1. 営業マン必見!資料送付の際に同封する「手紙」の書き方

営業マン必見!資料送付の際に同封する「手紙」の書き方


 営業マンが見込み客に資料送付する際、普通は「送付状」を同封します。これは「資料送付の案内」として、書式に沿った形で作る書類です。しかし、親しい顧客に書式どおりの送付状では、人間味を感じにくいものになってしまいます。また、飛び込み営業先に初めて資料を送る際に紋切り型の書類を同封してしまうと、「機械的」な印象を与えかねません。そういう場合は、オンリーワンの手紙を同封したほうが好印象を持たれるでしょう。ここでは、飛び込み営業先に資料送付する際の「手紙」の書き方を紹介します。

書き出し

 まずは、飛び込み営業をしたことのお詫びとお礼から入るのが良いでしょう。「先日は突然お伺いいたし、失礼いたしました。不躾な訪問にも関わらず、貴重なお時間を割いて私の話をお聞きいただき、大変ありがたく思っております。」というように、あくまで人間関係を全面に押し出して、体温の感じられる文章から始めるのです。そうすれば、ぎらぎらした商売っ気を、オブラートに包むことができます。これが社会人としての礼儀です。先方は和やかな気持ちで読み始めることができるはずです。

用件の伝達

 その後が、本題になります。「先日お話しいたしました商品の資料を、お送りいたします」と手紙の主旨を表明します。「この商品につきましては、こういう大きなメリットがあり、また、これだけの実績もあります。○○様におすすめしたいのはそのためなのです」と、商品の特徴やアピールポイント、実績などについて説明していくのです。ただメリットを並べ立てるだけではなく、「ただ、この商品にはこういう点もありますので、こういう方にはあまり必要ではないかもしれません」というような、一歩引いた表現を加えるとリアリティが出て、より効果的でしょう。お客様は強く勧められると、かえって引いてしまうということもあります。その「押したり引いたりの兼ね合い」が自然に表現できれば、理想的な手紙になるでしょう。

上手な結び方 

 優しく勧め、必要なことを書き添えるのが、上手な結び方です。「ご検討ください」とした後に「何か御不明な点、お気づきの点等ありましたら、いつでも御連絡ください」と続けます。「ぜひ御連絡を」とか「御連絡、お待ちしております。」と添えるケースもあります。間違ってはいませんが、特に飛び込み営業先の場合、連絡を強要するような印象を与えかねないので、「いつでも御連絡ください」だけに留めておいたほうが無難でしょう。
 
 なお、手紙の最後に、資料送付の内容、つまり「どんな資料を何点同封したか」と書き添えるのが常識です。これは案外忘れがちですので、注意する必要があります。また、自分の連絡先(電話番号やメールアドレスなど)を明記することも、飛び込み営業先に資料送付するときの手紙には明記すべきです。先方が問い合わせをする際、名刺を探す手間を省くための「思いやり」。こうした小さな心配りをできるのが、「出来る営業マンの手紙」といえるのではないでしょうか。

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