから、会議の目的を全体に向かって、簡潔に説明します。この会議の目的を共有することは、会議を進める上で非常に重要ですので、必ず分かりやすい表現で、全員がはっきり理解を共有できるようにします。それから、報告や意思決定など、会議の目的になる本題に入ります。

意見が出しやすい雰囲気を作る

 日本語での会議だと、意見を述べている人がいる間は口を挟まないのが礼儀ですが、英語での会議の場合は自由に意見を出し合います。会議の目的が意見を広く集めたい場合には、特に遠慮せずに発言してもらいます。

 思いついたことをどんどん連想式に広げていく方式もありますし、いくつかのキーワードに関連して発想してもらう場合もあります。いずれの場合にも、自由に思いついてもらうのが目的なので、一つ一つの意見についてコメントしたり、現実的な実効性の検討をしたりなどはこの時にはしません。

 司会はなるべく広く意見が出るように、意見を出しやすいように誘導した後で、出た意見を大まかに分類します。そして、話し合ったことの中に残った問題点を整理して終わります。

日本語でのミーティングと違う点

 日本語でのミーティングは報告が主になりますが、英語でのミーティングは自由な発想での討論が主体になります。司会をする時には、英語について心配するより、発言を妨げることを心配するべきです。どんなに突拍子もないアイディアでも、とりあえず並べて、書き出して行きます。

 発言を遮ったり、現実的でない意見を否定したりすることのないように心がけ、出来るだけ多くのアイディアを集めましょう。単に報告するだけならわざわざ集まる必要はありません。人が集まって話し合いをするからには、人が集まらないとできない会議をしましょう。

 また、英語で会議をしなれている人は、勝手なことばかり言っているように見えがちです。しかし、ちゃんとアジェンダに沿って時間で話題が移ることにも慣れているのです。いつまでも決まらない、コピーを読み上げるだけの報告を会議でするということを避け、時間を有効に使うことを考えてください。「何のための会議か、効率よく時間を使うには、自由な発想を促す」という3点を常に意識して司会をしましょう。

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