1. 【例文】資料送付の際に同封する「手紙(一筆箋、添え状)」の書き方

【例文】資料送付の際に同封する「手紙(一筆箋、添え状)」の書き方

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 営業資料などを送付する際に同封する「送付状」。

 送付状は「資料送付の案内状」として、ビジネス文書の形式で作成する書類だ。しかし、書式どおりの送付状は人間味がなく、得意先には少々不適切かもしれない。

 そこで今回は、資料送付先に好印象を与えるための「手紙(添え状、一筆箋)」の書き方を紹介したい。

 オンリーワンの一筆箋(手紙)で、得意先や飛び込み営業先に印象に残ることをしてみよう。

手紙(添え状、一筆箋)の書き方①:構成、書き出し

手紙(添え状、一筆箋)にも「大まかな構成」がある

 通常のビジネス文書と異なり、自由度が高い点が一筆箋(手紙)の魅力である。

 「頭語、結語」「時候の挨拶」などの書き方の決まりなどはとくにないため、メモ感覚で書けるのだ。

 気軽に書ける手紙、一筆箋だが、実は大まかな構成がある。下記の構成を最低限守った上で手紙、一筆箋を書いてみよう。

手紙(添え状、一筆箋)の構成

  • ①宛名:相手の会社名、フルネームを書く。部署名まで書くとより丁寧◎
    (例)株式会社〇〇 △△様
  • ②簡単な挨拶
    (例)この度は資料のご請求をいただき、誠にありがとうございます。
  • ③本文
    (例)早速ではございますが、〇〇の資料をお送りいたします。ご査収くさいますようお願い申し上げます。ご不明な点がございましたらいつでもお問い合わせくださいませ。
  • ④結び
    (例)弊社のサービスがお役に立てますと幸いに存じます。
  • ⑤署名:自分の会社名、フルネームを書く
    (例)株式会社〇〇 △△(名前)

手紙(添え状、一筆箋)の書き出し

 手紙、一筆箋の書き出しは、資料送付する相手との関係性によって異なる。

 飛び込み営業をした企業に資料を送付する場合であれば、手紙や一筆箋には以下のような言葉でお礼とお詫びの気持ちを伝えるといいだろう。

【例文】飛び込み営業をした企業に送る手紙、一筆箋の書き出し

  • 先日は突然お伺いし、失礼いたしました。
    不躾な訪問にも関わらず、貴重なお時間を割いて私の話をお聞きいただき、大変ありがたく思っております。

 その他にも以下のような書き出しも使える。

 相手との関係性に適したフレーズを選んで、書き記してほしい。

【例文】手紙(添え状、一筆箋)の書き出し

  • いつもたいへんお世話になっております
  • ご連絡(来社、来店など)をいただきましてありがとうございます
  • 〇〇の件ではたいへんお世話になり、誠にありがとうございました
  • いつもお心にかけていただき、感謝いたしております

手紙(添え状、一筆箋)の書き方②:用件、本文

 書き出しのフレーズの後は、用件や本文を書いていく。

【例文】飛び込み営業した企業に資料送付する場合の本文

「先日お話しいたしました商品の資料をお送りいたします」

【例文】商品の特徴、実績などをアピールする場合の本文

「この商品につきましては、〇〇(大手企業)、△△(大手企業)への導入実績があります。先日伺った際にお話していた〇〇に非常に効果的であるため、きっと貴社に役立つかと存じます」

手紙、一筆箋で営業の駆け引きをするなら「本文」で

 とはいえメリットを並べ立てるだけでは、現実味がなくなってしまう。営業先も、強く勧められると引いてしまう可能性もあるのだ。

 「押したり引いたり」「少し本音を出す」などといった駆け引きを、手紙、一筆箋に自然に盛り込むことが新規獲得の可能性に繋がる。

手紙(添え状、一筆箋)の書き方③:結び

 優しい文調で商品などを勧めた後は、「いつでもご連絡ください」などの一言で手紙、一筆箋を結ぼう。

【例文】手紙(添え状、一筆箋)の結び

  • 何かご不明な点、お気づきの点などございましたら、いつでもご連絡ください
  • またお会いできる日を楽しみにしております
  • 詳細を改めてメールにてご連絡いたします
  • 今後ともよろしくお願いいたします
  • 時節柄くれぐれもご自愛くださいませ

手紙(添え状、一筆箋)を使うときに注意したいポイント

 これまで手紙、一筆箋の書き方について紹介してきたが、最後に手紙や一筆箋を使うときの注意事項を紹介したい。

 手紙や一筆箋は手書きであるため、書き出す前に必ず注意事項をチェックしておこう。

手紙(添え状、一筆箋)を使うときの注意ポイント5つ

  • 宛名、送り主の名前はフルネームで記入する
  • 社外の人に送る一筆箋は、無地の縦書きなどのシンプルで上品なものが◎
  • 季節を感じさせるワンポイントのイラストなどが入っているのもOK
  • 「ブルーブラックの万年筆」or「ゲル状インクのペン」で書く
  • 資料に添える場合は「資料と一緒にクリアファイルに入れる」or「資料にクリップする」

 また、手紙や一筆箋を書くのはいいが、きちんと送付状をつけるのも忘れないでほしい。

 もしも送付状の代わりに手紙や一筆箋を使う場合、「どんな資料を何点同封したか」「誰の、どの連絡先(電話番号、メールアドレス)に問い合わせをすればいいのか」を忘れずに明記しよう。


 他の営業マンと差をつける、資料送付時に同封する手紙や一筆箋の書き方について紹介してきた。

 メールやチャットなど、デジタルツールが普及した今日このごろ。他の人の手書きの文字を見る機会が著しく減ったという人もいるだろう。

 そんなご時世だからこそ、気持ちのこもった手紙や一筆箋を送ってみると、意外な営業効果が期待できるはずだ。

 「たかが一筆箋で……」などと思わず、まずは1ヶ月だけ実践してみるなどのチャレンジをしてみてほしい。

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